Vaak is er onduidelijkheid wanneer iets moet ingeschreven worden in dagontvangstenboek of kasboek of zelfs niet moet ingeschreven worden. Hieronder kunt u een opsomming vinden van verschillende gevallen:

• Ontvangsten waarvoor verkoopfactuur wordt gemaakt waarbij de betaling gaat gedaan worden via overschrijving:
  Dit wordt NIET ingeschreven in het dagontvangstenboek en ook NIET in het kasboek
• Ontvangsten waarvoor verkoopfactuur wordt gemaakt waarbij de betaling cash is:
  Dit wordt NIET ingeschreven in het dagontvangstenboek maar wordt enkel ingeschreven in kasboek als ‘Betaling klant’ met vermelding van factuurnummer.
• Ontvangsten waarvoor verkoopfactuur wordt gemaakt waarbij betaald is via betaalterminal zoals Bancontact, VISA, Mastercard, Maaltijdcheque, Payconiq, Mollie, … :
  Dit wordt ingeschreven in dagontvangstenboek met bedrag 0 en nadien bij de juiste betaalmethode (Bancontact, VISA, Mastercard, Maaltijdcheque,Payconiq, Mollie, …) wordt het ontvangen bedrag ingevuld. Bij betaalmethode ‘Betaling factuur’ wordt het ontvangen bedrag negatief ingevuld met vermelding van de factuurnummer en naam klant.
• Ontvangsten waarvoor geen verkoopfactuur wordt gemaakt:
  Dit wordt ingeschreven in het dagontvangstenboek en bij betaalmethodes wordt ingevuld hoe dit betaald is geweest. Gaat het later betaald worden via bijvoorbeeld overschrijving dan zet je dit bij betaalmethode ‘Overschrijving’ met als opmerking de naam van de klant. Op deze manier kan dit opgevolgd worden in de boekhouding later.
• Ontvangsten ingeschreven in dagontvangstenboek en waar nadien factuur wordt voor opgemaakt:
  Hiervoor moet een correctie ingeschreven worden in het dagontvangstenboek op datum van uitschrijven factuur en met als correctie datum de datum wanneer deze ontvangsten waren ingeschreven in het dagontvangstenboek. Bij de correctie wordt het factuurbedrag per btw-stelstel negatief ingeschreven met vermelding van het factuurnummer. Als de factuur reeds betaald is dan wordt als betaalmethode ‘Factuur voldaan’ gekozen. Is de factuur nog niet betaald dan moet als betaalmethode gekozen worden voor de betaalmethode die gekozen was bij het invullen van de oorspronkelijke ontvangsten in dagontvangstenboek. Ook bij betaalmethode gaat negatief bedrag ingevuld worden. Meer info hierover kan ook gevonden worden bij de FAQ>Best practices>Dubbele omzet voorkomen
• Teveel/te weinig ontvangsten ingeschreven in dagontvangstenboek:
  Een correctie inschrijven in dagontvangstenboek op datum van vaststellen van de fout met als correctiedatum de datum van de ontvangsten die moeten gecorrigeerd worden. Had u teveel dagontvangsten ingeschreven dan moet u negatief bedrag invullen. Had u te weinig dagontvangsten ingeschreven dan moet u positief bedrag invullen. Bij betaalmethodes moet u dan ook de juiste betaalmethodes corrigeren.
• Betaling leverancier:
  Dit wordt ingeschreven in kasboek met als type ‘Betaling leverancier’
• Transfer van cash geld naar bank:
  Dit wordt ingeschreven in kasboek met als type ‘Transfer naar bank’
• Afhalen van cash geld bij bank:
  Dit wordt ingeschreven in kasboek met als type ‘Bankopname’

De manier hoe u cadeaubonnen moet ingeven in uw dagontvangstenboek is afhankelijk of op het moment van de verkoop van de cadeaubon er reeds geweten is welk BTW percentage van toepassing. Hieronder staat de 2 mogelijkheden beschreven.

Eén BTW percentage (Single purpose vouchers (SPV’s))

De wetgeving schrijft voor dat als op het moment van verkoop het BTW percentage, waarvoor de cadeaubon kan gebruikt worden, reeds gekend is dan moet er BTW gerekend worden op de cadeaubon en wordt de BTW opeisbaar op het moment van verkoop. Wordt de cadeaubon gebruik dan is er geen btw meer verschuldigd.

Om dit eenvoudig te kunnen ingeven in Scrada wordt Scrada het best als volgt opgezet:

• Eénmalige instellingen dagontvangstenboek:
  • BTW categorieën:
    • BTW categorie “Ontvangsten” met het BTW percentage dat van toepassing is. Indien u de ontvangsten liefst verder opsplitst per type product/dienst dan kan dit natuurlijk ook.
    • BTW categorie “Verkoop Cadeaubon” met hetzelfde BTW percentage als BTW categorie “Ontvangsten”
    • BTW categorie “Cadeaubon retour” met hetzelfde BTW percentage als BTW categorie “Ontvangsten”
      • Waardes ingevuld in deze BTW categorie gaan altijd negatief zijn
  • Betaalmethodes:
    • Geen betaalmethode cadeaubon
• Voorbeelden ingave in Scrada:
  • Er wordt op 15/1/2022 voor 550 EUR producten verkocht en 2 cadeaubonnen voor totale waarde van 100 EUR. Dit wordt ingeschreven in Scrada op datum 15/1/2022 als:
    • Ontvangsten: 550
    • Verkoop cadeaubon: 100
  • Er wordt op 16/1/2022 voor 400 EUR producten verkocht, 3 cadeaubonnen voor totale waarde van 30 EUR en er wordt 50 EUR betaald met cadeaubonnen. Dit wordt ingeschreven in Scrada op datum 16/1/2022 als:
    • Ontvangsten: 400
    • Verkoop cadeaubon: 30
    • Cadeaubon retour: -50  (let er op dat hier negatief bedrag moet ingevuld worden)

Meerdere BTW percentages (Multi purpose vouchers (MVP’s))

De wetgeving schrijft voor dat indien op het moment van verkoop het BTW percentage nog niet gekend is, waarvoor de cadeaubon kan gebruikt worden, dan moet de BTW pas aangerekend worden op het moment van inwisselen. Maw de BTW wordt pas opeisbaar op het moment van gebruik van de cadeaubon.

Om dit eenvoudig te kunnen ingeven in Scrada wordt Scrada het best als volgt opgezet:

• Eénmalige instellingen dagontvangstenboek:
  • BTW categorieën:
    • Per BTW percentage een BTW categorie “Ontvangsten”. Indien u de ontvangsten liefst verder opsplitst per type product/dienst dan kan dit natuurlijk ook.
    • BTW categorie “Cadeaubonnen” met BTW percentage “NA”
  • Betaalmethodes:
    • Een betalingsmehode “Cadeaubonnen”
• Voorbeelden ingave in Scrada:
  • Er wordt op 15/1/2022 voor 400 EUR producten verkocht aan 6%, 150 EUR producten aan 21% en 2 cadeaubonnen voor totale waarde van 100 EUR. Dit wordt allemaal cash betaald.  Dit wordt ingeschreven in Scrada op datum 15/1/2022 in dagontvangstenboek als:
    • Ontvangsten:
      • Ontvangsten 6%: 400
      • Ontvangsten 21%: 150
      • Cadeaubonnen: 100
    • Betalingsmethodes:
      • Contant geld: 650
  • Er wordt op 16/1/2022 voor 360 EUR producten verkocht aan 6%, 40 EUR producten aan 21%, 3 cadeaubonnen voor totale waarde van 30 EUR. Dit wordt betaald met cadeaubonnen terwaarde van 50 EUR en de rest als cash. Dit wordt ingeschreven in Scrada op datum 16/1/2022 in dagontvangstenboek als:
    • Ontvangsten:
      • Ontvangsten 6%:  360
      • Ontvangsten 21%: 40
      • Cadeaubonnen: 30
    • Betalingsmethodes:
      • Cadeaubonnen: 50
      • Contant geld: 380

Alle verkopen in een handelszaak worden vaak ingeschreven in het dagontvangstenboek onafhankelijk of het verkopen zijn waar later een factuur voor moet worden opgemaakt of niet. Is dit het geval dan kan onderstaande procedure gevolgd worden om te voorkomen dat er in de boekhouding dubbele omzet wordt ingeschreven.

Belangrijke opmerking: Als onderstaande procedure wordt gevolgd is het niet meer mogelijk om in de boekhouding te zien of een factuur voldaan geweest is via contante betaling, cadeaubon, bancontact, …

Procedure:

• Eénmalige instellingen:
  • Als betaalmethodes worden gebruikt in dagontvangstenboek dan betaalmethode ‘Voldaan factuur’ aanmaken. Dit kan ingesteld worden via instellingen van dagontvangstenboek.
• Ingave in Scrada:
  • Alle verkopen worden dagelijks ingeschreven in dagontvangstenboek in Scrada onafhankelijk of het dagontvangsten zijn of dat er later een factuur wordt voor opgemaakt
  • Telkens nadat u een verkoopfactuur maakt doet u hetvolgende in Scrada:
    • Naar dagontvangstenboek gaan
    • Naar correctie gaan
    • Als datum selecteer je uw huidige ingave datum
    • Factuur bedrag invullen als negatief bedrag
    • Als correctiedatum selecteer je datum van de factuur
    • Factuurnummer invullen
    • Bij opmerking de naam van de klant
    • Als betaalmethodes moeten ingevuld worden dan het negatief bedrag bij de betaalmethode ‘Voldaan factuur’ zetten
• Boekhouding:
  • Inlezen van Scrada dagontvangstenfactuur in boekhouding
    • Door de inschrijving van alle verkopen en nadien ingave van negatieve correctie van de facturen gaat de omzet van de dagontvangsten juist zijn
  • Verkoopfacturen inboeken in boekhoudprogramma
  • Inlezen van Scrada kasboek in boekhouding
    • Na het inlezen gaan de betalingsmethodes op de wachtrekeningen/kruisposten staan
    • Dagontvangstenfactuur wordt afgepunt en komt op 0.
    • De bedragen van de betaalmethode ‘Voldaan factuur’ kunnen afgepunt worden tov de verkoopfacturen die reeds voldaan waren via de dagontvangsten.

Als u reeds een dagontvangstenboek/kasboek heeft op Scrada en u wenst een extra boek toe te voegen dan is de procedure hiervoor:

Mobiele versie (Android/iOS):

• App opstarten
• Aanloggen
• Dagontvangsten of kasboek selecteren
• Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
• Op de knop ‘Bedrijf’ klikken
• Naar ‘Boeken toevoegen’ scrollen
• Onder Boeken toevoegen kunt u kiezen wat u wenst toe te voegen. Een nieuw dagontvangstenboek of kasboek.
• Indien u reeds een dagontvangstenboek heeft zonder kasboek en u wenst nu een kasboek aan te maken waarbij het kasboek het gekoppeld is aan het dagontvangstenboek gelieve dan na het aanmaken van het kasboek ook even de FAQ Kasboek koppelen aan dagontvangstenboek te bekijken

Computer (web browser):

• Aanloggen
• Menu>Instellingen>boeken
• Op de knop ‘Nieuw’ klikken en keuze maken of u dagontvangstenboek of kasboek wenst toe te voegen

Elk kasboek in Scrada heeft een IBAN nummer. Dit IBAN nummer is een fictief nummer maar is nodig om het CODA bestand van het kasboek te kunnen importeren in boekhoudprogramma’s.
Het IBAN nummer kan gevonden worden via volgende manier:

Mobiele versie (Android/iOS):

• App opstarten
• Aanloggen
• Kasboek selecteren
• Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
• Op de knop Kasboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van uw kasboek is
• Op de titel ‘Kasboek instellingen’ klikken
• U ziet nu het IBAN nummer van het kasboek

Computer (web browser):

• Aanloggen
• Menu>Instellingen>Boeken
• Op de knop ‘Bewerken’ klikken naast het kasboek
• U ziet nu het IBAN nummer van het kasboek

Van elk kasboek zijn elektronische afschriften beschikbaar in de vorm van CODA bestanden. CODA bestanden kunnen in bijna elk boekhoudprogramma geïmporteerd worden. CODA bestanden bevatten geen algemene rekeningnummers. Wilt u de CODA bestanden zo automatisch mogelijk importeren in uw boekhoudprogramma is het belangrijk om de configuratie van inlezen CODA goed te zetten.

Alle mededelingen in kasboek beginnen met een bepaalde code. Deze code kan gebruikt worden om de boekhoudsoftware de kasboek lijn op de juiste rekening te boeken. Per type transactie is de mededeling verschillend:

• Bankopname
  • Formaat mededeling:
    • CB/BACA/<opmerking>
  • Voorbeeld:
    • Ingave ‘Bankopname’ met opmerking ‘Van KBC’
    • CB/BACA/Van KBC
• Betaling klant
  • Formaat mededeling:
    • CB/CLIE/<naam klant>/<factuurnummer>/<opmerking>
  • Voorbeeld:
    • Ingave betaling factuur klant ‘Xxx’ voor factuurnummer 15 en geen opmerking
    • CB/CLIE/Xxx/15/
• Betaling leverancier
  • Formaat mededeling:
    • CB/SUPP/<naam leverancier>/<factuurnummer>/<opmerking>
  • Voorbeeld:
    • Ingave betaling factuur leverancier ‘Yyy’ voor factuurnummer 558 en geen opmerking
    • CB/SUPP/Yyy/558/
• Dagontvangsten contant ontvangen (zonder koppeling met dagontvangstenboek) (manuele ingave)
  • Formaat mededeling:
    • CB/DRCA/<Datum ingave>/<opmerking>
  • Voorbeeld:
    • Ingave contant geld ontvangen dagontvangsten op 15/01/2021 zonder opmerking
    • CB/DRCA/15.01.2021/
• Totaal Dagontvangsten (koppeling met dagontvangstenboek) (is automatisch door App toegevoegd aan kasboek)
  • Formaat mededeling:
    • DR/DRIN/<Datum dagontvangsten>/<beschrijving verschillende betalingsmethodes>
  • Voorbeeld:
    • 1000 EUR dagontvangsten op 15/01/2021 waarvan 299.99 EUR Bancontact, 200 EUR Payconiq en 500.01 EUR contant
    • DR/DRIN/15.01.2021/Contant geld=500.01/Bancontact=299.99/Payconiq=200
• Dagontvangsten betalingsmethode andere dan contant geld (koppeling met dagontvangstenboek) (is automatisch door App toegevoegd aan kasboek)
  • • Formaat mededeling:
      • DR/DRPM/<Naam betalingsmethode>/<datum dagontvangsten>/
    • Voorbeeld:
      • 1000 EUR dagontvangsten op 15/01/2021 waarvan 299.99 EUR Bancontact, 200 EUR Payconiq en 500.01 EUR contant.
      • DR/DRPM/Bancontact/15.01.2021
      • DR/DRPM/Payconiq/15.01.2021
• Kasverschil
  • Formaat mededeling:
    • CB/DIFF/<opmerking>
  • Voorbeeld:
    • Ingave ‘Kasverschil’ met opmerking ‘Verschil’
    • CB/DIFF/Verschil
• Kost
  • Formaat mededeling:
    • CB/COST/<opmerking>
  • Voorbeeld:
    • Ingave ‘Kost’ met opmerking ‘Test’
    • CB/COST/Test
• Privé opname
  • Formaat mededeling:
    • CB/PRTA/<opmerking>
  • Voorbeeld:
    • Ingave ‘Privé opname’ met opmerking ‘RC’
    • CB/PRTA/RC
• Privé storting
  • Formaat mededeling:
    • CB/PRDE/<opmerking>
  • Voorbeeld:
    • Ingave ‘Privé storting’ met opmerking ‘Aanzuiveren RC’
    • CB/PRDE/Aanzuiveren RC
• Transfer naar bank
  • Formaat mededeling:
    • CB/CABA/<opmerking>
  • Voorbeeld:
    • Ingave ‘Transfer naar bank’ met opmerking ‘Naar KBC’
    • CB/CABA/Naar KBC
• Eigen transactie type
  • Formaat mededeling:
    • CB/OWN/<Naam transactie type>/<opmerking>
  • Voorbeeld:
    • Ingave ‘KBC’ met opmerking ‘Kantoor SLH’
    • CB/OWN/KBC/Kantoor SLH

Configuratie verwerking CODA goed zetten

Kluwer Adsolut

Op de website https://wktaaeu.force.com/customers/s/article/Adsolut-Coda-matchen-op-mededeling-F3?language=nl_BE kunt u meer info terug vinden hoe u automatisch toewijziging adhv van mededelingen kunt doen.

Meer informatie hoe u CODA bestanden kunt verwerken binnen Adsolut kunt u terugvinden via de website https://wktaaeu.force.com/customers/s/article/Inlezen-van-coda-bestanden-in-Adsolut?language=nl_BE of via het document ‘Adsolut Boekhouding – CODA’.

Kluwer Topaccount

Op de website https://taasupport.wolterskluwer.be/customers/s/article/Handleidingen-topACCOUNT?language=nl_BE  kunt u handleidingen van Topaccount terugvinden. Op deze pagina staat een verwijzing naar de CODA handleiding.

Komt er op neer dat je bij ‘Beheer gestructureerde mededelingen’ bij de code NONE kunt definieren hoe de toewijzing moet gebeuren op basis van omschrijving in Topaccount. Belangrijk is dat je %% voor de waarde zet.

Hieronder een voorbeeld waarbij dagontvangsten toegewezen zijn aan klant 0000154, betalingsmethode Bongo toegewezen is aan rekening 405001 en betalingsmethode Bancontact toegewezen is aan rekening 405000.

Indien u een bepaald bedrijf niet meer wil zien in de overzichtspagina dan is dit mogelijk:

• Mobiele versie (Android/iOS):
  • App opstarten
  • Aanloggen
  • Dagontvangsten of kasboek selecteren
  • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
  • Op de knop ‘Bedrijf’ klikken
  • Op de title ‘Bedrijfsinformatie’ klikken
  • Naar onderen scrollen. Hier kunt u vinkje naast ‘Toon bedrijf in overzichtsscherm’ af zetten.
  • Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
• Computer (web browser):
  • Aanloggen
  • Menu>Instellingen>Bedrijf
  • Het vinkje ‘Toon bedrijf in overzichtsscherm’ af zetten.
  • Onderaan op ‘Bewaren’ klikken

Indien u een dagontvangstenboek onzichtbaar wil maken dan is dit ook mogelijk:

• Mobiele versie (Android/iOS):
  • App opstarten
  • Aanloggen
  • Dagontvangstenboek selecteren dat u onzichtbaar wil maken
  • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
  • Op de knop Dagboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van uw dagontvangstenboek is
  • Op de titel ‘Dagboek instellingen’ klikken
  • Als je dagontvangstenboek niet meer gebruikt dan vink je best het vinkje ‘Heeft einddatum?’ aan en vul je einddatum in. De einddatum is de datum van de laatste inschrijving. De app laat trouwens niet toe om een datum te selecteren voor uw laatste inschrijving.
  • Halverwege het scherm kun je het vinkje ‘Toon dagboek op overzichtsscherm’ afzetten.
  • Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
• Computer (web browser):
  • Aanloggen
  • Menu>Instellingen>Boeken
  • Op de knop ‘Bewerken’ klikken naast het dagontvangstenboek
  • Als je dagontvangstenboek niet meer gebruikt dan de einddatum invullen. De einddatum is de datum van de laatste inschrijving. Scrada laat trouwens niet toe om een datum te selecteren voor uw laatste inschrijving.
  • Het vinkje ‘Toon dagboek op overzichtsscherm’ afzetten.
  • Onderaan op ‘Bewaren’ klikken

Indien u een kasboek onzichtbaar wil maken dan is dit ook mogelijk:

• Mobiele versie (Android/iOS):
  • App opstarten
  • Aanloggen
  • Kasboek selecteren dat u onzichtbaar wil maken
  • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
  • Op de knop Kasboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van uw kasboek is
  • Op de titel ‘Kasboek instellingen’ klikken
  • Onderaan het scherm kunt u het vinkje ‘Toon kasboek in overzichtsscherm’ af zetten.
  • Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
• Computer (web browser):
  • Aanloggen
  • Menu>Instellingen>Boeken
  • Op de knop ‘Bewerken’ klikken naast het dagontvangstenboek
  • Als je dagontvangstenboek niet meer gebruikt dan de einddatum invullen. De einddatum is de datum van de laatste inschrijving. Scrada laat trouwens niet toe om een datum te selecteren voor uw laatste inschrijving.
  • Het vinkje ‘Toon dagboek op overzichtsscherm’ afzetten.
  • Onderaan op ‘Bewaren’ klikken

Elke nacht wordt door het systeem automatisch elektronische afschriften (CODA) aangemaakt van de kasboeken. Afhankelijk van de instelling op kasboek niveau wordt elke dag, week of maand een CODA bestand aangemaakt van de kasboekverrichtingen.

Meer informatie over de integraties kunt u vinden op de integratie pagina.

Wenst u na de integratie een elektronisch afschrift opnieuw te sturen, dan is dit mogelijk. De procedure hiervoor is:

• Mobiele versie (Android/iOS):
  • App opstarten
  • Aanloggen
  • Kasboek selecteren
  • Onderaan op ‘Historiek’ klikken
  • Bovenaan op ‘CODA’ klikken
  • U ziet een lijst van de aangemaakte CODA bestanden door het systeem.
  • Als u op ‘CODA’ klikt naast het uittrekstel krijgt u de mogelijk om de CODA te downloaden of door te sturen via 1 van de ingestelde integraties. Enkel als een integratie ingesteld is (zie meer uitleg hierboven) gaat u deze kunnen selecteren.
• Computer (web browser):
  • Aanloggen
  • In dashboard op de knop ‘Historiek’ klikken van het kasboek
  • Bovenaan op ‘CODA’ klikken
  • U ziet een lijst van de aangemaakte CODA bestanden door het systeem.
  • Als u op de 3 puntjes naast de knop ‘CODA’ klikt kunt u het CODA bestand doorsturen. Enkel als een integratie ingesteld is (zie meer uitleg hierboven) gaat u deze kunnen selecteren.