Dagontvangstenboek

Betalingsmethodes

Betalingsmethodes aanpassen/toevoegen

Per dagontvangstenboek kunt u betalingsmethodes toevoegen. Betalingsmethode ‘Contant geld’  bestaat reeds. Betalingsmethodes kunnen enkel toegevoegd worden aan een dagontvangstenboek als dagontvangstenboek gekoppeld is aan een kasboek! Zie andere FAQ voor meer informatie hierover. Manier om betalingsmethodes toe te voegen of aan te passen:
  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • App opstarten
    • Aanloggen
    • Dagontvangstenboek selecteren
    • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
    • Op de knop Dagboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van u dagontvangstenboek is
    • Naar beneden scrollen tot u betalingsmethodes ziet staan.
      • Via de plus knop kunt u betalingsmethodes toevoegen.
      • Als u op een bestaande betalingsmethode klikt u deze aanpassen. De naam kan enkel aangepast worden als de betalingsmethode nog niet gebruikt is.
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • Menu>Instellingen>Boeken
    • Op de knop ‘Bewerken’ klikken naast dagontvangstenboek
    • Bovenaan op Betalingsmethodes klikken
    • Operaties die mogelijk zijn:
      • Via de knop ‘Nieuw’ kunt u extra betalingsmethodes toevoegen
      • Via de knop ‘Bewerken’ kunt u een betalingsmethode aanpassen. De naam kan enkel aangepast worden als de betalingsmethode nog niet gebruikt is.
      • Via de knop ‘Verwijderen’ kunt u een betalingsmethode verwijderen. Enkel als een betalingsmethode nog niet gebruikt is, kunt u deze verwijderen
  Betalingsmethodes kunnen enkel aangepast worden zolang ze niet gebruikt zijn. Eens een betalingsmethode gebruikt is, kunt u de naam niet meer aanpassen. In dat geval moet u de betalingsmethode met de foutieve naam onzichtbaar maken en een nieuwe betalingsmethode toevoegen met de juiste naam.

Dagontvangstenfacturen

Dagontvangstenfacturen aanmaken

Dagontvangstenfacturen worden door het systeem ‘s nachts automatisch aangemaakt. U hoeft hiervoor niets te doen.
U kunt wel bij de instellingen van het dagontvangstenboek instellen wanneer dagontvangstenfacturen moeten aangemaakt worden. Dit kan ingesteld worden per dag, week of maand.
Aangemaakte dagontvangstenfacturen kunnen teruggevonden worden via Historiek>Facturen.

Via integraties kunt u instellen hoe de dagontvangstenfacturen moeten doorgestuurd worden. Via e-mail, naar Exact Online, …

Dagontvangstenfactuurnummering aanpassen

Het factuurnummer formaat en het nummer dat moet gebruikt wordt bij het automatisch aanmaken van dagontvangstenfacturen kan ingesteld worden per dagontvangstenboek. Bij aanmaken van een nieuw dagontvangstenboek is het standaard formaat het volgend factuurnummer en staat het volgend factuurnummer dat gaat gebruikt worden op 1.

Factuurnummer formaat en nummer kan aangepast worden via:

  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • App opstarten
    • Aanloggen
    • Dagontvangstenboek selecteren
    • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
    • Op de knop Dagboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van u dagontvangstenboek is
    • Op ‘Dagboek instellingen’ klikken
    • Naar beneden scrollen en het veld ‘Factuurnummer formaat’ en/of ‘Volgend factuurnummer’ selecteren en deze aanpassen zoals u wenst. Hieronder kan meer informatie gevonden worden over het factuurnummer formaat.
    • Bovenaan rechts op bewaren klikken.
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • Menu>Instellingen>Boeken
    • Op de knop ‘Bewerken’ klikken naast het dagontvangstenboek
    • Het veld ‘Factuurnummer formaat’ en/of ‘Volgend factuurnummer’ selecteren en deze aanpassen zoals u wenst. Hieronder kan meer informatie gevonden worden over het factuurnummer formaat.
    • Bovenaan rechts op bewaren klikken.

 

Het factuurnummer formaat kan volgende sleutelwoorden gebruiken:

  • {VATYear}: Het BTW jaar in 4 cijfers.
  • {VATPeriod}: De BTW periode. Voor kwartaalaangever is dit waarde 1 tem 4. Voor maandaangever is dit waarde 1 tem 12.
  • {InvoiceNumber}: De waarde van het volgende factuurnummer.
  • {DateDay}: Dag in factuurdatum
  • {DateMonth}: Maand in factuurdatum
  • {DateYear}: Jaar in factuurdatum (4 cijfers)
  • {DateShortYear}: Jaar in factuurdatum (2 cijfers)

De lengte en opvulkarakter van de waarde van elk sleutelwoord kan ook ingesteld worden. Dit kan op volgende manier: {::}. Standaard opvulkarakter is 0.
Voorbeelden van factuurnummer formaten zijn:

  • V1/{InvoiceNumber}: Indien volgend factuurnummer 15 is dan wordt factuurnummer: V1/15
  • V1/{InvoiceNumber:5}: Indien volgend factuurnummer 15 is dan wordt factuurnummer: V1/00015
  • V1/{InvoiceNumber:5:*}: Indien volgend factuurnummer 15 is dan wordt factuurnummer: V1/***15
  • {VATYear}-{VATPeriod}: Indien BTW jaar 2020 is en BTW periode is 3 dan wordt dit: 2020-3
  • {VATYear}-{VATPeriod:2}: Indien BTW jaar 2020 is en BTW periode is 3 dan wordt dit: 2020-03
  • SCRADA-{DateYear}-{DateMonth:2}: Indien factuurdatum 15/3/2020 dan wordt dit: SCRADA-2020-03
  • SCRADA-{DateShortYear}-{DateMonth:2}: Indien factuurdatum 15/3/2020 dan wordt dit: SCRADA-20-03

Dagontvangstenfacturen doorsturen naar accountant (automatisch/manueel)

Elke nacht wordt door het systeem automatisch dagontvangstenfacturen aangemaakt van de dagontvangsten. Afhankelijk van de instelling op dagontvangstenboek niveau wordt elke dag, week of maand een dagontvangstenfactuur aangemaakt van de dagontvangstverrichtingen.

Meer informatie over de integraties kunt u vinden op de pagina integraties.

Wenst u na de koppeling met een ander systeem de dagontvangstenfactuur opnieuw door te sturen dan is dit mogelijk via volgende procedure:

  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • App opstarten
    • Aanloggen
    • Dagontvangstenboek selecteren
    • Onderaan op ‘Historiek’ klikken
    • Bovenaan op ‘Facturen’ klikken
    • U ziet een lijst van de aangemaakte facturen door het systeem.
    • Als u op ‘UBL’ klikt naast het uittrekstel krijgt u de mogelijk om de UBL te downloaden of door te sturen via 1 van de ingestelde integraties. Enkel als een integratie ingesteld is (zie meer uitleg hierboven) gaat u deze kunnen selecteren.
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • In het dashboard kunt u op de knop’ Historiek’ klikken van een dagontvangstenboek
    • Bovenaan op ‘Facturen’ klikken
    • U ziet een lijst van de aangemaakte facturen door het systeem.
    • Als u op de 3 puntjes klikt naast de knop ‘UBL’ dan krijgt u de mogelijk om de UBL door te sturen via 1 van de ingestelde integraties. Enkel als een integratie ingesteld is (zie meer uitleg hierboven) gaat u deze kunnen selecteren.

Koppeling kasboek

Kasboek koppelen aan dagontvangstenboek

Is op heden enkel mogelijk via de App van Scrada en niet via de computer (webbrowser)!

Als een kasboek gekoppeld is aan dagontvangstenboek dan kan gebruik gemaakt worden van betalingsmethods bij ingave van dagontvangstenlijnen.

Om een kasboek te kunnen koppelen aan een dagontvangstenboek moet u reeds een kasboek hebben in de App of moet u een nieuw kasboek aanmaken in de App.

Aanmaken kasboek:

  • App opstarten
  • Aanloggen
  • Op plus klikken naast Kasboeken
  • U kunt een naam ingeven, een start datum en Start saldo.
    • De start datum van kasboek moet datum laatste ingave in dagontvangstenboek zijn of vroeger. Als u een latere datum ingeeft kunt u kasboek in een volgende stap niet koppelen
    • Start saldo kan aangepast worden zolang er geen lijnen zijn toegevoegd aan kasboek. Eens lijnen toegevoegd zijn kunt u het saldo niet meer aanpassen. Zorg dus dat het start saldo klopt!
  • Op volgende klikken en kasboek wordt aangemaakt.

 

Kasboek koppelen aan dagontvangstenboek:

  • App opstarten
  • Aanloggen
  • Dagontvangstenboek selecteren
  • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
  • Op de knop Dagboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van u dagontvangstenboek is
  • Naar beneden scrollen en op ‘Gekoppelde kasboek’ klikken
  • U kunt een kasboek selecteren
  • Op bewaren klikken bovenaan

Andere

Hoe starten als accountant?

Meer informatie kan teruggevonden worden op volgende pagina

Extra kasboek/dagontvangstenboek aanmaken

Als u reeds een dagontvangstenboek/kasboek heeft op Scrada en u wenst een extra boek toe te voegen dan is de procedure hiervoor:

Mobiele versie (Android/iOS):

  • App opstarten
  • Aanloggen
  • Dagontvangsten of kasboek selecteren
  • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
  • Op de knop ‘Bedrijf’ klikken
  • Naar ‘Boeken toevoegen’ scrollen
  • Onder Boeken toevoegen kunt u kiezen wat u wenst toe te voegen. Een nieuw dagontvangstenboek of kasboek.
  • Indien u reeds een dagontvangstenboek heeft zonder kasboek en u wenst nu een kasboek aan te maken waarbij het kasboek het gekoppeld is aan het dagontvangstenboek gelieve dan na het aanmaken van het kasboek ook even de FAQ Kasboek koppelen aan dagontvangstenboek te bekijken

Computer (web browser):

  • Aanloggen
  • Menu>Instellingen>boeken
  • Op de knop ‘Nieuw’ klikken en keuze maken of u dagontvangstenboek of kasboek wenst toe te voegen

Vakantie of lange periode van sluiting ingeven

In Scrada is het mogelijk om een lange sluitingsperiode, bijvoorbeeld omwille van vakantie, op voorhand in te geven.
Scrada gaat automatisch een nul ontvangstenlijn boeken rond 23:30 elke dag tijdens deze periode als er die dag geen andere ingaves zijn geweest.

De procedure om sluitingsperiode in te geven:

Mobiele versie (Android/iOS):

  • Scrada App starten
  • Dagontvangstenboek selecteren
  • Bovenaan rechts op ‘Andere’ klikken
  • Datum van en datum tem invullen
  • Als opmerking bijvoorbeeld ‘Vakantie’ selecteren
  • Op de knop ‘Toevoegen’ klikken

Computer (web browser):

  • Aanloggen
  • U ziet het dashboard met alle boeken
  • Op de knop ‘Toevoegen’ klikken van het dagontvangenboek
  • Bovenaan klikken op ‘Andere’
  • Datum van en datum tem invullen
  • Als opmerking bijvoorbeeld ‘Vakantie’ selecteren
  • Op de knop ‘Toevoegen’ klikken

Uw ingegeven sluitingsperiode is bovenaan het scherm zichtbaar. Wenst u deze aan te passen dan moet u op het vuilnisbakje naast de periode klikken om deze te verwijderen en de sluitingsperiode opnieuw ingeven.
U kunt meerdere sluitingsperiodes ingeven. Sluitingsperiodes kunnen elkaar wel niet overlappen.

Gebruikers toevoegen aan bedrijf / instellen rechten

Wenst u een medewerker toe te voegen aan een partner account gelieve dan de procedure te volgende op de pagina Accountant.

 

Mobiele versie (Android/iOS):

Extra gebruikers toevoegen aan het bedrijf

    1. De App opstarten
    2. Aanloggen
    3. Op uw dagontvangsten- of kasboek klikken
    4. Onderaan rechts op ‘Instellingen’ klikken
    5. Op de knop ‘Bedrijf’ klikken
    6. Onder ‘Gebruikers’ ziet u de actieve gebruikers van het bedrijf.
    7. Door op knop + naast de titel ‘Gebruikers’ te klikken kunt u een gebruiker toevoegen.
    8. De naam en e-mailadres van de gebruiker invullen en aanduiden of hij het dossier ook mag beheren. Een beheerder heeft toegang tot de knop ‘Instellingen’ andere gebruikers niet
    9. Elke nieuwe gebruiker op een firma heeft standaard toegang tot geen enkel boek tenzij de gebruiker beheerder is.
    10. Indien email adres nog niet gekend is bij Scrada dan wordt een email naar het ingevulde email adres gestuurd waarbij de gebruiker de mogelijkheid heeft om zijn wachtwoord in te stellen. Ook deze email bevat een link die maar beperkte tijd geldig is.

Rechten gebruiker op dagontvangstenboek/kasboek instellen

    1. Naar instellingen van dagontvangstenboek/kasboek gaan (App opstarten>Aanloggen>boek selecteren>onderaan rechts op instellingen klikken>op de knop van dagontvangstenboek/kasboek klikken)
      • U moet het juiste boek geselecteerd hebben op de overzichtspagina om de instellingen van dat boek te kunnen aanpassen.
    2. Een lijst van de gebruikers wordt getoond met hun rechten
    3. Op de gebruiker klikken
    4. De rechten wat de gebruiker mag doen in het boek worden getoond en kunnen aangepast worden.
    5. Ook of de gebruiker een e-mail wil ontvangen indien er ingaves ontbreken in dagontvangstenboek kan ingesteld worden bij dagontvangstenboek.
    6. Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
    7. Heeft het dossier meerdere boeken dan moet dit herhaalt worden voor de verschillende boeken

Computer (web browser):

Extra gebruikers toevoegen aan het bedrijf

  1. Aanloggen
  2. Menu>Instellingen>Gebruikers
  3. Op de knop ‘Nieuw’ klikken
  4. De naam en e-mailadres van de gebruiker invullen en aanduiden of hij het dossier ook mag beheren. Een beheerder heeft toegang tot Menu>Instellingen, andere gebruikers niet
  5. Indien de nieuwe gebruiker geen beheerder is moet u aanduiden wat de gebruiker mag doen binnen elk boek
  6. Ook of de gebruiker een e-mail wil ontvangen indien er ingaves ontbreken in dagontvangstenboek kan ingesteld worden
  7. Onderaan op ‘Bewaren’ klikken
  8. Indien de gebruiker niet gekend is in Scrada gaat de nieuwe gebruiker een activatie e-mail krijgen. Deze bevat een link die maar 24 uur geldig is.

Rechten gebruiker op dagontvangstenboek/kasboek instellen

    1. Aanloggen
    2. Menu>Instellingen>Gebruikers
    3. U ziet een overzicht van alle gebruikers en wat de gebruikers mogen doen binnen een boek.
    4. Door op de knop ‘Bewerken’ te klikken naast de gebruiker kunt u deze gebruiker zijn rechten aanpassen binnen dit bedrijf.

 

Dagontvangsten corrigeren

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom u dagontvangsten wilt aanpassen:

  • Dubbel ingave
  • Foutief bedrag (te veel of te weinig) ingegeven
  • Er is een factuur opgemaakt voor ontvangsten die reeds zijn ingeschreven in dagontvangstenboek
  • Foutieve betalingsmethode ingevult:
    • U gaat in Scrada 0 EUR dagontvangsten moeten ingeven en bij de betalingsmethodes gaat u een negatief/positief bedrag moeten ingeven bij de betalingsmethod waar u teveel/te weinig had ingegeven.

 

Deze aanpassingen zijn mogelijk via volgende procedure:

  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • Aanloggen
    • Dagontvangstenboek selecteren
    • In het ingave scherm kunt u bovenaan op ‘Correctie’ klikken
    • In het veld ‘Datum’ selecteert u de datum van inschrijving. Dit is niet de datum dat u wenst te corrigeren. Dit is de datum van uw laatste ingave of laatste ingave dag + 1
    • Als er ontvangsten moeten verminderd worden dan moet u een negatief bedrag invullen bij het juiste BTW percentage. Moeten er ontvangsten toegevoegd worden van een oude datum dan moet u een positief bedrag invullen.
    • Bij het veld ‘Correctie datum’  moet u de datum selecteren waarop de correctie van toepassing is.
    • Heeft u ontvangsten moeten aanpassen omwille van het opmaken van een factuur dan vult u in het veld ‘Factuurnummer’ het factuurnummer in van de factuur dat u opgemaakt heeft
    • Bij opmerkingen vult u in waarom u wilt corrigeren.
    • Op de knop toevoegen klikken om de correctie van de dagontvangsten in te schrijven
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • In het dashboard op de knop ‘Toevoegen’ klikken van het dagontvangstenboek
    • Bovenaan op ‘Correctie’ klikken
    • In het veld ‘Datum’ selecteert u de datum van inschrijving. Dit is niet de datum dat u wenst te corrigeren. Dit is de datum van uw laatste ingave of laatste ingave dag + 1
    • Als er ontvangsten moeten verminderd worden dan moet u een negatief bedrag invullen bij het juiste BTW percentage. Moeten er ontvangsten toegevoegd worden van een oude datum dan moet u een positief bedrag invullen.
    • Bij het veld ‘Correctie datum’  moet u de datum selecteren waarop de correctie van toepassing is.
    • Heeft u ontvangsten moeten aanpassen omwille van het opmaken van een factuur dan vult u in het veld ‘Factuurnummer’ het factuurnummer in van de factuur dat u opgemaakt heeft
    • Bij opmerkingen vult u in waarom u wilt corrigeren.
    • Op de knop toevoegen klikken om de correctie van de dagontvangsten in te schrijven

 

Enkele voorbeelden:

  • Een klant komt op 5/2/2021 langs om van een kasticket (106 EUR incl BTW (6%) en 242 EUR incl BTW(21%)) met als datum 15/1/2021 een factuur te ontvangen:
    • U maakt een factuur op met nummer 425
    • Inschrijving in Scrada:
      • Aanloggen
      • Dagontvangstenboek selecteren
      • Correctie selecteren bovenaan
      • Gegevens invullen:
        • Datum: 5/2/2021
        • Totaal BTW 6%: -106
        • Totaal BTW 21%: -242
        • Correctie datum: 15/1/2021
        • Factuurnummer: 425
        • Opmerking: <Naam klant>
      • Op de knop ‘Toevoegen’ klikken
  • U stelt op 5/2/2021 vast dat u 100 EUR te veel dagontvangsten 21% heeft ingeschreven op datum 31/1/2021.
    • Inschrijving in Scrada:
        • Aanloggen
        • Dagontvangstenboek selecteren
        • Correctie selecteren bovenaan
        • Gegevens invullen:
          • Datum: 5/2/2021
          • Totaal BTW 21%: -100
          • Correctie datum: 31/1/2021
          • Opmerking: <reden van de fout zoals foutieve telling>
        • Op de knop ‘Toevoegen’ klikken
  • U stelt op 5/2/2021 vast dat u 200 EUR te weining dagontvangsten 6% heeft ingeschreven op datum 29/1/2021.
    • Inschrijving in Scrada:
      • Aanloggen
      • Dagontvangstenboek selecteren
      • Correctie selecteren bovenaan
      • Gegevens invullen:
        • Datum: 5/2/2021
        • Totaal BTW 6%: 200
        • Correctie datum: 29/1/2021
        • Opmerking: <reden van de fout zoals foutieve telling>
      • Op de knop ‘Toevoegen’ klikken
  • U stelt op 5/2/2021 vast dat u 50 EUR had ingeschreven bij betalingsmethode bancontact terwijl dit cash moest zijn, bij de dagontvangsten dat u heeft ingeschreven op datum 29/1/2021.
    • Inschrijving in Scrada:
      •  Aanloggen
      • Dagontvangstenboek selecteren
      • Correctie selecteren bovenaan
      • Gegevens invullen pagina 1:
        • Datum: 5/2/2021
        • Totaal BTW 21%: 0
        • Correctie datum: 29/1/2021
        • Opmerking: <reden van de fout>
        • Op de knop ‘Toevoegen’ klikken
      • Gegevens invullen pagina 2:
        • Bancontact: -50
        • Cash: 50
        • Op de knop ‘Toevoegen’ klikken

Bedrijf/dagontvangstenboek/kasboek niet tonen op overzichtsscherm

Indien u een bepaald bedrijf niet meer wil zien in de overzichtspagina dan is dit mogelijk:

  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • App opstarten
    • Aanloggen
    • Dagontvangsten of kasboek selecteren
    • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
    • Op de knop ‘Bedrijf’ klikken
    • Op de title ‘Bedrijfsinformatie’ klikken
    • Naar onderen scrollen. Hier kunt u vinkje naast ‘Toon bedrijf in overzichtsscherm’ af zetten.
    • Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • Menu>Instellingen>Bedrijf
    • Het vinkje ‘Toon bedrijf in overzichtsscherm’ af zetten.
    • Onderaan op ‘Bewaren’ klikken

Indien u een dagontvangstenboek onzichtbaar wil maken dan is dit ook mogelijk:

  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • App opstarten
    • Aanloggen
    • Dagontvangstenboek selecteren dat u onzichtbaar wil maken
    • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
    • Op de knop Dagboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van uw dagontvangstenboek is
    • Op de titel ‘Dagboek instellingen’ klikken
    • Als je dagontvangstenboek niet meer gebruikt dan vink je best het vinkje ‘Heeft einddatum?’ aan en vul je einddatum in. De einddatum is de datum van de laatste inschrijving. De app laat trouwens niet toe om een datum te selecteren voor uw laatste inschrijving.
    • Halverwege het scherm kun je het vinkje ‘Toon dagboek op overzichtsscherm’ afzetten.
    • Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • Menu>Instellingen>Boeken
    • Op de knop ‘Bewerken’ klikken naast het dagontvangstenboek
    • Als je dagontvangstenboek niet meer gebruikt dan de einddatum invullen. De einddatum is de datum van de laatste inschrijving. Scrada laat trouwens niet toe om een datum te selecteren voor uw laatste inschrijving.
    • Het vinkje ‘Toon dagboek op overzichtsscherm’ afzetten.
    • Onderaan op ‘Bewaren’ klikken

Indien u een kasboek onzichtbaar wil maken dan is dit ook mogelijk:

  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • App opstarten
    • Aanloggen
    • Kasboek selecteren dat u onzichtbaar wil maken
    • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
    • Op de knop Kasboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van uw kasboek is
    • Op de titel ‘Kasboek instellingen’ klikken
    • Onderaan het scherm kunt u het vinkje ‘Toon kasboek in overzichtsscherm’ af zetten.
    • Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • Menu>Instellingen>Boeken
    • Op de knop ‘Bewerken’ klikken naast het dagontvangstenboek
    • Als je dagontvangstenboek niet meer gebruikt dan de einddatum invullen. De einddatum is de datum van de laatste inschrijving. Scrada laat trouwens niet toe om een datum te selecteren voor uw laatste inschrijving.
    • Het vinkje ‘Toon dagboek op overzichtsscherm’ afzetten.
    • Onderaan op ‘Bewaren’ klikken

E-mail notificaties

Per dagontvangstenboek kan een gebruiker instellen om een notificatie per e-mail te ontvangen indien er dagontvangstenlijnen ontbreken.
Dit kan aangepast worden via:

  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • App opstarten
    • Aanloggen
    • Dagontvangstenboek selecteren
    • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
    • Op de knop Dagboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van u dagontvangstenboek is
    • Naar onderen scrollen tot u ‘Gebruikers’ ziet staan
    • Op de gebruiker klikken
    • De vlag bij ‘E-mail ontvangen als lijnen ontbreken’ aan of af zetten
    • Bovenaan rechts op bewaren klikken
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • Menu>Instellingen>Gebruikers
    • Op de knop ‘Bewerken’ klikken naast de gebruiker
    • De vlag bij ‘E-mail ontvangen als lijnen ontbreken’ aan of af zetten
    • Onderaan op bewaren klikken

Best practices

Cadeaubonnen

De manier hoe u cadeaubonnen moet ingeven in uw dagontvangstenboek is afhankelijk of op het moment van de verkoop van de cadeaubon er reeds geweten is welk BTW percentage van toepassing. Hieronder staat de 2 mogelijkheden beschreven.

Eén BTW percentage (Single purpose vouchers (SPV’s))

De wetgeving schrijft voor dat als op het moment van verkoop het BTW percentage, waarvoor de cadeaubon kan gebruikt worden, reeds gekend is dan moet er BTW gerekend worden op de cadeaubon en wordt de BTW opeisbaar op het moment van verkoop. Wordt de cadeaubon gebruik dan is er geen btw meer verschuldigd.

Om dit eenvoudig te kunnen ingeven in Scrada wordt Scrada het best als volgt opgezet:

  • Eénmalige instellingen dagontvangstenboek:
    • BTW categorieën:
      • BTW categorie “Ontvangsten” met het BTW percentage dat van toepassing is. Indien u de ontvangsten liefst verder opsplitst per type product/dienst dan kan dit natuurlijk ook.
      • BTW categorie “Verkoop Cadeaubon” met hetzelfde BTW percentage als BTW categorie “Ontvangsten”
      • BTW categorie “Cadeaubon retour” met hetzelfde BTW percentage als BTW categorie “Ontvangsten”
        • Waardes ingevuld in deze BTW categorie gaan altijd negatief zijn
    • Betaalmethodes:
      • Geen betaalmethode cadeaubon
  • Voorbeelden ingave in Scrada:
    • Er wordt op 15/1/2022 voor 550 EUR producten verkocht en 2 cadeaubonnen voor totale waarde van 100 EUR. Dit wordt ingeschreven in Scrada op datum 15/1/2022 als:
      • Ontvangsten: 550
      • Verkoop cadeaubon: 100
    • Er wordt op 16/1/2022 voor 400 EUR producten verkocht, 3 cadeaubonnen voor totale waarde van 30 EUR en er wordt 50 EUR betaald met cadeaubonnen. Dit wordt ingeschreven in Scrada op datum 16/1/2022 als:
      • Ontvangsten: 400
      • Verkoop cadeaubon: 30
      • Cadeaubon retour: -50  (let er op dat hier negatief bedrag moet ingevuld worden)

Meerdere BTW percentages (Multi purpose vouchers (MVP’s))

De wetgeving schrijft voor dat indien op het moment van verkoop het BTW percentage nog niet gekend is, waarvoor de cadeaubon kan gebruikt worden, dan moet de BTW pas aangerekend worden op het moment van inwisselen. Maw de BTW wordt pas opeisbaar op het moment van gebruik van de cadeaubon.

Om dit eenvoudig te kunnen ingeven in Scrada wordt Scrada het best als volgt opgezet:

  • Eénmalige instellingen dagontvangstenboek:
    • BTW categorieën:
      • Per BTW percentage een BTW categorie “Ontvangsten”. Indien u de ontvangsten liefst verder opsplitst per type product/dienst dan kan dit natuurlijk ook.
      • BTW categorie “Cadeaubonnen” met BTW percentage “NA”
    • Betaalmethodes:
      • Een betalingsmehode “Cadeaubonnen”
  • Voorbeelden ingave in Scrada:
    • Er wordt op 15/1/2022 voor 400 EUR producten verkocht aan 6%, 150 EUR producten aan 21% en 2 cadeaubonnen voor totale waarde van 100 EUR. Dit wordt allemaal cash betaald.  Dit wordt ingeschreven in Scrada op datum 15/1/2022 in dagontvangstenboek als:
      • Ontvangsten:
        • Ontvangsten 6%: 400
        • Ontvangsten 21%: 150
        • Cadeaubonnen: 100
      • Betalingsmethodes:
        • Contant geld: 650
    • Er wordt op 16/1/2022 voor 360 EUR producten verkocht aan 6%, 40 EUR producten aan 21%, 3 cadeaubonnen voor totale waarde van 30 EUR. Dit wordt betaald met cadeaubonnen terwaarde van 50 EUR en de rest als cash. Dit wordt ingeschreven in Scrada op datum 16/1/2022 in dagontvangstenboek als:
      • Ontvangsten:
        • Ontvangsten 6%:  360
        • Ontvangsten 21%: 40
        • Cadeaubonnen: 30
      • Betalingsmethodes:
        • Cadeaubonnen: 50
        • Contant geld: 380

Dubbele omzet voorkomen

Alle verkopen in een handelszaak worden vaak ingeschreven in het dagontvangstenboek onafhankelijk of het verkopen zijn waar later een factuur voor moet worden opgemaakt of niet. Is dit het geval dan kan onderstaande procedure gevolgd worden om te voorkomen dat er in de boekhouding dubbele omzet wordt ingeschreven.

Belangrijke opmerking: Als onderstaande procedure wordt gevolgd is het niet meer mogelijk om in de boekhouding te zien of een factuur voldaan geweest is via contante betaling, cadeaubon, bancontact, …

 

Procedure:

  • Eénmalige instellingen:
    • Als betaalmethodes worden gebruikt in dagontvangstenboek dan betaalmethode ‘Voldaan factuur’ aanmaken. Dit kan ingesteld worden via instellingen van dagontvangstenboek.
  • Ingave in Scrada:
    • Alle verkopen worden dagelijks ingeschreven in dagontvangstenboek in Scrada onafhankelijk of het dagontvangsten zijn of dat er later een factuur wordt voor opgemaakt
    • Telkens nadat u een verkoopfactuur maakt doet u hetvolgende in Scrada:
      • Naar dagontvangstenboek gaan
      • Naar correctie gaan
      • Als datum selecteer je uw huidige ingave datum
      • Factuur bedrag invullen als negatief bedrag
      • Als correctiedatum selecteer je datum van de factuur
      • Factuurnummer invullen
      • Bij opmerking de naam van de klant
      • Als betaalmethodes moeten ingevuld worden dan het negatief bedrag bij de betaalmethode ‘Voldaan factuur’ zetten
  • Boekhouding:
    • Inlezen van Scrada dagontvangstenfactuur in boekhouding
      • Door de inschrijving van alle verkopen en nadien ingave van negatieve correctie van de facturen gaat de omzet van de dagontvangsten juist zijn
    • Verkoopfacturen inboeken in boekhoudprogramma
    • Inlezen van Scrada kasboek in boekhouding
      • Na het inlezen gaan de betalingsmethodes op de wachtrekeningen/kruisposten staan
      • Dagontvangstenfactuur wordt afgepunt en komt op 0.
      • De bedragen van de betaalmethode ‘Voldaan factuur’ kunnen afgepunt worden tov de verkoopfacturen die reeds voldaan waren via de dagontvangsten.

  

  

Kasboek

Extra kasboek/dagontvangstenboek aanmaken

Als u reeds een dagontvangstenboek/kasboek heeft op Scrada en u wenst een extra boek toe te voegen dan is de procedure hiervoor:

Mobiele versie (Android/iOS):

  • App opstarten
  • Aanloggen
  • Dagontvangsten of kasboek selecteren
  • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
  • Op de knop ‘Bedrijf’ klikken
  • Naar ‘Boeken toevoegen’ scrollen
  • Onder Boeken toevoegen kunt u kiezen wat u wenst toe te voegen. Een nieuw dagontvangstenboek of kasboek.
  • Indien u reeds een dagontvangstenboek heeft zonder kasboek en u wenst nu een kasboek aan te maken waarbij het kasboek het gekoppeld is aan het dagontvangstenboek gelieve dan na het aanmaken van het kasboek ook even de FAQ Kasboek koppelen aan dagontvangstenboek te bekijken

Computer (web browser):

  • Aanloggen
  • Menu>Instellingen>boeken
  • Op de knop ‘Nieuw’ klikken en keuze maken of u dagontvangstenboek of kasboek wenst toe te voegen

IBAN nummer kasboek

Elk kasboek in Scrada heeft een IBAN nummer. Dit IBAN nummer is een fictief nummer maar is nodig om het CODA bestand van het kasboek te kunnen importeren in boekhoudprogramma’s.
Het IBAN nummer kan gevonden worden via volgende manier:

Mobiele versie (Android/iOS):

  • App opstarten
  • Aanloggen
  • Kasboek selecteren
  • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
  • Op de knop Kasboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van uw kasboek is
  • Op de titel ‘Kasboek instellingen’ klikken
  • U ziet nu het IBAN nummer van het kasboek

Computer (web browser):

  • Aanloggen
  • Menu>Instellingen>Boeken
  • Op de knop ‘Bewerken’ klikken naast het kasboek
  • U ziet nu het IBAN nummer van het kasboek

Mapping boekingen CODA bestand

Van elk kasboek zijn elektronische afschriften beschikbaar in de vorm van CODA bestanden. CODA bestanden kunnen in bijna elk boekhoudprogramma geïmporteerd worden. CODA bestanden bevatten geen algemene rekeningnummers. Wilt u de CODA bestanden zo automatisch mogelijk importeren in uw boekhoudprogramma is het belangrijk om de configuratie van inlezen CODA goed te zetten.

Alle mededelingen in kasboek beginnen met een bepaalde code. Deze code kan gebruikt worden om de boekhoudsoftware de kasboek lijn op de juiste rekening te boeken. Per type transactie is de mededeling verschillend:

  • Bankopname
    • Formaat mededeling:
      • CB/BACA/<opmerking>
    • Voorbeeld:
      • Ingave ‘Bankopname’ met opmerking ‘Van KBC’
      • CB/BACA/Van KBC
  • Betaling klant
    • Formaat mededeling:
      • CB/CLIE/<naam klant>/<factuurnummer>/<opmerking>
    • Voorbeeld:
      • Ingave betaling factuur klant ‘Xxx’ voor factuurnummer 15 en geen opmerking
      • CB/CLIE/Xxx/15/
  • Betaling leverancier
    • Formaat mededeling:
      • CB/SUPP/<naam leverancier>/<factuurnummer>/<opmerking>
    • Voorbeeld:
      • Ingave betaling factuur leverancier ‘Yyy’ voor factuurnummer 558 en geen opmerking
      • CB/SUPP/Yyy/558/
  • Dagontvangsten contant ontvangen (zonder koppeling met dagontvangstenboek) (manuele ingave)
    • Formaat mededeling:
      • CB/DRCA/<Datum ingave>/<opmerking>
    • Voorbeeld:
      • Ingave contant geld ontvangen dagontvangsten op 15/01/2021 zonder opmerking
      • CB/DRCA/15.01.2021/
  • Totaal Dagontvangsten (koppeling met dagontvangstenboek) (is automatisch door App toegevoegd aan kasboek)
    • Formaat mededeling:
      • DR/DRIN/<Datum dagontvangsten>/<beschrijving verschillende betalingsmethodes>
    • Voorbeeld:
      • 1000 EUR dagontvangsten op 15/01/2021 waarvan 299.99 EUR Bancontact, 200 EUR Payconiq en 500.01 EUR contant
      • DR/DRIN/15.01.2021/Contant geld=500.01/Bancontact=299.99/Payconiq=200
  • Dagontvangsten betalingsmethode andere dan contant geld (koppeling met dagontvangstenboek) (is automatisch door App toegevoegd aan kasboek)
      • Formaat mededeling:
        • DR/DRPM/<Naam betalingsmethode>/<datum dagontvangsten>/
      • Voorbeeld:
        • 1000 EUR dagontvangsten op 15/01/2021 waarvan 299.99 EUR Bancontact, 200 EUR Payconiq en 500.01 EUR contant.
        • DR/DRPM/Bancontact/15.01.2021
        • DR/DRPM/Payconiq/15.01.2021
  • Kasverschil
    • Formaat mededeling:
      • CB/DIFF/<opmerking>
    • Voorbeeld:
      • Ingave ‘Kasverschil’ met opmerking ‘Verschil’
      • CB/DIFF/Verschil
  • Kost
    • Formaat mededeling:
      • CB/COST/<opmerking>
    • Voorbeeld:
      • Ingave ‘Kost’ met opmerking ‘Test’
      • CB/COST/Test
  • Privé opname
    • Formaat mededeling:
      • CB/PRTA/<opmerking>
    • Voorbeeld:
      • Ingave ‘Privé opname’ met opmerking ‘RC’
      • CB/PRTA/RC
  • Privé storting
    • Formaat mededeling:
      • CB/PRDE/<opmerking>
    • Voorbeeld:
      • Ingave ‘Privé storting’ met opmerking ‘Aanzuiveren RC’
      • CB/PRDE/Aanzuiveren RC
  • Transfer naar bank
    • Formaat mededeling:
      • CB/CABA/<opmerking>
    • Voorbeeld:
      • Ingave ‘Transfer naar bank’ met opmerking ‘Naar KBC’
      • CB/CABA/Naar KBC
  • Eigen transactie type
    • Formaat mededeling:
      • CB/OWN/<Naam transactie type>/<opmerking>
    • Voorbeeld:
      • Ingave ‘KBC’ met opmerking ‘Kantoor SLH’
      • CB/OWN/KBC/Kantoor SLH

 

Configuratie verwerking CODA goed zetten

Kluwer Adsolut

Op de website https://wktaaeu.force.com/customers/s/article/Adsolut-Coda-matchen-op-mededeling-F3?language=nl_BE kunt u meer info terug vinden hoe u automatisch toewijziging adhv van mededelingen kunt doen.

Meer informatie hoe u CODA bestanden kunt verwerken binnen Adsolut kunt u terugvinden via de website https://wktaaeu.force.com/customers/s/article/Inlezen-van-coda-bestanden-in-Adsolut?language=nl_BE of via het document ‘Adsolut Boekhouding – CODA’.

Kluwer Topaccount

Op de website https://taasupport.wolterskluwer.be/customers/s/article/Handleidingen-topACCOUNT?language=nl_BE  kunt u handleidingen van Topaccount terugvinden. Op deze pagina staat een verwijzing naar de CODA handleiding.

Komt er op neer dat je bij ‘Beheer gestructureerde mededelingen’ bij de code NONE kunt definieren hoe de toewijzing moet gebeuren op basis van omschrijving in Topaccount. Belangrijk is dat je %% voor de waarde zet.

Hieronder een voorbeeld waarbij dagontvangsten toegewezen zijn aan klant 0000154, betalingsmethode Bongo toegewezen is aan rekening 405001 en betalingsmethode Bancontact toegewezen is aan rekening 405000.

Bedrijf/dagontvangstenboek/kasboek niet tonen op overzichtsscherm

Indien u een bepaald bedrijf niet meer wil zien in de overzichtspagina dan is dit mogelijk:

  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • App opstarten
    • Aanloggen
    • Dagontvangsten of kasboek selecteren
    • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
    • Op de knop ‘Bedrijf’ klikken
    • Op de title ‘Bedrijfsinformatie’ klikken
    • Naar onderen scrollen. Hier kunt u vinkje naast ‘Toon bedrijf in overzichtsscherm’ af zetten.
    • Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • Menu>Instellingen>Bedrijf
    • Het vinkje ‘Toon bedrijf in overzichtsscherm’ af zetten.
    • Onderaan op ‘Bewaren’ klikken

Indien u een dagontvangstenboek onzichtbaar wil maken dan is dit ook mogelijk:

  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • App opstarten
    • Aanloggen
    • Dagontvangstenboek selecteren dat u onzichtbaar wil maken
    • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
    • Op de knop Dagboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van uw dagontvangstenboek is
    • Op de titel ‘Dagboek instellingen’ klikken
    • Als je dagontvangstenboek niet meer gebruikt dan vink je best het vinkje ‘Heeft einddatum?’ aan en vul je einddatum in. De einddatum is de datum van de laatste inschrijving. De app laat trouwens niet toe om een datum te selecteren voor uw laatste inschrijving.
    • Halverwege het scherm kun je het vinkje ‘Toon dagboek op overzichtsscherm’ afzetten.
    • Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • Menu>Instellingen>Boeken
    • Op de knop ‘Bewerken’ klikken naast het dagontvangstenboek
    • Als je dagontvangstenboek niet meer gebruikt dan de einddatum invullen. De einddatum is de datum van de laatste inschrijving. Scrada laat trouwens niet toe om een datum te selecteren voor uw laatste inschrijving.
    • Het vinkje ‘Toon dagboek op overzichtsscherm’ afzetten.
    • Onderaan op ‘Bewaren’ klikken

Indien u een kasboek onzichtbaar wil maken dan is dit ook mogelijk:

  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • App opstarten
    • Aanloggen
    • Kasboek selecteren dat u onzichtbaar wil maken
    • Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
    • Op de knop Kasboek ‘xxxx’ klikken waarbij xxxx de naam van uw kasboek is
    • Op de titel ‘Kasboek instellingen’ klikken
    • Onderaan het scherm kunt u het vinkje ‘Toon kasboek in overzichtsscherm’ af zetten.
    • Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • Menu>Instellingen>Boeken
    • Op de knop ‘Bewerken’ klikken naast het dagontvangstenboek
    • Als je dagontvangstenboek niet meer gebruikt dan de einddatum invullen. De einddatum is de datum van de laatste inschrijving. Scrada laat trouwens niet toe om een datum te selecteren voor uw laatste inschrijving.
    • Het vinkje ‘Toon dagboek op overzichtsscherm’ afzetten.
    • Onderaan op ‘Bewaren’ klikken

Elektronisch afschrift (CODA) van kas doorsturen naar accountant (automatisch/manueel)

Elke nacht wordt door het systeem automatisch elektronische afschriften (CODA) aangemaakt van de kasboeken. Afhankelijk van de instelling op kasboek niveau wordt elke dag, week of maand een CODA bestand aangemaakt van de kasboekverrichtingen.

Meer informatie over de integraties kunt u vinden op de integratie pagina.

Wenst u na de integratie een elektronisch afschrift opnieuw te sturen, dan is dit mogelijk. De procedure hiervoor is:

  • Mobiele versie (Android/iOS):
    • App opstarten
    • Aanloggen
    • Kasboek selecteren
    • Onderaan op ‘Historiek’ klikken
    • Bovenaan op ‘CODA’ klikken
    • U ziet een lijst van de aangemaakte CODA bestanden door het systeem.
    • Als u op ‘CODA’ klikt naast het uittrekstel krijgt u de mogelijk om de CODA te downloaden of door te sturen via 1 van de ingestelde integraties. Enkel als een integratie ingesteld is (zie meer uitleg hierboven) gaat u deze kunnen selecteren.
  • Computer (web browser):
    • Aanloggen
    • In dashboard op de knop ‘Historiek’ klikken van het kasboek
    • Bovenaan op ‘CODA’ klikken
    • U ziet een lijst van de aangemaakte CODA bestanden door het systeem.
    • Als u op de 3 puntjes naast de knop ‘CODA’ klikt kunt u het CODA bestand doorsturen. Enkel als een integratie ingesteld is (zie meer uitleg hierboven) gaat u deze kunnen selecteren.