Journal des Recettes

Modes de Paiements

Modifier/ajouter des modes de paiement

Vous pouvez ajouter des modes de paiement par journal des recettes. Le mode de paiement ‘En espèces’ existe déjà. Les modes de paiement ne peuvent être ajoutés à un journal des recettes que si le journal de recettes est connecté à un livre de caisse ! Voir les autres FAQ pour plus d’informations à ce sujet. Façon d’ajouter ou de modifier les modes de paiement :
  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Lancer l’application
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes
    • Cliquez sur “Paramètres” en bas
    • Cliquez sur le bouton Journal ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre journal des recettes
    • Faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez les modes de paiement.
      • Vous pouvez ajouter des modes de paiement avec le bouton plus.
      • Cliquez sur Modifier si vous utilisez un mode de paiement existant. Le nom ne peut être modifié que si le mode de paiement n’a pas encore été utilisé.
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Menu>Paramètres>Livres
    • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté du journal des recettes
    • Cliquez sur Modes de paiement en haut
    • Opérations possibles :
      • Vous pouvez ajouter des modes de paiement supplémentaires avec le bouton “Nouveau”
      • Vous pouvez modifier un mode de paiement avec le bouton “Modifier”. Le nom ne peut être modifié que si le mode de paiement n’a pas encore été utilisé.
      • Vous pouvez supprimer un mode de paiement avec le bouton ‘Supprimer’. Vous pouvez supprimer un mode de paiement uniquement si n’a pas encore été utilisé.
  Les modes de paiement peuvent être modifiés que s’ils n’ont pas encore été utilisés. Vous ne pouvez plus modifier le nom d’un mode de paiement une fois qu’il a été utilisé. Dans ce cas, vous devez rendre invisible le mode de paiement avec le nom incorrect et ajouter un nouveau mode de paiement avec le nom correct.

Factures des recettes

Créer des factures des recettes

Les factures des recettes journalières sont automatiquement générées par le système pendant la nuit. Vous n’avez rien à faire pour cela.
Vous pouvez toutefois définir dans les paramètres du journal des recettes quand les factures des recettes journalières doivent être créées. Cela peut être défini par jour, semaine ou mois.
Les factures des recettes journalières créés peuvent être trouvées dans Historique>Factures.

Via intégrations, vous pouvez définir la manière dont les factures des recettes journalières doivent être transmises. Via e-mail, vers Exact Online, …

Ajuster la numérotation des factures des recettes journalières

Le format du numéro de facture et le numéro à utiliser lors de la création automatique des factures des recettes journalières peuvent être définis pour chaque journal des recettes. Lors de la création d’un nouveau journal des recettes, le format par défaut est le prochain numéro de facture et le prochain numéro de facture qui sera utilisé est 1.

Le format et le numéro de facture peuvent être ajustés de manière suivante :

  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Lancer l’application
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes
    • Cliquez sur “Paramètres” en bas
    • Cliquez sur le bouton Journal ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre journal des recettes
    • Cliquez sur “Paramètres du journal”
    • Faites défiler vers le bas et sélectionnez le champ ‘Format du numéro de facture’ et/ou ‘Numéro de facture suivant’ et ajustez-le comme vous le souhaitez. Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur le format du numéro de facture.
    • Cliquez sur enregistrer en haut à droite.
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Menu>Paramètres>Livres
    • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté du journal des recettes
    • Sélectionnez le champ ‘Format du numéro de facture’ et/ou ‘Numéro de facture suivant’ et ajustez-le comme vous le souhaitez. Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur le format du numéro de facture.
    • Cliquez sur enregistrer en haut à droite.

 

Le format du numéro de facture peut utiliser les mots clés suivants :

  • {VATYear}: L’année de TVA en 4 chiffres.
  • {VATPeriod}: La période TVA. Pour le déclarant trimestriel, il s’agit de la valeur de 1 à 4. Pour le déclarant mensuel, il s’agit de la valeur de 1 à 12.
  • {InvoiceNumber}: La valeur du prochain numéro de facture.
  • {DateDay}: Jour de la date de facturation
  • {DateMonth}: Mois dans la date de facture
  • {DateYear}: Année dans la date de facture (4 chiffres)
  • {DateShortYear}: Année dans la date de facture (2 chiffres)

La longueur et le rembourrage de la valeur de chaque mot-clé peuvent également être définis. Cela peut être fait de la manière suivante : {::} Le caractère de remplissage par défaut est 0.
Voici des exemples de formats de numéro de facture :

  • V1/{InvoiceNumber} : Si le numéro de facture suivant est 15, alors le numéro de facture devient : V1/15
  • V1/{InvoiceNumber:5} : Si le numéro de facture suivant est 15, alors le numéro de facture devient : V1/00015
  • V1/{InvoiceNumber:5:*}: Si le numéro de facture suivant est 15, le numéro de facture devient : V1/***15
  • {VATYear}-{VATPeriod}: Si l’année de TVA est 2020 et que la période de TVA est 3, cela devient : 2020-3
  • {VATYear}-{VATPeriod:2}: Si l’année de TVA est 2020 et que la période de TVA est 3, ce sera : 2020-03
  • SCRADA-{DateYear}-{DateMonth:2}: Si la date de facturation est le 15/3/2020, ce sera : SCRADA-2020-03
  • SCRADA-{DateShortYear}-{DateMonth:2}: Si la date de facturation est le 15/3/2020, ce sera : SCRADA-20-03

Transmettre les factures des recettes journalières au comptable (automatiquement/manuellement)

Chaque nuit, le système crée automatiquement des factures des recettes journalières à partir des recettes journalières. En fonction du paramétrage au niveau du journal des recettes, une facture des recettes journalières est créée pour les transactions des recettes journalières chaque jour, semaine ou mois.

Vous trouverez plus d’informations sur les intégrations sur la page des intégrations.

Si vous souhaitez renvoyer la facture des recettes journalières vers un autre système après la connexion, cela est possible avec la procédure suivante :

  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Lancer l’application
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes
    • Cliquez sur “Historique” en bas
    • Cliquez sur ‘Factures’ en haut
    • Vous verrez une liste des factures créées par le système.
    • Si vous cliquez sur “UBL” à côté de l’extrait, vous aurez la possibilité de télécharger ou de transférer l’UBL via l’une des intégrations définies. Ce n’est que si une intégration a été configurée (voir plus d’explications ci-dessus) que vous pourrez la sélectionner.
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Dans le tableau de bord, vous pouvez cliquer sur le bouton ‘Historique’ d’un journal des recettes
    • Cliquez sur ‘Factures’ en haut
    • Vous verrez une liste des factures créées par le système.
    • Si vous cliquez sur les 3 points à côté du bouton ‘UBL’, vous pourrez transférer l’UBL avec 1 des intégrations définies. Ce n’est que si une intégration a été configurée (voir plus d’explications ci-dessus) que vous pourrez la sélectionner.

Connexion Livre de caisse

Connecter le livre de caisse au journal des recettes

Ceci est actuellement uniquement possible via l’application Scrada et non via l’ordinateur (navigateur Web) !

Si un livre de caisse est connecté à un journal des recettes, les modes de paiement peuvent être utilisées lors de la saisie des lignes des recettes journalières.

Pour pouvoir connecter un livre de caisse à un journal des recettes, vous devez déjà avoir un livre de caisse dans l’App ou vous devez créer un nouveau livre de caisse dans l’App.

Créer un livre de caisse :

  • Lancer l’application
  • Connexion
  • Cliquez sur le plus à côté des Livres de caisse
  • Vous pouvez entrer un nom, une date de départ et un solde de départ.
    • La date de départ du livre de caisse doit être la date de la dernière entrée dans le journal des recettes ou une date antérieure. Vous ne pouvez pas connecter le livre de caisse par la suite si vous entrez une date ultérieure.
    • Le solde de départ peut être modifié tant qu’aucune ligne n’est ajoutée au livre de caisse. Vous ne pouvez plus régler le solde une fois les lignes ajoutées. Assurez-vous donc que le solde de départ est correct !
  • Cliquez sur suivant et le livre de caisse sera créé.

 

Conecter le livre de caisse au livre des recettes journalières :

  • Lancer l’application
  • Connexion
  • Sélectionnez le journal des recettes
  • Cliquez sur “Paramètres” en bas
  • Cliquez sur le bouton Journal ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre journal des recettes
  • Faites défiler vers le bas et cliquez sur ‘Livre de caisse connecté’
  • Vous pouvez sélectionner un livre de caisse
  • Cliquez sur enregistrer en haut

Autre

Comment démarrer en tant que comptable ?

Plus d’informations peuvent être trouvées sur la page suivante

Créer un livre de caisse / journal des recettes supplémentaire

Si vous avez déjà un journal des recettes / livre de caisse sur Scrada et que vous souhaitez ajouter un journal / livre supplémentaire, la procédure à suivre est la suivante :

Version mobile (Android/iOS) :

  • Lancer l’application
  • Connexion
  • Sélectionnez le journal des recettes ou Livre de caisse
  • Cliquez sur “Paramètres” en bas
  • Cliquez sur le bouton ‘Entreprise’
  • Faites défiler jusqu’à “Ajouter des journaux / livres”
  • Sous Ajouter des journaux / livres, vous pouvez choisir ce que vous souhaitez ajouter. Un nouveau journal des recettes ou livre de caisse.
  • Si vous avez déjà un journal des recettes sans livre de caisse et que vous souhaitez maintenant créer un livre de caisse dans lequel le livre de caisse est lié au journal des recettes, veuillez également consulter la rubrique FAQ Lier le livre de caisse au journal des recettes avoir créé le livre de caisse

Ordinateur (navigateur Web) :

  • Connexion
  • Menu>Paramètres>Journaux/Livres
  • Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’ et choisissez si vous souhaitez ajouter un journal des recettes ou un livre de caisse

Saisir un jour férié ou une longue période de fermeture

Dans Scrada, il est possible de saisir à l’avance une longue période de fermeture, par exemple en raison de vacances.
Scrada affichera automatiquement une ligne de réception nulle vers 23h30 tous les jours pendant cette période s’il n’y a pas eu d’autres entrées ce jour-là.

La procédure pour saisir la période de fermeture :

Version mobile (Android/iOS) :

  • Lancer l’application Scrada
  • Sélectionnez le journal des recettes
  • Cliquez sur ‘Autre’ en haut à droite
  • Entrez la date de et la date jusqu’au
  • Sélectionnez par exemple “Vacances” comme commentaire
  • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’

Ordinateur (navigateur Web) :

  • Connexion
  • Vous verrez le tableau de bord avec tous les Journaux / Livres
  • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’ du journal des recettes
  • Cliquez sur “Autre” en haut
  • Entrez la date de et la date jusqu’au
  • Sélectionnez par exemple “Vacances” comme commentaire
  • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’

Votre période de clôture saisie est visible en haut de l’écran. Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur la corbeille à côté de la période pour la supprimer et ressaisir la période de fermeture.
Vous pouvez saisir plusieurs périodes de fermeture. Les périodes de fermeture ne peuvent pas se chevaucher.

Ajouter des utilisateurs à l’entreprise / définir les droits

Si vous souhaitez ajouter un employé à un compte partenaire, veuillez suivre la procédure sur la page Comptable.

 

Version mobile (Android/iOS) :

Ajouter des utilisateurs supplémentaires à l’entreprise

    1. Lancer l’application
    2. Connexion
    3. Cliquez sur votre journal des recettes ou livre de caisse
    4. Cliquez sur ‘Paramètres’ en bas à droite
    5. Cliquez sur le bouton ‘Entreprise’
    6. Sous “Utilisateurs”, vous pouvez voir les utilisateurs actifs de l’entreprise.
    7. Vous pouvez ajouter un utilisateur en cliquant sur le bouton + à côté du titre “Utilisateurs”.
    8. Entrez le nom et l’adresse e-mail de l’utilisateur et indiquez s’il est également autorisé à gérer le fichier. Un administrateur peut accéder au bouton ‘Paramètres’ tandis que les autres utilisateurs pas
    9. Par défaut, tout nouvel utilisateur d’une entreprise n’a accès à aucun livre / journal à moins que l’utilisateur ne soit un administrateur.
    10. Si l’adresse e-mail n’est pas encore connue chez Scrada, un e-mail sera envoyé à l’adresse e-mail saisie, où l’utilisateur a la possibilité de définir son mot de passe. Cet e-mail contient également un lien qui n’est valable que pour un temps limité.

Définir les droits d’utilisateur sur le journal des recettes / le livre de caisse

    1. Accédez aux paramètres du journal des recettes / livre de caisse (Démarrez l’application >Connexion >sélectionnez le journal/livre >cliquez sur les paramètres en bas à droite >cliquez sur le bouton du journal des recettes / livre de caisse)
      • Vous devez avoir sélectionné le bon journal / livre sur la fenêtre d’aperçu pour pouvoir régler les paramètres de ce journal / livre.
    2. Une liste des utilisateurs s’affiche avec leurs droits
    3. Cliquez sur l’utilisateur
    4. Les droits que l’utilisateur a dans le livre sont affichés et peuvent être ajustés.
    5. Si l’utilisateur souhaite recevoir un e-mail s’il manque des entrées dans le journal des recettes, cela peut également être défini dans le journal des recettes.
    6. Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
    7. Si le fichier comporte plusieurs livres, il faut répéter cette opération pour les différents livres

Ordinateur (navigateur Web) :

Ajouter des utilisateurs supplémentaires à l’entreprise

  1. Connexion
  2. Menu>Paramètres>Utilisateurs
  3. Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’
  4. Entrez le nom et l’adresse e-mail de l’utilisateur et indiquez s’il est également autorisé à gérer le fichier. Un administrateur peut accéder à Menu>Paramètres, les autres utilisateurs pas
  5. Si le nouvel utilisateur n’est pas un administrateur, vous devez indiquer ce que l’utilisateur est autorisé à faire dans chaque journal / livre
  6. Il est également possible de définir si l’utilisateur souhaite recevoir un e-mail s’il manque des entrées dans le journal des recettes
  7. Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas
  8. Si l’utilisateur n’est pas connu dans Scrada, le nouvel utilisateur recevra un e-mail d’activation. Celui-ci contient un lien qui n’est valable que 24 heures.

Définir les droits d’utilisateur sur le journal des recettes / le livre de caisse

    1. Connexion
    2. Menu>Paramètres>Utilisateurs
    3. Vous voyez un aperçu de tous les utilisateurs et ce que les utilisateurs sont autorisés à faire dans un journal / livre.
    4. En cliquant sur le bouton “Modifier” à côté de l’utilisateur, vous pouvez modifier les droits de cet utilisateur au sein de cette entreprise.

 

Corriger les recettes

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles vous souhaitez ajuster les recettes :

  • Double entrée
  • Mauvais montant (trop ou trop peu) entré
  • Une facture a été créée pour les recettes qui ont déjà été enregistrés dans le journal des recettes
  • Mode de paiement saisi incorrect :
    • Vous devez entrer des recettes de 0 EUR dans Scrada et pour les modes de paiement, vous devez entrer un montant négatif/positif pour le mode de paiement où vous avez entré trop/trop peu.

 

Ces changements sont possibles via la procédure suivante :

  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes
    • Dans l’écran de saisie, vous pouvez cliquer en haut sur ‘Correction’
    • Sélectionnez la date d’inscription dans le champ ‘Date’. Ceci n’est pas la date que vous souhaitez corriger. Il s’agit de la date de votre dernière entrée ou du dernier jour d’entrée + 1
    • Vous devez saisir un montant négatif avec le pourcentage de TVA correct si les recettes doivent être réduites. Si des recettes doivent être ajoutés sur une ancienne date, vous devez entrer un montant positif.
    • Vous devez sélectionner la date à laquelle la correction s’applique dans le champ ‘Date de correction’.
    • Si vous avez dû rectifier des recettes en raison de la préparation d’une facture, entrez le numéro de facture de la facture que vous avez établie dans le champ ‘Numéro de facture’.
    • Indiquez pourquoi vous souhaitez faire une correction dans les commentaires,
    • Cliquez sur le bouton ajouter pour enregistrer la correction des recettes
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’ du journal des recettes dans le tableau de bord
    • Cliquez sur ‘Correction’ en haut
    • Sélectionnez la date d’inscription dans le champ ‘Date’ Ce n’est pas la date que vous souhaitez corriger. Il s’agit de la date de votre dernière entrée ou du dernier jour d’entrée + 1
    • Vous devez saisir un montant négatif avec le pourcentage de TVA correct si les recettes doivent être réduites, Si des reçus doivent être ajoutés à partir d’une ancienne date, vous devez entrer un montant positif.
    • Dans le champ ‘Date de correction’, vous devez sélectionner la date à laquelle la correction s’applique.
    • Si vous avez dû rectifier des recettes en raison de la préparation d’une facture, saisissez le numéro de facture de la facture que vous avez établie dans le champ ‘Numéro de facture’.
    • Indiquez pourquoi vous souhaitez faire une correction dans les commentaires,
    • Cliquez sur le bouton ajouter pour enregistrer la correction des recettes journalières

 

Quelques exemples:

  • Un client passe le 5/2/2021 pour recevoir une facture d’un ticket de caisse (106 EUR TTC (6%) et 242 EUR TTC (21%)) daté du 15/1/2021 :
    • Vous créez une facture avec le numéro 425
    • Inscription dans Scrada :
      • Connexion
      • Sélectionnez le journal des recettes
      • Sélectionnez correction en haut
      • Remplissez les données :
        • Date: 5/2/2021
        • Total TVA 6%: -106
        • Total TVA 21%: -242
        • Date de correction: 15/1/2021
        • Numéro de facture: 425
        • Remarque: <Nom client>
      • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’
  • Vous constatez le 5/2/2021 que vous avez enregistré 100 EUR de trop de recettes journalières 21% à la date du 31/1/2021.
    • Inscription dans Scrada :
        • Connexion
        • Sélectionnez le journal des recettes
        • Sélectionnez correction en haut
        • Remplissez les données :
          • Date: 5/2/2021
          • Total TVA 21%: -100
          • Date de correction: 31/1/2021
          • Remarque : <raison de l’erreur comme par exemple un faux comptage>
        • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’
  • Vous constatez le 5/2/2021 que vous avez enregistré 200 EUR trop peu en recettes journalières 6% à la date du 29/1/2021.
    • Inscription dans Scrada :
      • Connexion
      • Sélectionnez le journal des recettes
      • Sélectionnez la correction en haut
      • Remplissez les données :
        • Date: 5/2/2021
        • Total TVA 6%: 200
        • Date de correction: 29/1/2021
        • Remarque: <raison de l’erreur comme par exemple un faux comptage>
      • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’
  • Vous vous rendez compte le 5/2/2021 que vous avez enregistré 50 EUR sous le mode de paiement bancontact des recettes journalières que vous avez enregistrés à la date du29/1/2021alors que cela devait être en espèces.
    • Inscription dans Scrada :
      • Connexion
      • Sélectionnez le journal des recettes
      • Sélectionnez la correction en haut
      • Remplissez la page de détails 1 :
        • Date: 5/2/2021
        • Total TVA 21%: 0
        • Date de correction: 29/1/2021
        • Remarque: <raison de l’erreur>
        • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’
      • Remplissez les détails page 2 :
        • Bancontact: -50
        • Cash: 50
        • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’

Ne pas afficher entreprise/le journal des recettes/livre de caisse sur l’écran d’aperçu

Si vous ne souhaitez plus voir une certaine entreprise dans la page d’aperçu, c’est possible :

  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Lancer l’application
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes ou Livre de caisse
    • Cliquez sur “Paramètres” en bas
    • Cliquez sur le bouton ‘Entreprise’
    • Cliquez sur le titre ‘Informations sur l’entreprise’
    • Défiler vers le bas. Ici, vous pouvez décocher la case à côté de “Afficher l’entreprise dans l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Menu>Paramètres>Entreprise
    • Décochez la case “Afficher l’entreprise dans l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas

Si vous souhaitez rendre invisible un journal de recettes, c’est également possible :

  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Lancer l’application
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes que vous souhaitez rendre invisible
    • Cliquez sur “Paramètres” en bas
    • Cliquez sur le bouton Journal ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre journal des recettes
    • Cliquez sur le titre “Paramètres du journal”
    • Si vous n’utilisez plus le journal des recettes, il est préférable de cocher la case ‘A une date de fin ?’ et entrez votre date de fin. La date de fin est la date de la dernière entrée. Par ailleurs, l’application ne vous permet pas de sélectionner une date antérieure a votre dernière entrée.
    • Au milieu de l’écran, vous pouvez décocher la case “Afficher le journal sur l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Menu>Paramètres>Livres
    • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté du journal des recettes
    • Remplissez la date de fin si vous n’utilisez plus votre journal des recettes La date de fin est la date de la dernière entrée. Scrada ne vous permet pas de sélectionner une date antérieure à votre dernière entrée.
    • Décochez la case “Afficher le journal sur l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas

Il est aussi possible de rendre un livre de caisse invisible:

  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Lancer l’application
    • Connexion
    • Sélectionnez le livre de caisse que vous souhaitez rendre invisible
    • Cliquez sur “Paramètres” en bas
    • Cliquez sur le bouton Livre de caisse ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre livre de caisse
    • Cliquez sur le titre ‘Paramètres du livre de caisse’
    • En bas de l’écran, vous pouvez décocher la case “Afficher le livre de caisse dans l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Menu>Paramètres>Livres
    • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté du journal des recettes
    • Remplissez la date de fin si vous n’utilisez plas votre journal des recettes La date de fin est la date de la dernière entrée. Scrada ne vous permet pas de sélectionner une date antérieure à votre dernière entrée.
    • Décochez la case “Afficher le journal sur l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas

Notifications par email

Un utilisateur peut configurer, par journal des recettes, pour recevoir une notification par e-mail si des lignes des recettes journalières sont manquantes.
Cela peut être ajusté de la manière suivante:

  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Lancer l’application
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes
    • Cliquez sur “Paramètres” en bas
    • Cliquez sur le bouton Journal ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre journal des recettes
    • Faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez “Utilisateurs”
    • Cliquez sur l’utilisateur
    • Activer ou désactiver l’indicateur “Recevoir un e-mail lorsqu’il manque des lignes”
    • Cliquez sur enregistrer en haut à droite
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Menu>Paramètres>Utilisateurs
    • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté de l’utilisateur
    • Activer ou désactiver l’indicateur “Recevoir un e-mail lorsqu’il manque des lignes”
    • Cliquez sur enregistrer en bas

Les meilleures pratiques

Chèques Cadeaux

La manière dont vous devez saisir les chèques-cadeaux dans votre journal des recettes dépend si le pourcentage de TVA applicable est déjà connu au moment de la vente du chèque-cadeau. Les 2 options sont décrites ci-dessous.

Un pourcentage de TVA (Chèques à usage unique – Single purpose vouchers (SPV))

La législation prévoit que si, au moment de la vente, le pourcentage de TVA pour lequel le chèque-cadeau peut être utilisé est déjà connu, la TVA doit être prélevée sur le chèque-cadeau et la TVA devient due et exigible au moment de la vente. Quand le chèque cadeau est utilisé, aucune TVA n’est due.

Pour faire cela facilement dans Scrada, suivez les étapes suivantes :

  • Paramètres uniques pour le journal des recettes :
    • Catégories de TVA :
      • Catégorie de TVA “Recettes” avec le pourcentage de TVA applicable. Si vous préférez diviser les recettes par type de produit/service, cela est également possible.
      • Catégorie de TVA “Vente Chèque cadeau” avec le même pourcentage de TVA que la catégorie de TVA “Recettes”
      • Catégorie de TVA “Retour chèque cadeau” avec le même pourcentage de TVA que la catégorie de TVA “Recettes”
        • Les valeurs saisies dans cette catégorie de TVA seront toujours négatives
    • Modes de paiement:
      • Pas de mode de paiement Chèque cadeau
  • Exemples de saisie dans Scrada :
    • Le 15/1/2022, vous vendez pour 550 EUR de produits et 2 chèques cadeaux d’une valeur totale de 100 EUR. Ceci sera enregistré dans Scrada à la date du 15/1/2022 en tant que :
      • Recettes: 550
      • Vente chèque cadeau: 100
    • Le 16/1/2022, vous vendez pour 400 EUR de produits, 3 chèques cadeaux d’une valeur totale de 30 EUR et 50 EUR sont payés en chèques cadeaux. Ceci est enregistré dans Scrada à la date du 16/1/2022 en tant que :
      • Recettes: 400
      • Vente chèque cadeau: 30
      • Retour chèque cadeau : -50 (notez qu’un montant négatif doit être saisi ici)

Plusieurs pourcentages de TVA (Bons multi-usages / Multi purpose vouchers (MVP))

La législation prévoit que si, au moment de la vente, le pourcentage de TVA pour lequel le chèque-cadeau peut être utilisé n’est pas encore connu, la TVA ne doit être facturée qu’au moment de l’échange. En d’autres termes, la TVA n’est due qu’au moment de l’utilisation du chèque-cadeau.

Pour entrer cela facilement dans Scrada, suivez les étapes suivantes :

  • Paramètres uniques pour le journal des recettes:
    • Catégories de TVA :
      • Par pourcentage de TVA une catégorie de TVA “Recettes”. Si vous préférez diviser davantage les recettes par type de produit/service, cela est bien sûr également possible.
      • Catégorie de TVA “Chèques cadeaux” avec pourcentage de TVA “NA”
    • Modes de paiement :
      • Un mode de paiement “Chèques cadeaux”
  • Exemples d’entrée dans Scrada:
    • Le 15/1/2022, vous vendez pour 400 EUR de produits à 6%, pour 150 EUR de produits à 21% et 2 chèques cadeaux d’une valeur totale de 100 EUR. Tout cela est payé en espèces. Ceci est saisi dans Scrada à la date du 15/01/2022 dans le journal des recettes comme :
      • Recettes:
        • Recettes 6%: 400
        • Recettes 21%: 150
        • Chèques cadeaux: 100
      • Modes de paiement:
        • En espèces: 650
    • Le 16/1/2022, pour 360 EUR de produits sont vendus à 6%, 40 EUR de produits à 21%, 3 chèques cadeaux d’une valeur totale de 30 EUR. Ceci est payé avec des chèques-cadeaux d’une valeur de 50 EUR et le reste en espèces. Ceci est enregistré dans Scrada à la date du 16/1/2022 dans le journal des recettes comme :
      • Recettes:
        • Recettes 6%: 360
        • Recettes 21%: 40
        • Chèques cadeaux: 30
      • Modes de paiement:
        • Chèques cadeaux: 50
        • En espèces: 380

Éviter le double chiffre d’affaires

Toutes les ventes d’un commerce sont souvent enregistrées dans le journal des recettes, qu’il s’agisse de ventes pour lesquelles une facture doit être établie ou pas. Si tel est le cas, la procédure ci-dessous peut être suivie pour éviter la comptabilisation d’un double chiffre d’affaires.

Remarque importante : Si la procédure ci-dessous est suivie, il n’est plus possible de voir dans la comptabilité si une facture a été payée par paiement en espèces, chèque cadeau, bancontact, …

 

Procédure:

  • Paramètres uniques :
    • Si les modes de paiement sont utilisés dans le journal des recettes, créez le mode de paiement ‘Paiement facture’. Cela peut être défini via les paramètres du journal des recettes.
  • Entrée dans Scrada:
    • Toutes les ventes sont enregistrées quotidiennement dans le journal des recettes de Scrada, qu’il s’agisse de recettes journalières ou qu’une facture soit établie ultérieurement
    • Chaque fois que vous créez une facture de vente, procédez de la manière suivante dans Scrada :
      • Accéder au journal des recettes
      • Aller vers correction
      • Comme date, sélectionnez votre date d’entrée actuelle
      • Entrez le montant de la facture comme montant négatif
      • Sélectionnez la date de la facture comme date de correction
      • Entrez le numéro de facture
      • En remarque le nom du client
      • Si des modes de paiement doivent être saisies, alors ajoutez le montant négatif au mode de paiement ‘Facture suivie’
  • Comptabilité:
    • Lecture de la facture des recettes Scrada dans la comptabilité
      • En enregistrant toutes les ventes et en entrant ensuite une correction négative des factures, le chiffre d’affaires des recettes journalières sera correct
    • Saisie des factures de vente dans le programme comptable
    • Lecture du livre de caisse Scrada dans la comptabilité
      • Après lecture, les modes de paiement seront placées sur les comptes d’attente / virements internes
      • La facture des recettes journalières est apurée et revient à 0.
      • Les montants du mode de paiement ‘Paiement facture’ peuvent être apurés avec les factures de vente qui ont déjà été payées via les recettes journalières.

  

  

Livre de caisse

Créer un livre de caisse / journal des recettes supplémentaire

Si vous avez déjà un journal des recettes / livre de caisse sur Scrada et que vous souhaitez ajouter un journal / livre supplémentaire, la procédure à suivre est la suivante :

Version mobile (Android/iOS) :

  • Lancer l’application
  • Connexion
  • Sélectionnez le journal des recettes ou Livre de caisse
  • Cliquez sur “Paramètres” en bas
  • Cliquez sur le bouton ‘Entreprise’
  • Faites défiler jusqu’à “Ajouter des journaux / livres”
  • Sous Ajouter des journaux / livres, vous pouvez choisir ce que vous souhaitez ajouter. Un nouveau journal des recettes ou livre de caisse.
  • Si vous avez déjà un journal des recettes sans livre de caisse et que vous souhaitez maintenant créer un livre de caisse dans lequel le livre de caisse est lié au journal des recettes, veuillez également consulter la rubrique FAQ Lier le livre de caisse au journal des recettes avoir créé le livre de caisse

Ordinateur (navigateur Web) :

  • Connexion
  • Menu>Paramètres>Journaux/Livres
  • Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’ et choisissez si vous souhaitez ajouter un journal des recettes ou un livre de caisse

Numéro IBAN livre de caisse

Chaque livre de caisse de Scrada a un numéro IBAN. Ce numéro IBAN est un numéro fictif mais est nécessaire pour pouvoir importer le fichier CODA du livre de caisse dans les programmes comptables.
Le numéro IBAN peut être trouvé de la manière suivante :

Version mobile (Android/iOS) :

  • Lancer l’application
  • Connexion
  • Sélectionnez livre de caisse
  • Cliquez sur “Paramètres” en bas
  • Cliquez sur le bouton Livre de caisse ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre livre de caisse
  • Cliquez sur le titre ‘Paramètres du livre de caisse’
  • Vous verrez maintenant le numéro IBAN du livre de caisse

Ordinateur (navigateur Web) :

  • Connexion
  • Menu>Paramètres>Livres
  • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté du livre de caisse
  • Vous verrez maintenant le numéro IBAN du livre de caisse

Mapping des enregistrements des fichiers CODA

Les relevés électroniques de chaque livre de caisse sont disponibles sous forme de fichiers CODA. Les fichiers CODA peuvent être importés dans presque tous les logiciel de comptabilité. Les fichiers CODA ne contiennent pas de numéros de compte généraux. Il est important de bien configurer la lecture CODA si vous souhaitez importer automatiquement les fichiers CODA dans votre logiciel de comptabilité.

Tous les relevés du livre de caisse commencent par un code spécifique. Ce code peut être utilisé par le logiciel de comptabilité pour comptabiliser la ligne du livre de caisse sur le bon compte. La notification diffère selon le type de transaction :

  • Retrait bancaire
    • Format de la communication :
      • CB/BACA/<remarque>
    • Exemple:
      • Entrez ‘Retrait bancaire’ avec la remarque ‘De KBC’
      • CB/BACA/de KBC
  • Paiement Client
    • Format de la communication :
      • CB/CLIE/ < nom du client >/<numéro de facture>/<remarque>
    • Exemple:
      • Entrez le paiement de la facture client ‘Xxx’ pour la facture numéro 15 et sans remarque
      • CB/CLIE/Xxx/15/
  • Paiement Fournisseur
    • Format de la communication :
      • CB/SUPP/< nom fournisseur >/<numéro de facture>/<remarque>
    • Exemple:
      • Entrez le paiement de la facture du fournisseur ‘Yyy’ pour la facture numéro 558 et pas de remarque
      • CB/SUPP/Yyy/558/
  • Recevoir des recettes journalières en espèces (sans lien avec le journal des recettes) (entrée manuelle)
    • Format de la communication :
      • CB/DRCA/<Entrée Date>/<remarque>
    • Exemple:
      • Entrée en espèces recettes journalières au 15/01/2021 sans remarque
      • CB/DRCA/15.01.2021/
  • Total des recettes journalières (lien avec le journal des recettes) (est automatiquement ajouté au livre de caisse par l’application)
    • Format de la communication :
      • DR/DRIN/<Date recettes journalières>/<description différents modes de paiement>
    • Exemple:
      • 1000 EUR de recettes journalières au 15/01/2021 dont 299,99 EUR Bancontact, 200 EUR Payconiq et 500,01 EUR cash
      • DR/DRIN/15.01.2021/Espèces=500.01/Bancontact=299.99/Payconiq=200
  • Mode de paiement des recettes journalières autre qu’en espèces (lien avec le journal des recettes) (est automatiquement ajouté au livre de caisse par l’application)
      • Format de la communication :
        • DR/DRPM/<Nom mode de paiement>/<date recettes journalières>/
      • Exemple:
        • 1000 EUR de recettes journalières au 15/01/2021 dont 299,99 EUR Bancontact, 200 EUR Payconiq et 500,01 EUR en espèces.
        • DR/DRPM/Bancontact/15.01.2021
        • DR/DRPM/Payconiq/15.01.2021
  • Différence de caisse
    • Format de la communication :
      • CB/DIFF/<remarque>
    • Exemple:
      • Entrez ‘Différence de caisse’ avec la remarque ‘Différence’
      • CB/DIFF/Différence
  • Coût
    • Format de la communication :
      • CB/COST/<remarque>
    • Exemple:
      • Entrez ‘Coût’ avec la remarque ‘Test’
      • CB/COST/Test
  • Retrait Privé
    • Format de la communication :
      • CB/PRTA/<remarque>
    • Exemple:
      • Entrez ‘Retrait Privé’ avec remarque ‘Compte Courant’
      • CB/PRTA/Compte Courant
  • Dépôt privé
    • Format de la communication :
      • CB/PRDE/<remarque>
    • Exemple:
      • Entrez ‘Dépôt privé’ avec remarque ‘Apurer RC’
      • CB/PRDE/Apurer CC
  • Transfert vers banque
    • Format de la communication :
      • CB/CABA/<remarque>
    • Exemple:
      • Entrez ‘Transfert vers banque’ avec remarque ‘Vers KBC’
      • CB/CABA/Vers KBC
  • Types de transactions propres
    • Format de la communication :
      • CB/OWN/<Nom type de transaction>/<remarque>
    • Exemple:
      • Entrez ‘KBC’ avec remarque ‘SLH’
      • CB/OWN/KBC/SLH

 

Adapter la configuration du traitement CODA

Kluwer Adsolut

Sur le site https://wktaaeu.force.com/customers/s/article/Adsolut-Coda-matchen-op-mededeling-F3?language=nl_BEVous trouverez plus d’informations sur la façon d’effectuer une allocation automatique en fonction des communications.

Plus d’informations sur la façon de traiter les fichiers CODA dans Adsolut peuvent être trouvées sur le site https://wktaaeu.force.com/customers/s/article/Inlezen-van-coda-bestanden-in-Adsolut?language=nl_BE of via le document ‘Adsolut Comptabilité – CODA’.

Kluwer Topaccount

Sur le site https://taasupport.wolterskluwer.be/customers/s/article/Handleidingen-topACCOUNT?language=nl_BEvous pouvez trouver des manuels pour Topaccount. Cette page contient une référence aumanuel CODA.

Cela signifie que sous ‘Gérer les communications structurées’, vous pouvez définir au niveau du code NONE comment l’attribution doit être effectuée en fonction de la description dans Topaccount. Il est important que vous mettiez %% devant la valeur.

Un exemple, ci-dessous, où les recettes journalières sont attribués au client 0000154, le mode de paiement Bongo est attribué au compte 405001 et le mode de paiement Bancontact est attribué au compte 405000.

Ne pas afficher entreprise/le journal des recettes/livre de caisse sur l’écran d’aperçu

Si vous ne souhaitez plus voir une certaine entreprise dans la page d’aperçu, c’est possible :

  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Lancer l’application
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes ou Livre de caisse
    • Cliquez sur “Paramètres” en bas
    • Cliquez sur le bouton ‘Entreprise’
    • Cliquez sur le titre ‘Informations sur l’entreprise’
    • Défiler vers le bas. Ici, vous pouvez décocher la case à côté de “Afficher l’entreprise dans l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Menu>Paramètres>Entreprise
    • Décochez la case “Afficher l’entreprise dans l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas

Si vous souhaitez rendre invisible un journal de recettes, c’est également possible :

  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Lancer l’application
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes que vous souhaitez rendre invisible
    • Cliquez sur “Paramètres” en bas
    • Cliquez sur le bouton Journal ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre journal des recettes
    • Cliquez sur le titre “Paramètres du journal”
    • Si vous n’utilisez plus le journal des recettes, il est préférable de cocher la case ‘A une date de fin ?’ et entrez votre date de fin. La date de fin est la date de la dernière entrée. Par ailleurs, l’application ne vous permet pas de sélectionner une date antérieure a votre dernière entrée.
    • Au milieu de l’écran, vous pouvez décocher la case “Afficher le journal sur l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Menu>Paramètres>Livres
    • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté du journal des recettes
    • Remplissez la date de fin si vous n’utilisez plus votre journal des recettes La date de fin est la date de la dernière entrée. Scrada ne vous permet pas de sélectionner une date antérieure à votre dernière entrée.
    • Décochez la case “Afficher le journal sur l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas

Il est aussi possible de rendre un livre de caisse invisible:

  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Lancer l’application
    • Connexion
    • Sélectionnez le livre de caisse que vous souhaitez rendre invisible
    • Cliquez sur “Paramètres” en bas
    • Cliquez sur le bouton Livre de caisse ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre livre de caisse
    • Cliquez sur le titre ‘Paramètres du livre de caisse’
    • En bas de l’écran, vous pouvez décocher la case “Afficher le livre de caisse dans l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Menu>Paramètres>Livres
    • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté du journal des recettes
    • Remplissez la date de fin si vous n’utilisez plas votre journal des recettes La date de fin est la date de la dernière entrée. Scrada ne vous permet pas de sélectionner une date antérieure à votre dernière entrée.
    • Décochez la case “Afficher le journal sur l’écran d’aperçu”.
    • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas

Envoyer un relevé électronique (CODA) de la caisse au comptable (automatique/manuel)

Chaque nuit, le système génère automatiquement les relevés électroniques (CODA) des livres de caisse. Un fichier CODA des transactions de caisse est créé chaque jour, semaine ou mois selon le paramétrage au niveau du livre de caisse.

Vous trouverez plus d’informations sur les intégrations sur la page intégration.

Si vous souhaitez renvoyer à nouveau un relevé électronique après l’intégration, c’est possible. La procédure pour est la suivante :

  • Version mobile (Android/iOS) :
    • Lancer l’application
    • Connexion
    • Sélectionnez livre de caisse
    • Cliquez sur “Historique” en bas
    • Cliquez sur ‘CODA’ en haut
    • Vous verrez une liste des fichiers CODA créés par le système.
    • Si vous cliquez sur “CODA” à côté de l’extrait, vous aurez la possibilité de télécharger ou de transférer le CODA via l’une des intégrations définies. Ce n’est que si une intégration a été configurée (voir plus d’explications ci-dessus) que vous pourrez la sélectionner.
  • Ordinateur (navigateur Web) :
    • Connexion
    • Cliquez sur le bouton ‘Historique’ du livre de caisse dans le tableau de bord
    • Cliquez sur ‘CODA’ en haut
    • Vous verrez une liste des fichiers CODA créés par le système.
    • Si vous cliquez sur les 3 points à côté du bouton ‘CODA’, vous pouvez envoyer le fichier CODA. Ce n’est que si une intégration a été configurée (voir plus d’explications ci-dessus) que vous pourrez la sélectionner.