Les factures des recettes journalières sont automatiquement générées par le système pendant la nuit. Vous n’avez rien à faire pour cela.
Vous pouvez toutefois définir dans les paramètres du journal des recettes quand les factures des recettes journalières doivent être créées. Cela peut être défini par jour, semaine ou mois.
Les factures des recettes journalières créés peuvent être trouvées dans Historique>Factures.

Via intégrations, vous pouvez définir la manière dont les factures des recettes journalières doivent être transmises. Via e-mail, vers Exact Online, …

Le format du numéro de facture et le numéro à utiliser lors de la création automatique des factures des recettes journalières peuvent être définis pour chaque journal des recettes. Lors de la création d’un nouveau journal des recettes, le format par défaut est le prochain numéro de facture et le prochain numéro de facture qui sera utilisé est 1.

Le format et le numéro de facture peuvent être ajustés de manière suivante :

• Version mobile (Android/iOS) :
  • Lancer l’application
  • Connexion
  • Sélectionnez le journal des recettes
  • Cliquez sur “Paramètres” en bas
  • Cliquez sur le bouton Journal ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre journal des recettes
  • Cliquez sur “Paramètres du journal”
  • Faites défiler vers le bas et sélectionnez le champ ‘Format du numéro de facture’ et/ou ‘Numéro de facture suivant’ et ajustez-le comme vous le souhaitez. Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur le format du numéro de facture.
  • Cliquez sur enregistrer en haut à droite.
• Ordinateur (navigateur Web) :
  • Connexion
  • Menu>Paramètres>Livres
  • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté du journal des recettes
  • Sélectionnez le champ ‘Format du numéro de facture’ et/ou ‘Numéro de facture suivant’ et ajustez-le comme vous le souhaitez. Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur le format du numéro de facture.
  • Cliquez sur enregistrer en haut à droite.

Le format du numéro de facture peut utiliser les mots clés suivants :

• {VATYear}: L’année de TVA en 4 chiffres.
• {VATPeriod}: La période TVA. Pour le déclarant trimestriel, il s’agit de la valeur de 1 à 4. Pour le déclarant mensuel, il s’agit de la valeur de 1 à 12.
• {InvoiceNumber}: La valeur du prochain numéro de facture.
• {DateDay}: Jour de la date de facturation
• {DateMonth}: Mois dans la date de facture
• {DateYear}: Année dans la date de facture (4 chiffres)
• {DateShortYear}: Année dans la date de facture (2 chiffres)

La longueur et le rembourrage de la valeur de chaque mot-clé peuvent également être définis. Cela peut être fait de la manière suivante : {::} Le caractère de remplissage par défaut est 0.
Voici des exemples de formats de numéro de facture :

• V1/{InvoiceNumber} : Si le numéro de facture suivant est 15, alors le numéro de facture devient : V1/15
• V1/{InvoiceNumber:5} : Si le numéro de facture suivant est 15, alors le numéro de facture devient : V1/00015
• V1/{InvoiceNumber:5:*}: Si le numéro de facture suivant est 15, le numéro de facture devient : V1/***15
• {VATYear}-{VATPeriod}: Si l’année de TVA est 2020 et que la période de TVA est 3, cela devient : 2020-3
• {VATYear}-{VATPeriod:2}: Si l’année de TVA est 2020 et que la période de TVA est 3, ce sera : 2020-03
• SCRADA-{DateYear}-{DateMonth:2}: Si la date de facturation est le 15/3/2020, ce sera : SCRADA-2020-03
• SCRADA-{DateShortYear}-{DateMonth:2}: Si la date de facturation est le 15/3/2020, ce sera : SCRADA-20-03

Chaque nuit, le système crée automatiquement des factures des recettes journalières à partir des recettes journalières. En fonction du paramétrage au niveau du journal des recettes, une facture des recettes journalières est créée pour les transactions des recettes journalières chaque jour, semaine ou mois.

Vous trouverez plus d’informations sur les intégrations sur la page des intégrations.

Si vous souhaitez renvoyer la facture des recettes journalières vers un autre système après la connexion, cela est possible avec la procédure suivante :

• Version mobile (Android/iOS) :
  • Lancer l’application
  • Connexion
  • Sélectionnez le journal des recettes
  • Cliquez sur “Historique” en bas
  • Cliquez sur ‘Factures’ en haut
  • Vous verrez une liste des factures créées par le système.
  • Si vous cliquez sur “UBL” à côté de l’extrait, vous aurez la possibilité de télécharger ou de transférer l’UBL via l’une des intégrations définies. Ce n’est que si une intégration a été configurée (voir plus d’explications ci-dessus) que vous pourrez la sélectionner.
• Ordinateur (navigateur Web) :
  • Connexion
  • Dans le tableau de bord, vous pouvez cliquer sur le bouton ‘Historique’ d’un journal des recettes
  • Cliquez sur ‘Factures’ en haut
  • Vous verrez une liste des factures créées par le système.
  • Si vous cliquez sur les 3 points à côté du bouton ‘UBL’, vous pourrez transférer l’UBL avec 1 des intégrations définies. Ce n’est que si une intégration a été configurée (voir plus d’explications ci-dessus) que vous pourrez la sélectionner.

Plus d’informations peuvent être trouvées sur la page suivante

Si vous avez déjà un journal des recettes / livre de caisse sur Scrada et que vous souhaitez ajouter un journal / livre supplémentaire, la procédure à suivre est la suivante :

Version mobile (Android/iOS) :

• Lancer l’application
• Connexion
• Sélectionnez le journal des recettes ou Livre de caisse
• Cliquez sur “Paramètres” en bas
• Cliquez sur le bouton ‘Entreprise’
• Faites défiler jusqu’à “Ajouter des journaux / livres”
• Sous Ajouter des journaux / livres, vous pouvez choisir ce que vous souhaitez ajouter. Un nouveau journal des recettes ou livre de caisse.
• Si vous avez déjà un journal des recettes sans livre de caisse et que vous souhaitez maintenant créer un livre de caisse dans lequel le livre de caisse est lié au journal des recettes, veuillez également consulter la rubrique FAQ Lier le livre de caisse au journal des recettes avoir créé le livre de caisse

Ordinateur (navigateur Web) :

• Connexion
• Menu>Paramètres>Journaux/Livres
• Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’ et choisissez si vous souhaitez ajouter un journal des recettes ou un livre de caisse

Dans Scrada, il est possible de saisir à l’avance une longue période de fermeture, par exemple en raison de vacances.
Scrada affichera automatiquement une ligne de réception nulle vers 23h30 tous les jours pendant cette période s’il n’y a pas eu d’autres entrées ce jour-là.

La procédure pour saisir la période de fermeture :

Version mobile (Android/iOS) :

• Lancer l’application Scrada
• Sélectionnez le journal des recettes
• Cliquez sur ‘Autre’ en haut à droite
• Entrez la date de et la date jusqu’au
• Sélectionnez par exemple “Vacances” comme commentaire
• Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’

Ordinateur (navigateur Web) :

• Connexion
• Vous verrez le tableau de bord avec tous les Journaux / Livres
• Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’ du journal des recettes
• Cliquez sur “Autre” en haut
• Entrez la date de et la date jusqu’au
• Sélectionnez par exemple “Vacances” comme commentaire
• Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’

Votre période de clôture saisie est visible en haut de l’écran. Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur la corbeille à côté de la période pour la supprimer et ressaisir la période de fermeture.
Vous pouvez saisir plusieurs périodes de fermeture. Les périodes de fermeture ne peuvent pas se chevaucher.

Si vous souhaitez ajouter un employé à un compte partenaire, veuillez suivre la procédure sur la page Comptable.

Version mobile (Android/iOS) :

Ajouter des utilisateurs supplémentaires à l’entreprise

1. 1. Lancer l’application
   2. Connexion
   3. Cliquez sur votre journal des recettes ou livre de caisse
   4. Cliquez sur ‘Paramètres’ en bas à droite
   5. Cliquez sur le bouton ‘Entreprise’
   6. Sous “Utilisateurs”, vous pouvez voir les utilisateurs actifs de l’entreprise.
   7. Vous pouvez ajouter un utilisateur en cliquant sur le bouton + à côté du titre “Utilisateurs”.
   8. Entrez le nom et l’adresse e-mail de l’utilisateur et indiquez s’il est également autorisé à gérer le fichier. Un administrateur peut accéder au bouton ‘Paramètres’ tandis que les autres utilisateurs pas
   9. Par défaut, tout nouvel utilisateur d’une entreprise n’a accès à aucun livre / journal à moins que l’utilisateur ne soit un administrateur.
   10. Si l’adresse e-mail n’est pas encore connue chez Scrada, un e-mail sera envoyé à l’adresse e-mail saisie, où l’utilisateur a la possibilité de définir son mot de passe. Cet e-mail contient également un lien qui n’est valable que pour un temps limité.

Définir les droits d’utilisateur sur le journal des recettes / le livre de caisse

1. 1. Accédez aux paramètres du journal des recettes / livre de caisse (Démarrez l’application >Connexion >sélectionnez le journal/livre >cliquez sur les paramètres en bas à droite >cliquez sur le bouton du journal des recettes / livre de caisse)
      • Vous devez avoir sélectionné le bon journal / livre sur la fenêtre d’aperçu pour pouvoir régler les paramètres de ce journal / livre.
   2. Une liste des utilisateurs s’affiche avec leurs droits
   3. Cliquez sur l’utilisateur
   4. Les droits que l’utilisateur a dans le livre sont affichés et peuvent être ajustés.
   5. Si l’utilisateur souhaite recevoir un e-mail s’il manque des entrées dans le journal des recettes, cela peut également être défini dans le journal des recettes.
   6. Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
   7. Si le fichier comporte plusieurs livres, il faut répéter cette opération pour les différents livres

Ordinateur (navigateur Web) :

Ajouter des utilisateurs supplémentaires à l’entreprise

1. Connexion
2. Menu>Paramètres>Utilisateurs
3. Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’
4. Entrez le nom et l’adresse e-mail de l’utilisateur et indiquez s’il est également autorisé à gérer le fichier. Un administrateur peut accéder à Menu>Paramètres, les autres utilisateurs pas
5. Si le nouvel utilisateur n’est pas un administrateur, vous devez indiquer ce que l’utilisateur est autorisé à faire dans chaque journal / livre
6. Il est également possible de définir si l’utilisateur souhaite recevoir un e-mail s’il manque des entrées dans le journal des recettes
7. Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas
8. Si l’utilisateur n’est pas connu dans Scrada, le nouvel utilisateur recevra un e-mail d’activation. Celui-ci contient un lien qui n’est valable que 24 heures.

Définir les droits d’utilisateur sur le journal des recettes / le livre de caisse

1. 1. Connexion
   2. Menu>Paramètres>Utilisateurs
   3. Vous voyez un aperçu de tous les utilisateurs et ce que les utilisateurs sont autorisés à faire dans un journal / livre.
   4. En cliquant sur le bouton “Modifier” à côté de l’utilisateur, vous pouvez modifier les droits de cet utilisateur au sein de cette entreprise.

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles vous souhaitez ajuster les recettes :

• Double entrée
• Mauvais montant (trop ou trop peu) entré
• Une facture a été créée pour les recettes qui ont déjà été enregistrés dans le journal des recettes
• Mode de paiement saisi incorrect :
  • Vous devez entrer des recettes de 0 EUR dans Scrada et pour les modes de paiement, vous devez entrer un montant négatif/positif pour le mode de paiement où vous avez entré trop/trop peu.

Ces changements sont possibles via la procédure suivante :

• Version mobile (Android/iOS) :
  • Connexion
  • Sélectionnez le journal des recettes
  • Dans l’écran de saisie, vous pouvez cliquer en haut sur ‘Correction’
  • Sélectionnez la date d’inscription dans le champ ‘Date’. Ceci n’est pas la date que vous souhaitez corriger. Il s’agit de la date de votre dernière entrée ou du dernier jour d’entrée + 1
  • Vous devez saisir un montant négatif avec le pourcentage de TVA correct si les recettes doivent être réduites. Si des recettes doivent être ajoutés sur une ancienne date, vous devez entrer un montant positif.
  • Vous devez sélectionner la date à laquelle la correction s’applique dans le champ ‘Date de correction’.
  • Si vous avez dû rectifier des recettes en raison de la préparation d’une facture, entrez le numéro de facture de la facture que vous avez établie dans le champ ‘Numéro de facture’.
  • Indiquez pourquoi vous souhaitez faire une correction dans les commentaires,
  • Cliquez sur le bouton ajouter pour enregistrer la correction des recettes
• Ordinateur (navigateur Web) :
  • Connexion
  • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’ du journal des recettes dans le tableau de bord
  • Cliquez sur ‘Correction’ en haut
  • Sélectionnez la date d’inscription dans le champ ‘Date’ Ce n’est pas la date que vous souhaitez corriger. Il s’agit de la date de votre dernière entrée ou du dernier jour d’entrée + 1
  • Vous devez saisir un montant négatif avec le pourcentage de TVA correct si les recettes doivent être réduites, Si des reçus doivent être ajoutés à partir d’une ancienne date, vous devez entrer un montant positif.
  • Dans le champ ‘Date de correction’, vous devez sélectionner la date à laquelle la correction s’applique.
  • Si vous avez dû rectifier des recettes en raison de la préparation d’une facture, saisissez le numéro de facture de la facture que vous avez établie dans le champ ‘Numéro de facture’.
  • Indiquez pourquoi vous souhaitez faire une correction dans les commentaires,
  • Cliquez sur le bouton ajouter pour enregistrer la correction des recettes journalières

Quelques exemples:

• Un client passe le 5/2/2021 pour recevoir une facture d’un ticket de caisse (106 EUR TTC (6%) et 242 EUR TTC (21%)) daté du 15/1/2021 :
  • Vous créez une facture avec le numéro 425
  • Inscription dans Scrada :
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes
    • Sélectionnez correction en haut
    • Remplissez les données :
      • Date: 5/2/2021
      • Total TVA 6%: -106
      • Total TVA 21%: -242
      • Date de correction: 15/1/2021
      • Numéro de facture: 425
      • Remarque: <Nom client>
    • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’
• Vous constatez le 5/2/2021 que vous avez enregistré 100 EUR de trop de recettes journalières 21% à la date du 31/1/2021.
  • Inscription dans Scrada :
    • • Connexion
      • Sélectionnez le journal des recettes
      • Sélectionnez correction en haut
      • Remplissez les données :
        • Date: 5/2/2021
        • Total TVA 21%: -100
        • Date de correction: 31/1/2021
        • Remarque : <raison de l’erreur comme par exemple un faux comptage>
      • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’
• Vous constatez le 5/2/2021 que vous avez enregistré 200 EUR trop peu en recettes journalières 6% à la date du 29/1/2021.
  • Inscription dans Scrada :
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes
    • Sélectionnez la correction en haut
    • Remplissez les données :
      • Date: 5/2/2021
      • Total TVA 6%: 200
      • Date de correction: 29/1/2021
      • Remarque: <raison de l’erreur comme par exemple un faux comptage>
    • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’
• Vous vous rendez compte le 5/2/2021 que vous avez enregistré 50 EUR sous le mode de paiement bancontact des recettes journalières que vous avez enregistrés à la date du29/1/2021alors que cela devait être en espèces.
  • Inscription dans Scrada :
    • Connexion
    • Sélectionnez le journal des recettes
    • Sélectionnez la correction en haut
    • Remplissez la page de détails 1 :
      • Date: 5/2/2021
      • Total TVA 21%: 0
      • Date de correction: 29/1/2021
      • Remarque: <raison de l’erreur>
      • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’
    • Remplissez les détails page 2 :
      • Bancontact: -50
      • Cash: 50
      • Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’

Si vous ne souhaitez plus voir une certaine entreprise dans la page d’aperçu, c’est possible :

• Version mobile (Android/iOS) :
  • Lancer l’application
  • Connexion
  • Sélectionnez le journal des recettes ou Livre de caisse
  • Cliquez sur “Paramètres” en bas
  • Cliquez sur le bouton ‘Entreprise’
  • Cliquez sur le titre ‘Informations sur l’entreprise’
  • Défiler vers le bas. Ici, vous pouvez décocher la case à côté de “Afficher l’entreprise dans l’écran d’aperçu”.
  • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
• Ordinateur (navigateur Web) :
  • Connexion
  • Menu>Paramètres>Entreprise
  • Décochez la case “Afficher l’entreprise dans l’écran d’aperçu”.
  • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas

Si vous souhaitez rendre invisible un journal de recettes, c’est également possible :

• Version mobile (Android/iOS) :
  • Lancer l’application
  • Connexion
  • Sélectionnez le journal des recettes que vous souhaitez rendre invisible
  • Cliquez sur “Paramètres” en bas
  • Cliquez sur le bouton Journal ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre journal des recettes
  • Cliquez sur le titre “Paramètres du journal”
  • Si vous n’utilisez plus le journal des recettes, il est préférable de cocher la case ‘A une date de fin ?’ et entrez votre date de fin. La date de fin est la date de la dernière entrée. Par ailleurs, l’application ne vous permet pas de sélectionner une date antérieure a votre dernière entrée.
  • Au milieu de l’écran, vous pouvez décocher la case “Afficher le journal sur l’écran d’aperçu”.
  • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
• Ordinateur (navigateur Web) :
  • Connexion
  • Menu>Paramètres>Livres
  • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté du journal des recettes
  • Remplissez la date de fin si vous n’utilisez plus votre journal des recettes La date de fin est la date de la dernière entrée. Scrada ne vous permet pas de sélectionner une date antérieure à votre dernière entrée.
  • Décochez la case “Afficher le journal sur l’écran d’aperçu”.
  • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas

Il est aussi possible de rendre un livre de caisse invisible:

• Version mobile (Android/iOS) :
  • Lancer l’application
  • Connexion
  • Sélectionnez le livre de caisse que vous souhaitez rendre invisible
  • Cliquez sur “Paramètres” en bas
  • Cliquez sur le bouton Livre de caisse ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre livre de caisse
  • Cliquez sur le titre ‘Paramètres du livre de caisse’
  • En bas de l’écran, vous pouvez décocher la case “Afficher le livre de caisse dans l’écran d’aperçu”.
  • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
• Ordinateur (navigateur Web) :
  • Connexion
  • Menu>Paramètres>Livres
  • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté du journal des recettes
  • Remplissez la date de fin si vous n’utilisez plas votre journal des recettes La date de fin est la date de la dernière entrée. Scrada ne vous permet pas de sélectionner une date antérieure à votre dernière entrée.
  • Décochez la case “Afficher le journal sur l’écran d’aperçu”.
  • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas

Un utilisateur peut configurer, par journal des recettes, pour recevoir une notification par e-mail si des lignes des recettes journalières sont manquantes.
Cela peut être ajusté de la manière suivante:

• Version mobile (Android/iOS) :
  • Lancer l’application
  • Connexion
  • Sélectionnez le journal des recettes
  • Cliquez sur “Paramètres” en bas
  • Cliquez sur le bouton Journal ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre journal des recettes
  • Faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez “Utilisateurs”
  • Cliquez sur l’utilisateur
  • Activer ou désactiver l’indicateur “Recevoir un e-mail lorsqu’il manque des lignes”
  • Cliquez sur enregistrer en haut à droite
• Ordinateur (navigateur Web) :
  • Connexion
  • Menu>Paramètres>Utilisateurs
  • Cliquez sur le bouton “Modifier” à côté de l’utilisateur
  • Activer ou désactiver l’indicateur “Recevoir un e-mail lorsqu’il manque des lignes”
  • Cliquez sur enregistrer en bas