Qu’est-ce que Billit?

Billit est une plateforme de facturation en ligne pour entrepreneurs et experts-comptables qui propose un accompagnement depuis la rédaction d’un devis jusqu’à l’envoi de votre facture par email, courrier ou en digital (UBL) via le réseau Peppol.

En plus des factures de vente, les factures d’achat peuvent également être suivies dans Billit et transmises à votre comptable.

La connexion avec les banques vous donne un aperçu des factures impayées dans Billit.

Connexion avec Billit

Remarque : Vous devez définir par livre s’il doit être transmis à Billit. Par défaut après la connexion rien n’est transmis à Billit !

Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur la configuration du lien et le transfert du premier livre de Scrada vers Billit :

  1. Téléchargez l’application Scrada, inscrivez-vous et connectez-vous
  2. Sélectionnez le journal des recettes ou le livre de caisse
    ou
  3. Cliquez sur paramètres en bas à droite
    ou
  4. Cliquez sur Journal ‘xxx’ ou Livre de caisse ‘xxx’; xxx est le nom du journal des recettes ou du livre de caisse
    ou
  5. Allez dans la section ‘Envoyer factures’ ou ‘Envoyer CODA’ et cliquez sur ‘Ne pas envoyé à Billit’
    ou
  6. Appuyez sur le bouton “Connecter avec Billit”
  7. Connectez-vous dans Billit
  8. Sélectionnez l’entreprise et appuyez sur ACCEPTER
  9. Après approbation, vous serez averti que la connexion est terminé et vous pourrez fermer l’écran

    Le lien est maintenant actif pour cette entreprise, mais il n’a pas encore été défini quel livre (UBL ou CODA) doit être transmis à Billit.
  10. La case à cocher ‘Envoyer les factures créées vers Billit’ ou ‘Envoyer les CODA créées vers Billit’ doit être cochée et cliquer sur Enregistrer en haut à droite
    ou
  11. Si vous souhaitez également envoyer les données d’un autre livre vers Billit, retournez à la page d’aperçu et sélectionnez l’autre livre
    ou
  12. Cliquez sur paramètres en bas à droite
    ou
  13. Cliquez sur Livre de caisse ‘xxx’ ou Journal ‘xxx’; xxx est le nom du livre ou du journal des recettes
    ou
  14. Allez dans la section ‘Transférer CODA’ ou ‘Transférer factures’ et cliquez sur ‘Ne pas envoyé vers Billit’
    ou
  15. La case à cocher, que CODA ou les factures doivent être envoyés vers Billit, doit être cochée et vous devez cliquer sur Enregistrer en haut à droite.
    ou
  16. Si vous souhaitez envoyer des livres vers Billit, retournez au point 11
  1. Inscrivez-vous et connectez-vous
  2. Cliquez sur ‘Paramètres>Integrations’ dans le menu (si vous ne voyez pas de menu, vous devez cliquer sur les 3 barres derrière le logo Scrada)
  3. Appuyez sur le bouton ‘Activer’ dans Billit
  4. Appuyez sur “Connecter avec Billit”
  5. Connectez-vous dans Billit
  6. Sélectionnez l’entreprise et appuyez sur ACCEPTER
  7. Après approbation, vous pouvez sélectionner le jour où les journaux des recettes et/ou les livres de caisse doivent être envoyés vers Billit.
  8. Après avoir sélectionné les livres, cliquez sur “Enregistrer” en bas

Plusieurs Journaux des recettes

Si vous avez plusieurs journaux des recettes dans Scrada, vous devez ajuster le numéro de facture par défaut des factures de recettes journalières dans Scrada. Le numéro de facture doit être unique dans Billit.

Par exemple, si vous avez un journal des recettes Gand et Bruxelles, vous pouvez paramétrer le numéro de facture des 2 journaux de la manière suivante:

  • Gand: G-{InvoiceNumber:5}
    • De cette façon, le numéro de facture sera G-00001 par exemple
  • Bruxelles: B-{InvoiceNumber:5}
    • De cette façon, le numéro de facture sera B-00001 par exemple

Vous trouverez ci-dessous une description de comment configurer cela dans Scrada:

  • Connectez-vous dans Scrada
  • Sélectionner le journal des recettes 1
  • Cliquez sur Paramètres en bas
  • Cliquez sur le bouton ‘Journal des recettes xxx’
  • Cliquez sur Paramètres du journal des recettes
  • Dans ‘Nom de facture client’, entrez le nom du journal des recettes. De cette façon, ils seront mis sous des clients différents dans Billit
  • Dans ‘Format du numéro de facture’, vous entrez un préfixe pour cet établissement suivi de {InvoiceNumber:4} Par exemple: B-{InvoiceNumber:4}. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre rubrique FAQ.
  • Cliquez sur enregistrer en haut
  • Vous devez suivre ces étapes pour tous vos journaux des recettes.
  • Connectez-vous dans Scrada
  • Menu>Paramètres>Livres
  • Cliquez sur “Modifier” sur le journal des recettes 1
  • Dans ‘Nom de facture client’, entrez le nom du journal des recettes. De cette façon, ils seront mis sous des clients différents dans Billit
  • Dans ‘Format du numéro de facture’, vous entrez un préfixe pour cet établissement suivi de {InvoiceNumber:4} Par exemple: B-{InvoiceNumber:4}. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre rubrique FAQ.
  • Cliquez sur ‘Enregistrer’
  • Cliquez sur ‘Retour’
  • Effectuez également les étapes ci-dessus pour les autres journaux des recettes

Données dans Billit

Par défaut, les recettes journalières et les transactions de caisse sont automatiquement envoyés par Scrada vers Billit une fois par mois. Si vous le souhaitez chaque semaine ou chaque jour, vous pouvez l’ajuster dans les paramètres du livre dans Scrada. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre rubrique FAQ.

Recettes journalières

Les recettes journalières sont envoyées vers Billit en tant que facture de vente. Cette facture de vente est automatiquement définie comme étant payée en Billit et le numéro commence toujours par SCRADA-DR- suivi du numéro de facture.

Si un « Code de facturation client » a été saisi dans Scrada dans les paramètres du journal des recettes journalières, Scrada recherchera si un client existe dans Billit avec ce code. Sinon, un client sera créé dans Billit avec ce code.
Si aucun ‘Code de facturation client’ n’a été saisi, mais que le ‘Nom de facture client’ a été saisi, Billit recherchera si un client avec ce nom existe. Si le client n’existe pas, il sera créé dans Billit par Scrada

La facture de vente dans Billit contient les informations détaillées des recettes journalières en pièce jointe.

Livre de caisse

Après avoir transmis les premières transactions de caisse par Scrada vers Billit, le solde de la caisse est affiché dans le tableau de bord de Billit.

Certaines transactions de paiement peuvent être automatiquement classées comme traitées dans Billit. Scrada utilise un code distinct pour chaque type de transaction de caisse. Vous trouverez plus d’informations sur ces codes dans notre rubrique FAQ.

Si un livre de caisse est envoyés vers Billit et que vous souhaitez que les éléments suivant tels que les recettes journalières (DR/DRIN/), les paiements des recettes journalières (DR/DRPM/), banque vers caisse (CB/BACA/), caisse vers banque (CB /CABA/), retrait privé (CB/PRTA/) et paiement privé (CB/PRDE) soient classés comme déjà traités, alors veuillez faire le choses suivantes dans Billit :

  • Allez dans Paramètres>Générals dans Billit et cliquez sur ‘Montrez Avancé’
  • Allez dans ‘Contrôle des paiements’ et dans le champ ‘Traiter automatiquement le paiement par clé’ entrez les codes des différents types d’opérations de caisse (qui doivent avoir le status traitées) séparés par une virgule. Exemple:
    DR/DRIN/,DR/DRPM/,CB/BACA/,CB/CABA/,CB/PRTA/,CB/PRDE/

Comptabilité

Recettes journalières

Billit enverra les recettes journalières vers la comptabilité si celle-ci sont liées dans Billit. Vous trouverez plus d’informations sur les programmes de comptabilité avec lesquels Billit est connecté sur le lien suivant.

Caisse

Les programmes de comptabilité qui ont une connexion avec Billit via ‘billsync‘ (programmes de comptabilité locaux tels que Adsolut, Accowin, Wings, …) reçoivent les fichiers CODA de la caisse sur leur système local et reçoivent aussi les UBL des factures.

Avec les autres programmes de comptabilité (Exact Online, Yuki, Octopus, …) vous devez définir dans Scrada qu’en plus de Billit, les CODA soient également transmis vers ces programmes de comptabilité. Vous trouverez plus d’informations sur la connexion de Scrada avec ces programmes sur ce lien.