Préparations dans Octopus

Avant qu’un livre de caisse puisse être transmis de Scrada vers Octopus, le numéro IBAN du livre de caisse de Scrada doit d’abord être saisi dans Octopus.

Plus d’informations sur où trouver le numéro IBAN de votre livre de caisse sont décrites dans la rubrique FAQ.

Vous pouvez entrer le numéro IBAN de la caisse dans Octopus en allant sur le menu>Gestion>journaux, séléctionnez le livre de caisse et l’onglet ‘Coordonnées bancaires’.

Connectez le journal des recettes / livre de caisse avec Octopus

Attention : Vous devez définir par livre s’il doit être transmis à Octopus. Par défaut, rien n’est transmis à Octopus après la connexion !

Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur la configuration de la connexion et le transfert du premier livre de Scrada vers Octopus:

  1. Téléchargez l’application Scrada, inscrivez-vous et connectez-vous
  2. Sélectionnez le journal des recettes ou le livre de caisse
  3. Cliquez sur paramètres en bas à droite
  4. Cliquez sur Journal des recettes ‘xxx’ ou Livre de caisse ‘xxx’; xxx est le nom du journal ou livre sélectionné
  5. Allez dans la section ‘Envoyer les factures’ ou ‘Envoyer les CODA’ et cliquez sur ‘Ne pas envoyé vers Octopus’
  6. Appuyez sur le bouton “Connectez avec Octopus”
  7. Se connecter à Octopus
  8. Sélectionnez l’entreprise et appuyez sur Connecter
  9. Après approbation, vous serez averti que la connexion est terminé et vous pourrez fermer l’écran
    Le lien est maintenant actif pour cette entreprise, mais il n’a pas encore été défini quel livre doit être transmis vers Octopus.
  10. La case ‘Envoyer les factures créées vers Octopus’ ou ‘Transférer les CODA créées vers Octopus’ doit être cochée et cliquer ensuite sur Enregistrer en haut à droite
  11. Si vous souhaitez également envoyer les données d’un autre livre (livre de caisse ou journal des recettes) vers Octopus, retournez sur la page de présentation et sélectionnez l’autre livre
  12. Cliquez sur paramètres en bas à droite
  13. Cliquez sur Journal des recettes ‘xxx’ ou Livre de caisse ‘xxx’; xxx est le nom du journal ou livre sélectionné
  14. Allez dans la section ‘Envoyer les factures’ ou ‘Envoyer les CODA’ et cliquez sur ‘Ne pas envoyé vers Octopus’
  15. La case à cocher, que les factures/CODA doivent être transmises à Octopus, doit être cochée et en haut à droite, vous devez cliquer sur Enregistrer.
  16. Si vous souhaitez envoyer des livres vers Octopus, retournez au point 11

  1. Connectez-vous dans Scrada
  2. Menu>Paramètres>Intégrations
  3. Cliquez sur ‘Activer’ à l’intégration ‘Octopus’
  4. Cliquez sur “Connecter avec Octopus”
  5. Se connecter à Octopus
  6. Sélectionnez l’entreprise et appuyez sur Connecter
  7. Sélectionnez les livres à envoyer vers Octopus
  8. Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas

Données dans Octopus

Par défaut, les recettes et les transactions de caisse sont automatiquement envoyées par Scrada vers Octopus une fois par mois. Si vous le souhaitez chaque semaine ou chaque jour, vous pouvez l’ajuster dans les paramètres du livre dans Scrada. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre rubrique FAQ.

Recettes journalières

Les recettes journalières sont envoyées vers Octopus sous forme de facture de vente. Ce document se trouve dans Octopus dans Document Import Viewer.

La facture de vente dans Octopus contient les informations détaillées des recettes journalières en pièce jointe.

Livre de caisse

Le journal de caisse d’Octopus utilise une numérotation basée sur la date et non basée sur un numéro de relevé. Vous trouverez donc l’exemplaire 10 daté du 5 janvier 2021 de Scrada dans Octopus sous le numéro 20210105.