Préparations dans Octopus

Avant qu’un livre de caisse Srada puisse être transmis vers Octopus, le numéro IBAN du livre de caisse doit d’abord être inscrit dans Octopus.

Veuillez consulter la rubrique FAQ pour trouver le numéro IBAN de votre livre de caisse Scrada.

Vous pouvez entrer le numéro IBAN de la caisse dans Octopus en allant sur le menu>Gestion>journaux, séléctionnez le livre de caisse et l’onglet ‘Coordonnées bancaires’.

Connectez le journal des recettes / livre de caisse avec Octopus

Attention : Vous devez choisir par livre / journal si celui-ci doit être envoyé vers Octopus. Par défaut, rien n’est envoyé vers Octopus après la connexion !

Vous trouverez, ci-dessous, plus d’info sur la configuration de la connexion et l’envoi du premier livre ou journal Scrada vers Octopus:

  1. Connectez-vous à Scrada
  2. Menu>Paramètres>Intégrations
  3. Cliquez sur ‘Activer’ pour l’intégration ‘Octopus’
  4. Cliquez sur “Connecter Octopus”
  5. Connectez-vous à Octopus
  6. Sélectionnez l’entreprise et appuyez sur ‘Connecter’
  7. Sélectionnez les livres à envoyés vers Octopus. Pour les journal des recettes, vous pouvez choisir si celui-ci doit être transmis au visualiseur (import viewer) de documents d’Octopus ou s’il peut être affiché directement. Vous devez également remplir les informations suivantes si vous souhaitez que les données soit comptabiliser directement.
    • Journal des Recettes
      • Utilisez le numéro de facture des recettes de Scrada ou utilisez le prochain numéro disponible dans Octopus. Utiliser le numéro de facture des recettes de Scrada a pour avantage d’éviter les doublons dans le système, mais l’inconvénient est que le numéro doit être correct. Si le numéro de facture suivant disponible dans Octopus est le numéro 15 et que Scrada envoi le numéro de facture des recettes 17, celle-ci sera rejetée par Octopus.
      • Dans quel journal des ventes le journal des recettes doit être enregistré
      • Quel client dans Octopus doit être utilisé comme client journal des recettes
      • Sélectionnez le bon code TVA dans Octopus pour chaque catégorie de TVA et affectez un “centre de frais” si nécessaire. Les compte généraux doivent être remplis, mais ils ne peuvent pas être remplis sur la page d’intégration Octopus. Ceci doit se faire dans les paramètres de la catégorie de TVA (menu>paramètres>livres>modifier le journal des recettes>onglet Catégories de TVA
    • Factures de ventes externes :
      • Si des factures de vente externes sont envoyées (par le système de caisse ou le site e-commerce), vous pouvez choisir si elles doivent être importées dans le visualiseur de documents ou si elles peuvent être comptabilisées directement.
      • Pour la comptabilisation directe, vous devez d’abord créer un livre dans Scrada pour chaque code de journal de facture de vente externe. Cela peut être fait dans menu>Paramètres>livres/journal>Nouveau journal de factures de vente externe. Avec ce nouveau livre, vous pouvez également définir le comptes généraux par code TVA qui doivent être utilisés pour la comptabilisation dans Octopus.
        Vous devez ajouter une ligne par pays et par pourcentage de TVA si vous avez des factures de vente OSS (One stop shop / Guichet unique).
      • Après avoir créé le livre externe, retournez vers l’intégration Octopus et vous sélectionnez le code TVA Octopus pour le livre externe et éventuellement définissez le centre de frais.
  8. Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas de l’écran

Données dans Octopus

Les recettes et la caisse sont automatiquement envoyées par Scrada vers Octopus une fois par mois par défaut. Vous pouvez changer la fréquence à chaque jour ou semaine dans les paramètres du livre dans Scrada. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet sur notre page FAQ.

Le Journal des Recettes

Les recettes journalières sont envoyées vers Octopus sous forme de facture de vente. Ce document se trouve dans Octopus dans le visualiseur de documents (Document Import Viewer).

La facture de vente envoyée vers Octopus contient, en pièce jointe, les informations détaillées sur les recettes.

Livre de caisse

Le journal de caisse dans Octopus utilise une numérotation basée sur la date et pas sur un numéro de relevé bancaire. Vous trouverez donc le relevé de Scrada “10” daté du 5 janvier 2021 dans Octopus sous le numéro 20210105.