Le journal des recettes ou le livre de caisse peut être enregistré directement dans une administration dans Yuki. Cela nécessite un ID administration et une clé API de Yuki.

Créer une clé API dans Yuki

Pour pouvoir connecter Scrada à Yuki, une clé API doit être créée pour l’administration.

Un utilisateur ayant le rôle de gestionnaire/direction ou d’employé de back office peut générer une clé API dans un domaine Yuki. Pour cela, accédez à Paramètres et cliquez sous Intégrations sur Services Web.

En haut à gauche vous pouvez cliquer sur le bouton ajouter pour créer une nouvelle clé API

Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez créer une clé API de domaine. Laissez le Type sur “Administration” afin que l’ID administration soit également visible.

Il est préférable de laisser les droits/autorisations sur “Tous les services Web”.

Sur remarque, vous pouvez écrire Scrada afin que vous sachiez plus tard que cette clé API est pour Scrada.

Ensuite, si vous cliquez sur Enregistrer, vous verrez la clé API nouvellement créée avec l’ID administration correspondant.

Attention:

  • Si vous souhaitez connecter plusieurs administrations, vous devez créer plusieurs clés API.
  • N’échangez pas les codes, sinon la connexion ne fonctionnera plus.

Plus d’informations peuvent également être trouvées sur le site Web de Yuki: https://support.yuki.be/fr/support/solutions/articles/80000787687-comment-mettre-en-place-une-connexion-

Régler Scrada

Connecter le journal des recettes ou le livre de caisse Scrada à Yuki :

  • Lancer l’application Scrada
  • Connexion
  • Sélectionnez le journal des recettes ou le livre de caisse
  • Cliquez sur “Paramètres” en bas
  • Cliquez sur le bouton Journal ‘xxxx’; xxxx est le nom de votre journal des recettes ou de votre livre de caisse
  • Cliquez sur “Ne sera pas envoyé à Yuki”.
  • Ici, vous pouvez définir à quelle administration de Yuki les factures (facture interne des recettes journalières) ou CODA (relevé numérique du livre de caisse) doivent être envoyées.
    • Après avoir coché la case ‘Envoyer les factures créées à Yuki’ ou ‘Envoyer les fichiers CODA créés à Yuki’, vous pouvez entrer l’ID administration et la clé API
    • Entrez l’ID administration et la clé API. Voir ci-dessus comment les trouver ou les créer dans Yuki.
  • Cliquez sur enregistrer en haut à droite.
  • Connectez-vous à Scrada
  • Menu>Paramètres>Intégrations
  • Cliquez sur le bouton ‘Activer’ dans l’intégration Yuki .
  • Entrez l’ID administration et la clé API. Voir ci-dessus comment les trouver ou les créer dans Yuki.
  • Indiquez quels livres doivent être envoyés vers Yuki
  • Cliquez sur ‘Enregistrer’ en bas

Attention:

  • L’ID administration et la clé API sont les mêmes pour tous les journaux des recettes et livres de caisse d’une entreprise. Si vous avez plusieurs entreprises, chaque entreprise doit avoir sa propre ID administration et sa propre clé API.
  • N’oubliez pas de cocher la case pour les autres livres également. Il doit être défini par livre s’il doit être envoyé vers Yuki ou pas !

Recettes journalières reçues (UBL) dans Yuki

Scrada établit une facture UBL des recettes journalières et l’envoie à Yuki. Vous pouvez choisir de le faire quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Attention: les dossiers créés à partir du 01/01/2021 dans Yuki suivent un nouveau modèle de tarification qui n’inclut qu’un nombre limité de factures UBL par mois. Pour les fichiers qui ont un forfait Small, Medium ou Large, nous vous recommandons d’envoyer les recettes journalières vers Yuki qu’une fois par mois et non quotidiennement, car sinon le nombre de factures incluses par mois sera dépassé trop rapidement et vous recevrez des frais supplémentaires dans Yuki

Les factures avec un montant total de 0 EUR ne sont pas traitées par Yuki par défaut et doivent être traitées manuellement dans Yuki. Cela peut être le cas s’il n’y a pas eu de recettes journalières pour la période transmise. Par exemple, si l’envoi se fait quotidiennement, une facture avec un montant de 0 EUR sera envoyée les jours de fermeture. Par défaut, Scrada n’enverra pas les factures avec un montant total de 0 EUR vers Yuki. Veuillez nous contacter si vous souhaitez quand même les recevoir.

Si les recettes journalières contiennent plusieurs pourcentages de TVA, Yuki peut traiter cela comme 1 ligne, provoquant un message d’erreur car la TVA n’est pas correcte. Pour y remédier, vous devrez définir des règles UBL dans le domaine Yuki. Vous pouvez utiliser des critères d’entrée tels que le pourcentage de TVA dans les règles UBL. Vous trouverez plus d’informations sur le site Web de Yuki. https://support.yuki.be/fr/support/solutions/articles/80000786073-param%C3%A8tres-ubl.

Dans le cas du code TVA ‘Exonéré de TVA’ pour les chèques cadeaux par exemple, il est conseillé de remplir également le descriptif pour le faire imputer sur le bon compte général. Ceci est la description que vous voyez sur la facture des recettes journalières de Scrada. Exemple ci-dessous :