En tant que cabinet d’expertise comptable, vous avez la possibilité de configurer entièrement le journal des recettes et/ou le livre de caisse afin qu’ils puissent être utilisés immédiatement par vos clients.

La méthode pour cela est la suivante:

  1. Téléchargez l’application dans l’App Store ou Play Store.
  2. Démarrez l’application et cliquez sur ‘S’inscrire’
    1. Le premier écran “Nouvel utilisateur” s’affiche. Ici, vous pouvez entrer votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone (informations de votre bureau)
    2. Le deuxième écran ‘Nouvelle société’ s’affiche. Ici, vous pouvez saisir le nom d’une entreprise de test ou les coordonnées du premier client pour lequel vous configurez Scrada. Les points importants:
      • Un numéro de TVA valide doit être saisi sinon vous ne pourrez pas continuer.
      • Le type de TVA (trimestre/mois/année) est important car il sert à remplir le journal centralisateur.
    3. Selon que vous ayez choisi le livre de caisse, le journal des recettes ou les deux, vous devrez effectuer des saisies différentes
      • À l’adresse e-mail, vous pouvez définir l’endroit où les factures UBL des recettes journalières doivent être envoyées par e-mail. Idem pour le fichier CODA du livre de caisse. Par défaut, cela se fait une fois par mois. Si vous souhaitez que cela soit fait plus rapidement ou si vous souhaitez une intégration autre que l’e-mail (comme Exact Online), vous pouvez le configurer ultérieurement via les paramètres du livre concerné (voir FAQ et intégrations).
      • Pour un livre de caisse, il est important de saisir correctement le solde de départ avant de comptabiliser la première transaction. Une fois qu’une transaction a été enregistrée, le solde de départ ne peut plus être ajusté
      • Si vous avez opté à la fois pour les recettes journalières et le livre de caisse, il vous sera également demandé de saisir les modes de paiement.
      • Un certain nombre de modes de paiement peuvent être saisies via l’entrée. Si vous souhaitez ajuster cela ultérieurement ou en ajouter d’autres, cela est possible via les paramètres du journal des recettes
    4. Lorsque vous aurez parcouru les différents écrans, un email vous sera envoyé avec un lien. Vous ne pourrez vous connecter à l’application qu’après avoir utilisé le lien. Le lien dans l’e-mail n’est valable que pour un temps limité. Une fois le temps écoulé, vous devrez effectuer à nouveau l’enregistrement.
  3. Après l’enregistrement, vous recevrez un e-mail
    1. Après avoir cliqué sur le lien dans l’e-mail, une page s’affichera où vous pourrez définir votre mot de passe.
    2. Après confirmation, vous pouvez revenir à l’application et vous connecter avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe
  4. Ajouter des livres supplémentaires
    1. Si une entreprise possède plusieurs livres de caisse et/ou journaux des recettes, vous pouvez les ajouter via la procédure ci-dessous
    2. Lancer l’application
    3. Connexion
    4. Cliquez sur votre journal des recettes ou livre de caisse
    5. Cliquez sur ‘Paramètres’ en bas à droite
    6. Cliquez sur le bouton ‘Entreprise’
    7. Dans la section « Ajouter des livres », vous pouvez ajouter un journal des recettes supplémentaire et/ou un livre de caisse.
    8. Un assistant s’affiche et fonctionne de la même manière que lors de l’enregistrement.
  5. Ajouter des utilisateurs supplémentaires à l’entreprise
    1. Lancer l’application
    2. Connexion
    3. Cliquez sur votre journal des recettes ou livre de caisse
    4. Cliquez sur ‘Paramètres’ en bas à droite
    5. Cliquez sur le bouton ‘Entreprise’
    6. Sous “Utilisateurs”, vous pouvez voir les utilisateurs actifs de l’entreprise.
    7. Vous pouvez ajouter un utilisateur en cliquant sur le bouton + à côté du titre “Utilisateurs”.
    8. Entrez le nom et l’adresse e-mail de l’utilisateur et indiquez s’il est également autorisé à gérer le fichier. Un administrateur peut accéder au bouton ‘Paramètres’ tandis que les autres utilisateurs pas
    9. Par défaut, tout nouvel utilisateur d’une entreprise n’a accès à aucun livre / journal à moins que l’utilisateur ne soit un administrateur.
    10. Si l’adresse e-mail n’est pas encore connue dans Scrada, un e-mail sera envoyé à l’adresse e-mail saisie, où l’utilisateur a la possibilité de définir son mot de passe. Cet e-mail contient un lien qui n’est valable que pour un temps limité.
  6. Définir les droits d’utilisateur sur le journal des recettes / le livre de caisse
    1. Accédez aux paramètres du journal des recettes / livre de caisse (Démarrer l’application>Connexion>sélectionnez un livre>cliquez sur les paramètres en bas à droite>cliquez sur le bouton du journal des recettes / livre de caisse)
      • Vous devez avoir sélectionné le bon livre sur la fenêtre d’aperçu pour pouvoir régler les paramètres de ce livre.
    2. Une liste des utilisateurs s’affiche avec leurs droits
    3. Cliquez sur l’utilisateur
    4. Les droits que l’utilisateur a dans le livre sont affichés et peuvent être ajustés.
    5. Si l’utilisateur souhaite recevoir un e-mail si des entrées manquent dans le journal des recettes, cela peut également être défini dans le journal des recettes.
    6. Cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à droite
    7. Si le fichier comporte plusieurs livres, il faut répéter cette opération pour les différents livres
  7. Entreprise supplémentaire
    1. Si vous souhaitez ajouter une entreprise supplémentaire, vous pouvez cliquer sur “Nouvelle entreprise” en bas à gauche de la page d’aperçu (c’est la page que vous voyez après vous être connecté). À peu près le même assistant s’affiche que lors de l’enregistrement. Vous pouvez remplir toutes les données de l’entreprise et les livres que vous souhaitez utiliser.
  8. Facture d’utilisation de Scrada
    1. Les 15 premiers jours de comptabilisation pour une entreprise sont gratuits et par défaut la facture d’utilisation de Scrada est envoyée au client final. Celui-ci recevra une fenêtre popup après 15 jours de comptabilisation avec le message s’il souhaite passer à un abonnement payant. Après confirmation, le client recevra une facture.
    2. Si vous, en tant que comptable, préférez recevoir la facture vous-même plutôt que votre client, vous devez suivre la procédure suivante :
      1. Créer une entreprise comptable
        1. Créez une entreprise avec un livre de caisse et un journal des recettes avec vos propres données (données de l’entreprise comptable). Entrez 01/01/2021 comme date de départ.
        2. Après avoir créé votre propre entreprise, saisissez le 31/3/2021 comme date de fin dans les paramètres du journal des recettes et du livre de caisse. La saisie de cette date de fin est importante !
        3. Envoyez un e-mail à info@scrada.be avec le message ‘adapter l’entreprise x à l’entreprise comptable’.
      2. Ajustez les données de l’entreprise de votre client
        1. Rendez-vous dans les paramètres de l’entreprise de votre client (Démarrer l’application>Connexion>sélectionnez livre>cliquez sur paramètres en bas à droite>cliquez sur le bouton ‘Entreprise’>cliquez sur Informations sur l’entreprise)
        2. En bas de ‘Données de facturation’, vous devez choisir ‘Autre Entreprise’
        3. En bas de “Envoyer la facture à l’entreprise”, vous pouvez sélectionner votre propre entreprise
        4. Cliquez sur enregistrer en haut
      3. Si vous avez d’autres entreprises pour lesquelles vous souhaitez recevoir la facture, vous devez revenir à l’étape 2.
  9. Utilisation
    1. Vous trouverez plus d’informations sur l’utilisation de l’application par l’entrepreneur sur la page d’utilisation.
  1. Allez sur https://my.scrada.be
  2. S’inscrire
    1. Un assistant avec un certain nombre d’étapes s’affiche. En cliquant sur le bouton ‘Suivant’, vous pouvez toujours passer à l’étape suivante. Vous pouvez voir le nombre d’étapes sur le côté gauche
    2. Les champs dont le nom se termine par un * doivent être obligatoirement remplis
    3. Certains champs se terminent par un point d’interrogation (?). Cliquez sur le point d’interrogation pour afficher des informations supplémentaires sur le champ.
    4. Dans un premier temps, les coordonnées de l’utilisateur doivent être saisies, à savoir votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone (informations de votre bureau).
    5. Dans un deuxième temps, les données de l’entreprise doivent être saisies. Il peut s’agir d’une entreprise test ou des données de votre premier client. Points importants:
      • Un numéro de TVA valide doit être saisi sinon vous ne pourrez pas continuer.
      • Le type de TVA (trimestre/mois/année) est important car il sert à remplir le journal centralisateur.
    6. Selon que vous ayez choisi le livre de caisse, le journal des recettes ou les deux, vous devrez effectuer des saisies différentes
      • À l’adresse e-mail, vous pouvez définir l’endroit où les factures UBL des recettes journalières doivent être envoyées par e-mail. Idem pour le fichier CODA du livre de caisse. Par défaut, cela se fait une fois par mois. Si vous souhaitez que cela soit fait plus rapidement ou si vous souhaitez une autre intégration que le courrier électronique (comme Exact Online), vous pouvez le configurer ultérieurement via les paramètres (voir FAQ et intégrations).
      • Pour un livre de caisse, il est important de saisir correctement le solde de départ avant de comptabiliser la première transaction. Une fois qu’une transaction a été enregistrée, le solde de départ ne peut plus être ajusté
      • Si vous avez opté à la fois pour les recettes journalières et le livre de caisse, il vous sera également demandé de saisir les modes de paiement.
      • Un certain nombre de modes de paiement peuvent être saisies via l’entrée. Si vous souhaitez ajuster cela ultérieurement ou en ajouter d’autres, cela est possible via les paramètres du journal des recettes
    7. Lorsque vous aurez terminé les différentes étapes, vous recevrez un e-mail avec un lien pour définir votre mot de passe. Ce n’est qu’après avoir défini le mot de passe que vous pourrez vous connecter sur https://my.scrada.be. Le lien dans l’e-mail n’est valable que pour un temps limité. Une fois le temps écoulé, vous devrez effectuer à nouveau l’enregistrement.
  3. Vous recevrez un e-mail après l’inscription
    1. Après avoir cliqué sur le lien dans l’e-mail, une page s’affichera où vous pourrez définir votre mot de passe.
    2. Après confirmation, vous pouvez vous connecter avec votre adresse e-mail et votre mot de passe sur https://my.scrada.be
  4. Connexion
    1. Allez sur https://my.scrada.be pour vous connecter
    2. Si vous avez plusieurs entreprises, vous devez choisir l’entreprise pour laquelle vous souhaitez travailler après vous être connecté
    3. Le menu est visible sur la gauche. Si vous ne voyez pas le menu, vous pouvez le rendre visible en cliquant sur les 3 barres plates en haut à gauche à côté du logo Scrada.
  5. Livres/Journaux supplémentaires
    1. Si une entreprise a plusieurs livres de caisse et/ou journaux des recettes jounalières, vous pouvez les ajouter après vous être connecté
    2. Dans le menu, cliquez sur Paramètres>Livres
    3. Un bouton “Nouveau” est visible en bas de l’écran avec lequel vous pouvez ajouter des livres supplémentaires.
    4. La création d’un nouveau livre / journal passe par le même assistant que lors de l’inscription
  6. Ajouter des utilisateurs supplémentaires à l’entreprise/ajuster les droits
    1. Dans le menu, cliquez sur Paramètres>Utilisateurs
    2. Vous verrez maintenant une liste de tous les utilisateurs associés à cette entreprise et ce que les utilisateurs sont autorisés à faire dans chaque livre / journal
    3. En cliquant sur le bouton “Modifier” à côté d’un utilisateur, vous pouvez modifier les droits au sein de cette société.
    4. Via le bouton “Nouveau”, vous pouvez ajouter des utilisateurs supplémentaires et définir ce qu’ils sont autorisés à faire dans les livres/journaux.
    5. Un administrateur peut accéder au bouton ‘Paramètres’, les autres utilisateurs pas
    6. Par défaut, tout nouvel utilisateur d’une entreprise n’a accès à aucun livre / journal à moins que l’utilisateur ne soit un administrateur.
    7. Si l’adresse e-mail n’est pas encore connue dans Scrada, un e-mail sera envoyé à l’adresse e-mail saisie, où l’utilisateur a la possibilité de définir son mot de passe. Cet e-mail contient un lien qui n’est valable que pour un temps limité.
  7. Entreprise supplémentaire
    1. Une entreprise supplémentaire peut être ajoutée via l’écran « Sélectionner une entreprise ». En haut au milieu, vous verrez le nom de l’entreprise active avec une loupe à côté. En cliquant sur le nom de l’entreprise, vous pouvez ouvrir l’écran ‘Sélectionner une entreprise’.
    2. Dans l’écran “Sélectionner une entreprise”, vous pouvez cliquer sur le bouton “Nouvelle entreprise” en bas. À peu près le même assistant s’affiche que lors de l’enregistrement. Vous pouvez remplir tous les détails de l’entreprise et les livres / journaux que vous souhaitez utiliser.
  8. Facture d’utilisation de Scrada
    1. Les 15 premiers jours de comptabilisation pour une entreprise sont gratuits et par défaut la facture d’utilisation de Scrada est envoyée au client final. Celui-ci recevra une fenêtre popup après 15 jours de comptabilisation avec le message s’il souhaite passer à un abonnement payant. Après confirmation, le client recevra une facture.
    2. Si vous, en tant que comptable, préférez recevoir la facture vous-même plutôt que votre client, vous devez suivre la procédure suivante :
      1. Créer une entreprise comptable
        1. Créez une entreprise avec un livre de caisse et un journal des recettes avec vos propres données (données de l’entreprise comptable). Entrez 01/01/2021 comme date de départ.
        2. Après avoir créé votre propre entreprise, saisissez le 31/3/2021 comme date de fin dans les paramètres du journal des recettes et du livre de caisse. La saisie de cette date de fin est importante !
        3. Envoyez un e-mail à info@scrada.be avec le message ‘changer entreprise xxx vers entreprise comptable’.
      2. Ajustez les données de l’entreprise de votre client
        1. Sélectionnez l’entreprise de votre client
        2. Dans le menu allez dans Paramètres>Entreprise
        3. En bas de ‘Données de facturation’, vous devez choisir ‘Autre Entreprise’
        4. En bas de “Envoyer la facture à l’entreprise”, vous pouvez sélectionner votre propre entreprise
        5. Cliquez sur enregistrer en haut
      3. Si vous avez d’autres entreprises pour lesquelles vous souhaitez recevoir la facture, vous devez revenir à l’étape 2.
  9. Utilisation
    1. Plus d’informations sur l’utilisation de Scrada par l’entrepreneur peuvent être trouvées sur la page d’utilisation.