Verschil dagontvangsten- en kasboek

Om Scrada goed te kunnen gebruiken moet het verschil tussen dagontvangstenboek en kasboek duidelijk zijn. Is dit voor u niet duidelijk dan kunt u meer info vinden op:

Download en registereren

Registratie als ondernemer of als accountant is verschillend. Moet u zich nog registreren, gelieve hieronder de keuze te maken wie u bent:

Wenst u gegevens zoals uw dagontvangstenboek en/of kasboek door te sturen naar uw boekhoudprogramma dan kan er meer informatie gevonden worden bij integraties.

Dagontvangsten ingeven

Werkwijze:

  • Aanloggen
  • Uw dagontvangsten- en kasboeken worden getoond en u selecteert het dagontvangstenboek waar u ontvangsten wenst in te schrijven
  • U komt onmiddellijk op de scherm om dagontvangsten in te geven.
  • Bovenaan wordt de datum van uw laatste ingave getoond en wat het totaal bedrag op die datum was.
    Onder de datum kunt u kiezen voor type ingave:
    • Diverse: de dagelijkse dagontvangsten kunnen hier ingegeven worden. Het is niet verplicht om een opmerking in te vullen.
    • Specifiek: verkoop u producten die per stuk meer dan 250 EUR incl btw kosten dan moet u deze ofwel inschrijven in uw dagontvangstenboek ofwel bijhouden in een kasregister. Heeft u geen kasregister dan kunt u onder specifiek deze registraties doen. Bij opmerking moet u de naam van het product vermelden
    • Correctie: wenst u dagontvangsten te corrigeren dan moet u correctie kiezen. Meer info hierover kunt u vinden bij FAQ.
    • Andere: hier kunt u sluitingsdagen instellen of periode van meerdere dagen waar u gesloten of met vakantie bent. Wordt een datum in het verleden geselecteerd dan wordt bij het toevoegen dit onmiddellijk geboekt. Is het een datum in de toekomst dan gaat deze rond 23:30 geboekt worden als er geen ingave was op die dag.
  • In het veld datum kunt u de datum selecteren waarop de ontvangsten moeten ingeschreven worden. Omdat er elke datum minimum 1 ingave moet zijn kunt u enkel de datum van uw laatste ingave of de volgende datum selecteren.
  • Bij totaal BTW x % kunt u per BTW stelsel de omzet invullen. De bedragen zijn inclusief BTW dat u moet invullen. Zijn er BTW % dat u liever niet ziet, dan kunt u deze via instellingen van uw dagontvangstenboek onzichtbaar maken.
  • Afhankelijk van type ingave gaat het systeem u verplichten om een opmerking in te vullen of niet.
  • Na ingave kunt u op de knop ‘Toevoegen’ klikken
  • Is er geen kasboek gekoppeld dan wordt een bevestiging gevraagd. Drukt u ook daar op ‘Toevoegen’ dan worden de ingegeven dagontvangsten ingeschreven in het dagontvangstenboek en kunnen deze niet meer aangepast worden.
  • Is er een kasboek gekoppeld aan uw dagontvangstenboek dan wordt door de app gevraagd hoe de dagontvangsten zijn betaald. U kunt de verschillende bedragen invullen. Vult u een bedrag in bij een betalingsmethode dan wordt automatisch het bedrag cash berekend. Wenst u betalingsmethodes toe te voegen dan kunt u meer info vinden bij de FAQ. Na het drukken op de knop ‘Toevoegen’ gaan de App nog een bevestigen vragen. Druk u ook daar op ‘Toevoegen’ dan worden de dagontvangsten ingeschreven in dagontvangstenboek en wordt bedrag cash geregistreerd in het kasboek.

Wenst u een ingave te doen in een ander boek dan kunt u bovenaan rechts op het boek icoontje klikken.

Afhankelijk van de instellingen van het dagontvangstenboek wordt automatisch 1 keer per maand, week of dag een digitale factuur (UBL factuur) gemaakt en doorgestuurd via de ingestelde integraties (Email, Exact Online, …). U kunt deze aanpassen bij de instellingen van het dagontvangstenboek.
Het systeem maakt deze facturen ‘s nachts aan op voorwaarde dat er ontvangsten zijn ingegeven voor de periode. Stel dat er ontvangsten zijn ingeven van 1/1 tem 30/1 en we zijn vandaag 1/2 dan gaat het systeem geen factuur aanmaken omdat de ontvangsten van 31/1 nog niet zijn ingegeven.

Historiek dagontvangsten & BTW controleur

Als u op historiek (onderaan in het midden) klikt dan ziet u standaard een overzicht van de huidige maand met bovenaan totaal per BTW tarief en er onder een lijst met totaal per dag. Via de knoppen < en > kunt u naar vorige of volgende maand gaan. Via de knoppen << en >> kunt u een jaar terug of verder gaan.

Klikt u op een dag dan ziet u alle ingaves van die dag en door welke gebruiker ze zijn ingegeven.

Klikt u op lijnnummer dan kunt u de integriteit van de lijn controleren. Dit kan gevraagd worden door een BTW controleur als deze uw dagontvangstenboek willen inkijken.

Via pijltje < bovenaan links kunt u terug gaan naar de vorige schermen.

Via historiek kunt u ook een overzicht zien van de facturen die automatisch zijn aangemaakt door het systeem.

Kas ingeven

Is dagontvangstenboek gekoppeld aan uw kasboek dan moet u de dagontvangsten die cash betaald zijn niet inschrijven in uw kasboek. Dit is reeds door Scrada gedaan tijdens het ingeven van uw dagontvangsten.

Alle andere verrichtingen moeten wel nog ingeschreven worden in uw kasboek zoals cash geld naar bank brengen, cash afhalen van bank, cash betalingen facturen door klanten, cash betalingen door leveranciers, kasverschillen, …

Werkwijze:

  • Aanloggen
  • Dagontvangsten- en kasboeken worden getoond en u selecteer het kasboek waar u transacties wil aan toevoegen
  • U komt onmiddellijk op de scherm om kas transacties in te geven.
  • Bovenaan wordt de datum van uw laatste ingave getoond en het huidige saldo van uw kas.
  • Bij datum kunt u de datum selecteren waarop de transactie van toepassing is. Hou er rekening mee dat u nooit kunt terug gaan met uw datum. Bijvoorbeeld is uw laatste ingave op 15/1/2021 dan kunt datum 15/1/2021 of later selecteren maar niet meer 14/1/2021.
  • Na selectie type wordt Ontvangst of Uitgave veld getoond waar bedrag kan ingegeven worden dat in de kas komt of dat uit de kas gaat
  • Afhankelijk van type worden extra velden getoond waar u bijkomende informatie kunt ingeven. Bijvoorbeeld bi type ‘Betaling leverancier’ worden extra velden zoals ‘Leveranciersnaam’ en ‘Factuurnummer’ getoond
  • Na ingave kunt u op ‘Toevoegen klikken’. Daarna wordt een popup getoond ter bevestiging. Klikt u in de popup op Toevoegen dan wordt de transactie toegevoegd aan uw kasboek.

Wenst u een ingave te doen in een ander boek dan kunt u bovenaan rechts op het boek icoontje klikken.

Afhankelijk van de instellingen van het kasboek wordt automatisch 1 keer per maand, week of dag een digitale afschriften bestand (CODA bestand) gemaakt en doorgestuurd via de ingestelde integraties (Email, Exact Online, …). U kunt deze aanpassen bij de instellingen van uw kasboek.