Wat is Billit?

Billit is een online facturatieplatform voor ondernemers én accountants dat ondersteuning biedt bij het opstellen van een offerte tot het versturen van je factuur via e-mail, post of zelfs volledig digitaal (UBL) via het Peppol-netwerk.

Naast verkoopfacturen kunnen ook de aankoopfacturen bijgehouden worden in Billit en doorgestuurd worden naar uw accountant.

Door de koppeling met banken heb je in Billit een overzicht van de openstaande facturen.

Koppelen met Billit

Opgelet: U moet per boek instellen of het moet doorgestuurd worden naar Billit. Standaard wordt na de koppeling niets doorgestuurd naar Billit!

Hieronder kunt u meer informatie vinden hoe u de koppeling kunt opzetten en eerste boek doorsturen van Scrada naar Billit:

  1. Download Scrada app, registreer u en log aan
  2. Selecteer dagontvangstenboek of kasboek
    of
  3. Klik onderaan rechts op instellingen
    of
  4. Klik op de knop Integraties
  5. Druk op de knop ‘Activeren’ bij Billit
  6. Druk op ‘Koppelen met Billit’
  7. Login in Billit
  8. Selecteer bedrijf en druk op GOEDKEUREN
  9. Na goedkeuren kunt u selecteren welke dagontvangstenboeken en/of kasboeken moet doorgestuurd worden naar Billit.
  1. Registreer u en log aan
  2. In het menu op ‘Instellingen>Integraties’ klikken (als u geen menu ziet dan moet u op de 3 streepjes achter het logo van Scrada klikken)
  3. Druk op de knop ‘Activeren’ bij Billit
  4. Druk op ‘Koppelen met Billit’
  5. Login in Billit
  6. Selecteer bedrijf en druk op GOEDKEUREN
  7. Na goedkeuren kunt u selecteren welke dagontvangstenboeken en/of kasboeken moet doorgestuurd worden naar Billit.
  8. Na selectie van de boeken met u onderaan op ‘Bewaren’ klikken

Meerdere dagontvangstenboeken

Indien u meerdere dagontvangstenboeken heeft in Scrada dan moet u de standaard factuurnummer van de dagontvangstenfacturen aanpassen in Scrada. De factuurnummer moet namelijk uniek zijn in Billit.

Als u bijvoorbeeld een dagontvangstenboek Gent en Brussel heeft dan kunt u de factuurnumer van de 2 boeken instellen als:

  • Gent: G-{InvoiceNumber:5}
    • Op deze manier gaat factuurnummer bijvoorbeeld G-00001 zijn
  • Brussel: B-{InvoiceNumber:5}
    • Op deze manier gaat factuurnummer bijvoorbeeld B-00001 zijn

Hieronder kunt u beschrijving vinden hoe u dit moet instellen in Scrada:

  • Aanloggen in Scrada
  • Dagontvangstenboek 1 selecteren
  • Onderaan op Instellingen klikken
  • Op de knop ‘Dagontvangstenboek xxx’ klikken
  • Op Dagontvangstenboek instellingen klikken
  • Bij ‘Factuur naam klant’ de naam invullen van het dagontvangstenboek. Op deze manier komen deze onder aparte klanten in Billit terecht
  • Bij ‘Factuurnummer formaat’ vul je een prefix is voor deze vestiging gevolgd door {InvoiceNumber:4}. Bijvoorbeeld: B-{InvoiceNumber:4}. Meer info hierover kunt u terugvinden in onze FAQ.
  • Onderaan op bewaren klikken
  • Deze stappen moet u doen voor al uw dagontvangstenboeken.
  • Aanloggen in Scrada
  • Menu>Instellingen>Boeken
  • Klik op ‘Bewerken’ op dagontvangstenboek 1
  • Bij ‘Factuur naam klant’ de naam invullen van het dagontvangstenboek. Op deze manier komen deze onder aparte klanten in Billit terecht
  • Bij ‘Factuurnummer formaat’ vul je een prefix is voor deze vestiging gevolgd door {InvoiceNumber:4}. Bijvoorbeeld: B-{InvoiceNumber:4}. Meer info hierover kunt u terugvinden in onze FAQ.
  • Op ‘Bewaren’ klikken
  • Op ‘Terug’ klikken
  • Bovenstaande stappen ook doen voor de andere dagontvangstenboeken

Gegevens in Billit

Standaard wordt automatisch 1 keer per maand dagontvangsten en kas transacties doorgestuurd door Scrada naar Billit. Wenst u dit elke week of dag dan kunt u dit aanpassen bij de instellingen van het boek in Scrada. Meer informatie hierover kunt u vinden in onze FAQ.

Dagontvangsten

Dagontvangsten worden doorgestuurd naar Billit als een verkoopfactuur. Deze verkoopfactuur wordt automatisch op betaald gezet in Billit en het nummer begint altijd met SCRADA-DR- gevolgd door factuurnummer.

Indien in Scrada een ‘Factuur code klant’ is ingevuld bij de instellingen van dagontvangstenboek dan wordt door Scrada gezocht of er een klant kan gevonden worden in Billit met deze code. Indien niet dan wordt een klant aangemaakt in Billit met deze code.
Is er geen ‘Factuur code klant’ ingevuld maar wel ‘Factuur naam klant’ dan wordt in Billit gezocht naar een klant met deze naam. Indien de klant niet bestaat dan wordt deze aangemaakt in Billit door Scrada

De verkoopfactuur in Billit bevat als bijlage de detail informatie van de dagontvangsten.

Kasboek

Na het doorsturen van de eerste kas transacties, door Scrada naar Billit, wordt het kassaldo getoond in het dashboard van Billit.

In Billit kunnen bepaalde betalingstransacties automatisch op verwerkt gezet worden. Scrada gebruikt voor elk type kastransactie een aparte code. Meer informatie over deze codes kunt u vinden in onze FAQ.

Als een kasboek wordt doorgestuurd naar Billit en u wenst graag enkele zaken zoals dagontvangsten (DR/DRIN/), betaling dagontvangsten (DR/DRPM/), bank naar kas (CB/BACA/), kas naar bank (CB/CABA/), opname privé (CB/PRTA/) en betaling privé (CB/PRDE) reeds op verwerkt te hebben staan dan moet u in Billit het volgende doen:

  • Ga in Billit naar Instellingen>Algemeen en klik op ‘Toon geavanceerd’
  • Ga naar ‘Betalingscontrole’ en bij het veld ‘Betaling automatisch verwerken door sleutel’ vult u de codes in van de verschillende type kastransacties (die op status verwerkt moet staan) gescheiden door een komma. Voorbeeld:
    DR/DRIN/,DR/DRPM/,CB/BACA/,CB/CABA/,CB/PRTA/,CB/PRDE/

Boekhouding

Dagontvangsten

Billit gaat de dagontvangsten doorsturen naar de boekhouding als dit gekoppeld is in Billit. Meer informatie met welke boekhoudprogramma’s Billit een koppeling heeft kan teruggevonden worden op volgende link.

Kas

De boekhoudprogramma’s waar Billit een koppeling heeft via ‘billsync‘ (lokale boekhoudprogramma’s zoals Adsolut, Accowin, Wings, …) ontvangen de CODA bestanden van de kas op hun lokaal systeem net zoals ze UBL ontvangen van de facturen.

Bij de andere boekhoudprogramma’s (Exact Online, Yuki, Octopus, …) moet je in Scrada instellen dat CODA naast Billit ook naar dit boekhoudprogramma moet doorgestuurd worden. Meer info over de koppeling dat Scrada heeft met programma’s kunt u vinden op deze link.