Koppeling met Exact Online
Dagontvangsten (als UBL-bestand of via CODA-bestand van de kas) en kas (als CODA-bestand) kunnen rechtstreeks bewaard worden in de digitale brievenbus van een dossier in Exact Online. Dit kan ingesteld worden per dagontvangstenboek en/of kasboek:
Mobiele versie (Android/iOS)
- App opstarten
- Aanloggen
- Dagontvangstenboek of kasboek selecteren
- Onderaan op ‘Instellingen’ klikken
- Op de knop Integraties klikken
- Op de knop ‘Activeren’ klikken bij Exact Online
- Bij het boek dat u wenst door te sturen naar Exact Online moet u op ‘Facturen versturen naar Exact Online’ of op ‘CODA bestanden versturen naar Exact Online’ klikken en de naam van de digitale brievenbus in Exact Online invullen.
- Let op: de naam van de digitale brievenbus is in de vorm van een e-mailadres maar is niet het e-mailadres waar je aankoop- of verkoopfacturen naar toe stuurt!
- De naam van de digitale brievenbussen van een account op Exact Online kunnen teruggevonden worden onder: Aanloggen Exact Online>Bovenaan rechts klikken op uw naam>’Mijn Exact Online’ aanklikken>Naar ‘Mijn relatiegegevens’ gaan>Onderaan het scherm kunt u uw digitale brievenbussen zien en eventueel een bijkomende digitale brievenbus aanmaken.
- Digitale brievenbus kunt u raadplegen door bovenaan rechts op ‘Activiteiten’ te klikken en dan op ‘Digitale brievenbus’
- Dagontvangsten kunnen ook via kasboek doorgestuurd worden. Meer informatie hieronder bij ‘Ontvangen Dagontvangsten in Exact Online’
- Onderaan op bewaren klikken
Computer (web browser)
- Aanloggen op Scrada
- Menu>Instellingen>Integraties
- Op de knop ‘Activeren’ klikken bij Exact Online
- Bij het boek dat u wenst door te sturen naar Exact Online moet u op ‘Facturen versturen naar Exact Online’ of op ‘CODA bestanden versturen naar Exact Online’ klikken en de naam van de digitale brievenbus in Exact Online invullen.
- Let op: de naam van de digitale brievenbus is in de vorm van een e-mailadres maar is niet het e-mailadres waar je aankoop- of verkoopfacturen naar toe stuurt!
- De naam van de digitale brievenbussen van een account op Exact Online kunnen teruggevonden worden onder: Aanloggen Exact Online>Bovenaan rechts klikken op uw naam>’Mijn Exact Online’ aanklikken>Naar ‘Mijn relatiegegevens’ gaan>Onderaan het scherm kunt u uw digitale brievenbussen zien en eventueel een bijkomende digitale brievenbus aanmaken.
- Digitale brievenbus kunt u raadplegen door bovenaan rechts op ‘Activiteiten’ te klikken en dan op ‘Digitale brievenbus’
- Dagontvangsten kunnen ook via kasboek doorgestuurd worden. Meer informatie hieronder bij ‘Inlezen in Exact Online>Dagontvangsten>Via kasboek’
- Onderaan op bewaren klikken
Opzet in Exact Online
Kasboek moet in Exact Online als volgt opgezet worden:
- Bankrekening maken
- IBAN nummer van de kas gebruiken als Bankrekeningnummer. IBAN nummer van de kas kan gevonden worden in Scrada onder de instellingen van kas (instellingen>kasboek>kasboek instellingen)
- Als er een bank moet gekozen worden moet ‘Other Belgian banks’ geselecteerd worden.
- De bank toewijzen aan een 57xxxxx rekening ipv standaard aan een 55xxxxx rekening. Het aanpassen is wat verborgen in Exact Online. Bij de eigenschappen van het bankdagboek met je op Geavanceerde opties klikken om grootboekrekening te kunnen aanpassen.
Inlezen in Exact Online
Dagontvangsten
Via kasboek (CODA)
Dagontvangsten kunnen ook via het kasboek geboekt worden in Exact Online. Dit omdat Exact Online toelaat om een lijn in een financieel dagboek te laten splitsen in een deel excl BTW en een deel BTW. Door deze functionaliteit kunnen we totaal bedrag incl van een BTW categorie doorsturen naar Exact Online en gaat Exact Online bij het inlezen deze lijn splitsen in excl BTW dat op de omzet rekening komt en deel BTW dat op de algemene rekening van de BTW komt. Meer info over hoe je zo een bankverwerkingsregel moet instellen kun je hieronder bij kasboek terugvinden.
Hierbij raden we aan om dagontvangstenfacturen dagelijks te laten genereren. Dit omdat er standaard pas CODA bestanden worden doorgestuurd als er voor die datum een dagontvangstenfactuur is.
Voordeel van deze manier is dat er niet moet betaald worden in Exact Online voor de verwerking van de dagontvangstenfactuur als je dit automatisch wil laten verwerken.
Via dagontvangstenfactuur (UBL)
In de digitale brievenbus (bovenaan rechts op activiteiten klikken in Exact Online>digitale brievenbus) van Exact Online kunt u de UBL facturen van de dagontvangsten terugvinden. Deze kunnen verwerkt worden in de boekhouding zoals andere facturen in Exact Online.
Kasboek
Als in Scrada de digitale brievenbus van Exact Online is geconfigureerd en de kas is opgezet in Exact Online dan kunt u de kas op dezelfde manier verwerken zoals u banken verwerkt dat u ontvangst via CODA.
Bij de FAQ kunt u terugvinden welke opmerkingen dat Scrada gebruikt bij elk type kasverrichting. Door toewijzingsregels te definiëren kunt u de kasboeklijnen automatisch op de juiste rekeningen terecht laten komen.
Stuurt u ook de dagontvangsten via kasboek door naar Exact online dan moet u zeker een toewijzingsregels aanmaken voor elke BTW-categorie. Hieronder een voorbeeld van zo een toewijzingsregels voor de BTW-categorie ONTVANGSTEN met BTW-percentage 21% waarbij bedrag excl btw op grootboekrekening 700000 moet geplaatst worden.
