Wat is MplusKASSA?

MplusKASSA is gebruiksvriendelijke en flexibele kassasoftware op de Belgische en Nederlandse markt. Je kiest en betaalt voor de functionaliteiten die je nodig hebt, hierdoor betaal je nooit teveel.

Doordat MplusKASSA verkocht wordt door gecertificeerde kassa dealers is er altijd een specialist in de buurt die je kan helpen.

Meer info over MplusKASSA kun je vinden op https://www.mpluskassa.nl

Wat doet de koppeling?

Er kan een koppeling opgezet worden per dagontvangstenboek.

Er kan stevens gekozen worden of alle filialen in 1 dagontvangstenboek moet komen of maar bepaalde filialen.

Scrada haalt volgende gegevens op uit MplusKASSA:

  • omzetcijfers kastickets
  • betalingswijzen kastickets
  • voorafbetalingen orders
  • verkoopfacturen
  • betalingen verkoopfacturen

Volgende gegevens worden niet opgehaald uit MplusKASSA:

  • De verschillen die geregistreerd staan bij kassatellingen worden niet doorgestuurd naar Scrada
  • Breuk, promotie, eigen gebruik, … worden niet doorgestuurd naar Scrada

Er kan op dagontvangstenboek niveau ingesteld worden of de gegevens die opgehaald worden onmiddellijk in dagontvangstenboek mogen ingeschreven worden of dat ze eerst nog moeten goedgekeurd (en/of aangepast) worden door een gebruiker.

Scrada gaat de omzetcijfers van de kastickets ophalen vanaf de eerst volgende ingave datum in het dagontvangstenboek. Zijn de dagontvangsten ingegeven tem 15/10 dan gaat Scrada de gegevens ophalen uit MplusKASSA vanaf 16/10. Start het dagontvangstenboek op 1/10 dan worden de gegevens vanaf 1/10 opgehaald uit MplusKASSA.

Voor de verkoopfacturen kan gekozen worden vanaf welke datum de verkoopfacturen moeten gedownload worden uit MplusKASSA.

Is er geen omzet voor een bepaalde dag in MplusKASSA dan zal er automatisch een 0 ingeschreven worden in Scrada.

Hoe koppeling opzetten?

Om MplusKASSA aan Scrada te koppelen moeten er enkele stappen doorlopen worden:

  1. Toegang aanvragen:
    1. Stuur een e-mail naar uw dealer met de vraag om Gnomit/Scrada toegang te geven tot uw MplusKASSA kassasysteem.
    2. De dealer zal hierbij Gnomit/Scrada en uzelf de login gegevens bezorgen
  2. BTW-Categorieën aanmaken in Scrada
    1. Er moet per BTW groep in MplusKASSA een BTW-categorie aangemaakt worden in Scrada
    2. Worden er cadeaubonnen verkocht en zijn er meerdere BTW percentages mogelijk dan moet er een BTW-categorie ‘Cadeaubonnen’ aangemaakt worden in Scrada met BTW percentage NA.
    3. Worden er orders gebruikt in MplusKASSA waarop betalingen worden ontvangen in MplusKASSA en worden er meerdere BTW-percentages gebruikt op de orders dan moet er een BTW-categorie ‘Vooruitbetaald’ aangemaakt worden in Scrada met BTW percentage NA.
  3. Betaalmethodes aanmaken in Scrada
    1. Indien de betalingsinformatie hoe alles betaald is uit MplusKASSA mag gebruikt worden dan moet er per betalingsmethode in MplusKASSA een betalingsmethode in Scrada beschikbaar zijn. In MplusKASSA kunnen de betalingsmethodes gevonden worden via Beheer>Financieel>Betaalwijzen.
    2. De benaming van de betalingsmethode in Scrada mag anders zijn dan in MplusKASSA maar er moet wel per betaalwijze die in MplusKASSA gebruikt wordt een betalingswijze in Scrada aanwezig zijn. Ook als er een betaalwijze overschrijving is moet deze aangemaakt worden in Scrada.
    3. Indien er facturen in MplusKASSA gemaakt worden dan moet er in Scrada de betaalmethode ‘Factuur betaald’ aangemaakt worden met de optie ‘Meerdere instanties van betalingsmethode toestaan’ aangevinkt.
    4. Indien er orders met betalingsinformatie worden omgezet naar kastickets of facturen dan moet er in Scrada de betaalmethode ‘Vooruitbetaald’ aangemaakt worden. Deze betaalmethode zal uiteindelijk op 0 uitkomen omdat deze bij omzetting van order naar kasticket/factuur op min wordt gezet en op kasticket/factuur op plus wordt gezet.
  4. Verwerking gegevens in Scrada
    1. Er kan op dagontvangstenboek niveau ingesteld worden of de ontvangsten en betalingsmethodes die van externe systemen komen onmiddellijk mogen ingeschreven worden in Scrada of dat deze eerst nog moeten goedgekeurd worden voordat ze worden ingeschreven. Dit kan ingesteld worden via:
      1. Menu>Instellingen>Boeken>bewerk dagontvangstenboek
      2. Scroll naar onderen naar ‘API hoe dagontvangsten toevoegen’ en ‘API hoe betaalmethodes van dagontvangsten toevoegen’. Daar kun je instellen of het onmiddellijk moet geboekt worden of als voorstel. Bij voorstel staan ze nog niet in het boek en moeten ze nog bevestigd worden. Bij het bevestigen kunnen de cijfers eventueel aangepast worden.
    2. Opmerking: Hou er rekening mee dat als gegevens nog moeten goedgekeurd worden dat ze dus nog niet in dagontvangsten/kasboek staan. Dagontvangsten moeten wettelijk gezien dagelijks ingevuld worden. Als ze dus nog moeten goedgekeurd zijn dan staan ze nog niet in het dagontvangstenboek!
  5. Ingave diverse dagontvangsten door gebruiker nog toe staan?
    1. Er kan in Scrada ingesteld worden dat een gebruiker manueel geen diverse dagontvangsten nog kan invoeren. De gebruiker kan wel nog steeds correcties invoeren.
    2. Indien je niet meer wil toestaan dat een gebruiker diverse dagontvangsten invoert in Scrada dan kan dit aangepast worden in Scrada:
      1. menu>Instellingen>Boeken>Bewerk dagontvangstenboek
      2. Ga naar de optie ‘Kan gebruiker diverse dagontvangsten toevoegen’. Zet deze optie op Blokkeren.
  6. Abonnement Scrada
    1. Het is aan te raden om het abonnement in Scrada van dagontvangstenboek en/of kasboek te starten voordat de integratie met MplusKASSA actief wordt gemaakt. Anders kan tijdens het doorsturen van de gegevens van MplusKASSA naar Scrada dit vastlopen omdat het abonnement nog niet gestart is.
    2. Dit kan gedaan worden via menu>Facturering>Abonnementen
  7. Integratie instellen in Scrada:
    1. Selecteer bedrijf die je wenst te koppeling met MplusKASSA
    2. Menu>Instellingen>Integraties
    3. Bij tegel MplusKASSA klik je op Activeren/bewerken
    4. Het vinkje ‘Ontvang bonnen vanuit MplusKASSA’ aanzetten voor het dagontvangstenboek dat je wenst te koppelen aan MplusKASSA
    5. De API Server, API poort, API Ident en API wachtwoord dat je ontvangen hebt van MplusKASSA invullen
    6. Filialen koppelen:
      1. Indien alle filialen in hetzelfde dagontvangstenboek mogen komen kun je het vinkje ‘Synchroniseer alle filialen’ aan zetten.
      2. Indien er enkel maar 1 filiaal of enkele filialen in het dagontvangstenboek mogen komen dan moet je het nummer van de filialen invullen gescheiden door een komma. De filiaalnummers zijn deze die in MplusKASSA gebruikt worden (MPlusKASSA>Beheer>Instellingen>Filialen)
    7. BTW categorieën koppelen:
      1. In MplusKASSA (MplusKASSA>Beheer>Financieel>BTW percentages) kan er per btw groep ingesteld worden wat het BTW percentage is.
      2. Naast elke MplusKASSA BTW groep nummer moet je selecteren wat de BTW-categorie is in Scrada. Indiende MplusKASSA BTW groep niet gebruikt wordt dan is het niet nodig om een Scrada BTW-categorie te selecteren voor deze BTW groep
      3. Zijn er meerdere BTW-percentages mogelijk binnen het bedrijf en worden er Cadeaubonnen verkocht dan moet er een Scrada BTW-categorie geselecteerd worden naast Cadeaubonnen. Meestal is dit de BTW-categorie ‘Cadeaubonnen’ met BTW percentage NA.
      4. Zijn er meerdere BTW-percentages mogelijk binnen het bedrijf en worden er betalingen ontvangen op MplusKASSA orders dan moet er een Scrada BTW-categorie geselecteerd worden naast Vooruitbetaald. Meestal is dit de BTW-categorie ‘Vooruitbetaald’ met BTW percentage NA.
        1. Eens een order omgezet is naar een kasticket of een factuur wordt deze BTW-categorie terug in min gezet. Uiteindelijk komt deze BTW-categorie op nul uit.
    8. Synchroniseer betalingsmethodes:
      1. Indien betalingsinformatie uit MplusKASSA mogen gebruikt worden dan moet het vinkje ‘Synchroniseer betalingsmethodes’ aangevinkt worden
      2. Per betaalwijze in MplusKASSA moet de overeenkomstige betalingsmethode van Scrada geselecteerd worden. In het veld MplusKASSA ID moet de betaalwijze ID van MplusKASSA ingevuld worden. Enkele mogelijke MplusKASSA betaalwijze IDs: EFT, AFRONDING, VVV, K_PINZUIL, WEBSHOP, …
      3. Worden er betalingen op facturen geregistreerd of worden kastickets/orders met betalingsinformatie omgezet naar een factuur dan moet betaalwijze ‘Factuur betaald’ ook gekoppeld worden aan een Scrada betaalmethode. Zie meer info hierboven bij ‘Betaalmethodes aanmaken in Scrada’
      4. Worden er orders met betalingsinformatie omgezet naar een kasticket/factuur dan moet betaalwijze ‘Vooruitbetaald’ gekoppeld worden aan een Scrada betalingsmethode. Zie meer info hierboven bij ‘Betaalmethodes aanmaken in Scrada’
      5. Opmerking: Bij koppeling betaalwijze MplusKASSA aan Scrada kan vinkje ‘Negeer betaalmethode op factuur’ aangezet worden. Als deze betaalwijze gebruikt is op een factuur en het vinkje staat aan dan wordt deze betaling niet doorgestuurd naar de boekhouding door Scrada. Bijvoorbeeld is factuur betaald met Bancontact dan ga je vinkje niet aanzetten. Is de factuur betaald via overschrijving dan wordt vaak het vinkje aangezet bij betaalmethode Overschrijving omdat dit rechtstreeks wordt afgepunt bij boeken van de bank ipv dat dit op aparte tussenrekening wordt geboekt.
      6. Opmerking: Indien betalinginformatie niet moet gesynchroniseerd worden maar kasboek en dagontvangstenboek zijn gekoppeld dan moet er bij instellingen dagontvangstenboek ingesteld worden bij de optie ‘API hoe betaalmethodes van dagontvangsten toevoegen’ dat dit als voorstel moet geboekt worden.
    9. Facturen doorsturen
      1. Vanaf welke factuurdatum de verkoopfacturen mogen doorgestuurd worden naar Scrada kan ingesteld worden.
      2. Zo kan het dus zijn dat de kastickets vanaf 1/10 worden doorgestuurd omdat dagontvangstenboek begint op 1/10 maar dat je de verkoopfacturen al vanaf 1/7 wil laten doorsturen.
    10. Start synchronisatie
      1. Nadat op start is gedrukt gaat 10 minuten later de synchronisatie starten. De startdatum is de eerst volgende vrije datum in het dagontvangstenboek. Maw start het dagontvangstenboek op 1/10 dan zal de omzet vanaf 1/10 gedownload worden. Is dagontvangstenboek ingevuld tem 15/10 dan zal de synchronisatie starten vanaf 16/10.
      2. Wil je de synchronisatie (tijdelijk) stoppen dan kan dit door op Stop te drukken.
    11. Vergeet na aanpassen van instellingen niet op ‘Bewaren’ te klikken