Voorbereidingen in Octopus

Voordat een kasboek kan doorgestuurd worden van Scrada naar Octopus moet eerst het IBAN nummer van het kasboek in Scrada ingegeven worden in Octopus.

Meer informatie waar u het IBAN nummer van uw kasboek kunt vinden, staat beschreven in de FAQ.

In Octopus via menu>beheer>dagboeken, selectie van het kasdagboek en de tab ‘Bank Details’ kunt u het IBAN nummer van de kas invullen.

Dagontvangstenboek/kasboek koppelen met Octopus

Opgelet: U moet per boek instellen of het moet doorgestuurd worden naar Octopus. Standaard wordt na de koppeling niets doorgestuurd naar Octopus!

Hieronder kunt u meer informatie vinden hoe u de koppeling kunt opzetten en eerste boek doorsturen van Scrada naar Octopus:

  1. Aanloggen in Scrada
  2. Menu>Instellingen>Integraties
  3. Klik op ‘Activeren’ bij de integratie ‘Octopus’
  4. Klik op ‘Koppelen met Octopus’
  5. Login in Octopus
  6. Selecteer bedrijf en druk op Koppelen
  7. De boeken selecteren die moeten doorgestuurd worden naar Octopus. Voor dagontvangstenboeken kunt u kiezen of de boeken moeten doorgestuurd worden naar document import viewer van Octopus of dat ze rechtstreeks mogen geboekt worden. Als u rechtstreeks wil laten boeken moet u ook nog volgende gegevens invullen:
    • Dagontvangstenboek:
      • Dagontvangstenfactuurnummer van Scrada gebruiken of volgend beschikbaar nummer in Octopus gebruiken. Als dagontvangstenfactuurnummer van Scrada gebruikt wordt heeft dit als voordeel dat er geen dubbele dagontvangstenfacturen in het systeem kunnen komen maar heeft dit wel als nadeel dat het nummer moet kloppen. Als eerste volgend vrij factuurnummer in Octopus 15 is en Scrada stuurt dagontvangstenfactuurnummer 17 door dan gaat dit geweigerd worden door Octopus.
      • In welk verkoopdagboek dagontvangstenboek moet geboekt worden
      • Welke klant in Octopus moet gebruikt worden als dagontvangsten klant
      • Per BTW categorie de juiste BTW-code in Octopus selecteren. Grootboekrekening moet ingevuld worden, kostenplaats kan ingevuld worden maar deze kunnen niet via de Octopus integratie pagina ingevuld worden. Dit kan enkel bij de instellingen van de BTW-categorie (menu>instellingen>boeken>bewerk dagontvangstenboek>tab BTW Categorieën
    • Externe verkoopfacturen:
      • Worden externe verkoopfacturen doorgestuurd (door kassasysteem of webshop) dan kunt u ook kiezen of deze in de document import viewer moeten komen of rechtstreeks moeten geboekt worden.
      • Bij rechtstreeks boeken moet u eerst per extern verkoopfactuur dagboek code een boek aanmaken in Scrada. Dit kan via menu>instellingen>boeken>Nieuw extern verkoopfactuur dagboek. Via dit nieuw aangemaakte boek kunt u ook de grootboekrekening of kostenplaats instellen per BTW code dat moet gebruikt worden om te boeken in Octopus.
        Heb je OSS (One stop shop) verkoopfacturen dan moet je per land en per BTW percentage een lijn toevoegen.
      • Na het aanmaken van het extern boek kunt u terug gaan naar de Octopus integratie en gaat u voor het extern boek de Octopus BTW code kunnen selecteren.
  8. Onderaan op ‘Bewaren’ klikken

Gegevens in Octopus

Standaard wordt automatisch 1 keer per maand dagontvangsten en kas transacties doorgestuurd door Scrada naar Octopus. Wenst u dit elke week of dag dan kunt u dit aanpassen bij de instellingen van het boek in Scrada. Meer informatie hierover kunt u vinden in onze FAQ.

Dagontvangsten

Dagontvangsten worden doorgestuurd naar Octopus als een verkoopfactuur. Dit document kan teruggevonden worden in Octopus in Document Import Viewer indien u gekozen had voor Document Import Viewer ipv rechtstreeks boeken.

De verkoopfactuur in Octopus bevat als bijlage de detail informatie van de dagontvangsten.

Kasboek

Het kasdagboek in Octopus maakt gebruik van een nummering op basis van de datum en niet op basis van een afschriftnummer. Hierdoor ga je dus afschrift 10 met als datum 5 januari 2021 van Scrada terug vinden in Octopus onder nummer 20210105.