Voorbereidingen in Octopus

Voordat een kasboek kan doorgestuurd worden van Scrada naar Octopus moet eerst het IBAN nummer van het kasboek in Scrada ingegeven worden in Octopus.

Meer informatie waar u het IBAN nummer van uw kasboek kunt vinden, staat beschreven in de FAQ.

In Octopus via menu>beheer>dagboeken, selectie van het kasdagboek en de tab ‘Bank Details’ kunt u het IBAN nummer van de kas invullen (is mogelijk vanaf september 2021 in Octopus).

Koppelen met Octopus

Opgelet: U moet per boek instellen of het moet doorgestuurd worden naar Octopus. Standaard wordt na de koppeling niets doorgestuurd naar Octopus!

Hieronder kunt u meer informatie vinden hoe u de koppeling kunt opzetten en eerste boek doorsturen van Scrada naar Octopus:

  1. Download Scrada app, registreer u en log aan
  2. Selecteer dagontvangstenboek of kasboek
  3. Klik onderaan rechts op instellingen
  4. Klik op Dagontvangstenboek ‘xxx’ of Kasboek ‘xxx’ waarbij xxx de naam van dagontvangsten- of kasboek is
  5. Ga naar sectie ‘Facturen doorsturen’ of ‘CODA doorsturen’ en klik op ‘Wordt niet verstuurd naar Octopus’
  6. Druk op de knop ‘Koppel met Octopus’
  7. Login in Octopus
  8. Selecteer bedrijf en druk op Koppelen
  9. Na goedkeuren komt melding dat koppeling is uitgevoerd en kunt u het scherm sluiten
    De koppeling is nu actief voor dit bedrijf maar er is nog niet ingesteld welk boek (UBL of CODA) moet doorgestuurd worden naar Octopus.
  10. Het vinkje ‘Aangemaakte facturen versturen naar Octopus’ of ‘Aangemaakte CODA versturen naar Octopus’ moet aangevinkt worden en bovenaan rechts moet op Bewaren geklikt worden
  11. Wenst u ook gegevens van een ander boek door te sturen naar Octopus ga dan terug naar overzichtspagina en selecteer het andere boek
  12. Klik onderaan rechts op instellingen
  13. Klik op Kasboek ‘xxx’ of Dagontvangstenboek ‘xxx’ waarbij xxx de naam van kas- of dagontvangstenboek is
  14. Ga naar sectie ‘CODA doorsturen’ of ‘Facturen doorsturen’ en klik op ‘Wordt niet verstuurd naar Octopus’
  15. Het vinkje, dat CODA of facturen moeten doorgestuurd worden naar Octopus, moet aangevinkt worden en bovenaan rechts moet u op Bewaren klikken.
  16. Wenst u nog boeken door te sturen naar Octopus ga dan terug naar punt 11

Gegevens in Octopus

Standaard wordt automatisch 1 keer per maand dagontvangsten en kas transacties doorgestuurd door Scrada naar Octopus. Wenst u dit elke week of dag dan kunt u dit aanpassen bij de instellingen van het boek in Scrada. Meer informatie hierover kunt u vinden in onze FAQ.

Dagontvangsten

Dagontvangsten worden doorgestuurd naar Octopus als een verkoopfactuur. Dit document kan teruggevonden worden in Octopus in Document Import Viewer.

De verkoopfactuur in Octopus bevat als bijlage de detail informatie van de dagontvangsten.

Kasboek (Vanaf september 2021)

Het kasdagboek in Octopus maakt gebruik van een nummering op basis van de datum en niet op basis van een afschriftnummer. Hierdoor ga je dus afschrift 10 met als datum 5 januari 2021 in Scrada terug vinden in Octopus onder nummer 20210105.

Scrada stuurt de CODA automatisch door naar Octopus. Daar worden ze op dezelfde manier verwerkt als bank CODA bestanden die doorgestuurd worden. Octopus gaat de CODA onmiddellijk boeken op basis van de CODA regels.