Integratie – Yuki

Dagontvangstenboek of kasboek kan rechtstreeks bewaard worden in een administratie in Yuki. Hiervoor is wel een Administratie-ID en API-sleutel van Yuki nodig.

API-sleutel aanmaken in Yuki

Om Scrada te kunnen koppelen aan Yuki moet een API-sleutel aangemaakt worden voor de administratie.

Een gebruiker met de rol directie of backoffice medewerker kan in een Yuki domein een API-sleutel genereren. Hiervoor ga je naar Instellingen en klik je onder Integraties op Webservices. 

Bovenaan links kan op de toevoeg knop geklikt worden om een nieuwe API key aan te maken

Wanneer je hierop klikt kan je een domein API-sleutel aanmaken. Hierbij laat je het Type op “Administratie” staan zodat de Administratie-ID ook zichtbaar is.

De rechten blijven best op ‘Alle webservices’ staan.

Bij opmerking kun je Scrada invullen zodat je later nog weet dat deze API-key voor Scrada is.

Klik je ten slotte op Bewaren zal je de nieuw aangemaakte API-sleutel zien met de betreffende Administratie-ID.

Let op:

• Wil je meerdere administraties linken moet je meerdere API-sleutels aanmaken.
• Wissel de codes zeker niet om, dan werkt de koppeling niet.

Meer informatie kan ook gevonden worden op de website van Yuki: https://support.yuki.be/nl/support/solutions/articles/80000787687-hoe-leg-ik-een-koppeling-

Instellen Scrada

Dagontvangstenboek en/of kasboek van Scrada koppelen aan Yuki:

Let op:

• De Administratie-ID en API-sleutel is voor alle dagontvangstenboeken en kasboeken van een bedrijf hetzelfde. Heb je meerdere bedrijven dan moet elk bedrijven zijn eigen Administratie-ID en API-sleutel hebben.
• Vergeet niet om ook het vinkje bij andere boeken aan te vinken. Per boek moet ingesteld worden of deze moet doorgestuurd worden naar Yuki of niet!

Ontvangen Dagontvangsten in Yuki

Via kasboek (CODA)

Dagontvangsten kunnen ook via het kasboek geboekt worden in Yuki. Dit omdat Yuki toelaat om een lijn in een financieel dagboek te laten splitsen in een deel excl BTW en een deel BTW. Door deze functionaliteit kunnen we totaal bedrag incl van een BTW categorie doorsturen naar Yuki en gaat Yuki bij het inlezen deze lijn splitsen in excl BTW dat op de omzet rekening komt en deel BTW dat op de algemene rekening van de BTW komt. Meer info over hoe je zo een bankverwerkingsregel moet instellen kun je hieronder bij kasboek terugvinden.

Hierbij raden we aan om dagontvangstenfacturen dagelijks te laten genereren. Dit omdat er standaard pas CODA bestanden worden doorgestuurd als er voor die datum een dagontvangstenfactuur is.

Voordeel van deze manier is dat er niet moet betaald worden in Yuki voor een verkoopfactuur.

Via dagontvangstenfactuur (UBL)

Scrada maakt een UBL factuur van de dagontvangsten en stuurt deze naar Yuki. Er kan gekozen worden om dit dagelijks, wekelijks of maandelijks te doen. Opgelet: Dossiers aangemaakt vanaf 1/1/2021 in Yuki volgen een nieuw prijsmodel waarbij er maar een beperkt aantal UBL facturen per maand in de prijs zit. Voor dossier die bundel Small, Medium of Large hebben raden we aan om maar 1 keer per maand de dagontvangsten door te sturen naar Yuki en niet dagelijks omdat anders het aantal inbegrepen facturen per maand te snel gaat overschreden zijn en u hierdoor extra kosten krijgt in Yuki.

Facturen met totaal bedrag van 0 EUR worden niet standaard door Yuki verwerkt en moeten manueel afgehandeld worden in Yuki. Dit kan optreden indien er voor de betrokken periode die doorgestuurd wordt, geen dagontvangsten waren. Wordt er bijvoorbeeld dagelijks doorgestuurd dan wordt op sluitingsdagen een factuur met bedrag 0 doorgestuurd. Scrada gaat standaard facturen met totaal bedrag van 0 EUR niet doorsturen naar Yuki. Wenst u deze toch te ontvangen gelieve contact op te nemen met ons.

Als de dagontvangsten meerdere BTW-percentages bevat dan kan het gebeuren dat Yuki dit verwerkt als 1 lijn waardoor er een foutmelding komt omdat de BTW niet juist is. Om dit te verhelpen gaat u in het Yuki domein UBL-regels moeten instellen. In de UBL-regels kunt u invoercriteria gebruiken zoals BTW-percentage. Meer informatie kunt u vinden op de website van Yuki. https://support.yuki.be/nl/support/solutions/articles/80000786073-ubl-instellingen.

In het geval van BTW-code ‘Vrijgesteld van BTW’ bij bijvoorbeeld cadeaubonnen is het aan te raden om ook de omschrijving in te vullen om deze op de juiste grootboekrekening te laten boeken. Dit is de omschrijving zie u op de dagontvangstenfactuur van Scrada ziet staat. Voorbeeld hieronder:

Kasboek

In Yuki moet een bankrekening aangemaakt worden om de kasboek van Scrada te kunnen inlezen. Dit omdat Scrada een CODA van het kasboek naar Yuki stuurt. Het IBAN nummer kan teruggevonden worden via de instellingen van het kasboek. Zie ook deze FAQ.

Bij de FAQ kunt u ook terugvinden welke opmerkingen dat Scrada gebruikt bij elk type kasverrichting. Door bankverwerkingsregels te definiëren kunt u de kasboeklijnen automatisch op de juiste rekeningen terecht laten komen.

Stuurt u ook de dagontvangsten via kasboek door naar Yuki dan moet u zeker een bankverwerkingsregel aanmaken voor elke BTW-categorie. Hieronder een voorbeeld van zo een bankverwerkingsregel voor de BTW-categorie ONTVANGSTEN met BTW-percentage 21% waarbij bedrag excl btw op grootboekrekening 700000 moet geplaatst worden.