Als accountancykantoor heeft u de mogelijkheid om de dagontvangsten- en/of kasboek reeds volledig op te zetten zodat deze onmiddellijk door uw klanten kunnen gebruikt worden.

De werkwijze hiervoor is:

  1. Download de app in de App store of Play store.
  2. Start de app op en klik op ‘Registreren’
    1. Eerste scherm ‘Nieuwe gebruiker’ wordt getoond. Hier kunt u uw naam, email adres en telefoonnummer invullen (gegevens van uw kantoor)
    2. Tweede scherm ‘Nieuw bedrijf’ wordt getoond. Hier kunt u de naam van een test bedrijf invullen of de gegevens van de eerste klant waarvoor u Scrada opzet. Belangrijke punten:
      • Er moet een geldig BTW-nummer ingevuld worden anders kun u niet verder.
      • BTW type (kwartaal/maand/jaar) is belangrijk omdat dit gebruikt wordt voor aanvullen van centralisatiedagboek.
    3. Afhankelijk van de keuze of u kasboek, dagontvangstenboek of beide heeft gekozen, gaat u andere ingaves moeten doen
      • Bij e-mailadres kunt u instellen naar waar de UBL facturen van de dagontvangsten moeten doorgemaild worden. Hetzelfde voor CODA bestand van kasboek. Standaard wordt dit 1 keer per maand gedaan. Wenst u dit sneller te hebben of wenst u een andere integratie dan e-mail (zoals Exact Online) dan kunt u dit later instellen via de instellingen van het betreffende boek (zie FAQ en integraties).
      • Voor een kasboek is het belangrijk om het beginsaldo juist in te vullen voordat u de eerste verrichting boekt. Eens een verrichting geboekt kan het beginsaldo niet meer aangepast worden
      • Indien u gekozen heeft voor zowel dagontvangsten als kasboek gaat u ook de vraag gesteld worden voor ingave van betalingsmethodes.
      • Via de ingave kunnen een aantal betalingsmethods ingevuld worden. Wenst u deze later aan te passen of bijkomende toe te voegen dan is dit mogelijk via de instellingen van het dagontvangstenboek
    4. Als u de verschillende schermen doorlopen heeft, gaat er een email gestuurd worden met een link. Pas na gebruik van de link gaat u kunnen aanloggen in de App. De link in de email is maar beperkte tijd geldig. Is de tijd verstreken, dan gaat u de registratie opnieuw moeten uitvoeren.
  3. Na registratie ontvangt u een e-mail
    1. Na klikken op de link in de e-mail wordt een pagina getoond waar u uw wachtwoord kunt instellen.
    2. Na bevestigen kunt u terug gaan naar de App en aanloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord
  4. Extra boeken toevoegen
    1. Indien een bedrijf meerdere kasboeken en/of dagontvangstenboek heeft dan kunt u deze toevoegen via onderstaande procedure
    2. De App opstarten
    3. Aanloggen
    4. Op uw dagontvangsten- of kasboek klikken
    5. Onderaan rechts op ‘Instellingen’ klikken
    6. Op de knop ‘Bedrijf’ klikken
    7. Bij de sectie ‘Boeken toevoegen’ kunt u een extra dagontvangstenboek en/of kasboek toevoegen.
    8. Er wordt een wizard getoond die op dezelfde manier werkt zoals tijdens registratie.
  5. Extra gebruikers toevoegen aan het bedrijf
    1. De App opstarten
    2. Aanloggen
    3. Op uw dagontvangsten- of kasboek klikken
    4. Onderaan rechts op ‘Instellingen’ klikken
    5. Op de knop ‘Bedrijf’ klikken
    6. Onder ‘Gebruikers’ ziet u de actieve gebruikers van het bedrijf.
    7. Door op knop + naast de titel ‘Gebruikers’ te klikken kunt u een gebruiker toevoegen.
    8. De naam en e-mailadres van de gebruiker invullen en aanduiden of hij het dossier ook mag beheren. Een beheerder heeft toegang tot de knop ‘Instellingen’ andere gebruikers niet
    9. Elke nieuwe gebruiker op een firma heeft standaard toegang tot geen enkel boek tenzij de gebruiker beheerder is.
    10. Indien e-mailadres nog niet gekend is bij Scrada dan wordt een e-mail naar het ingevulde e-mailadres gestuurd waarbij de gebruiker de mogelijkheid heeft om zijn wachtwoord in te stellen. Ook deze e-mail bevat een link die maar beperkte tijd geldig is.
  6. Rechten gebruiker op dagontvangstenboek/kasboek instellen
    1. Naar instellingen van dagontvangstenboek/kasboek gaan (App opstarten>Aanloggen>boek selecteren>onderaan rechts op instellingen klikken>op de knop van dagontvangstenboek/kasboek klikken)
      • U moet het juiste boek geselecteerd hebben op de overzichtspagina om de instellingen van dat boek te kunnen aanpassen.
    2. Een lijst van de gebruikers wordt getoond met hun rechten
    3. Op de gebruiker klikken
    4. De rechten wat de gebruiker mag doen in het boek worden getoond en kunnen aangepast worden.
    5. Ook of de gebruiker een email wil ontvangen indien er ingaves ontbreken in dagontvangstenboek kan ingesteld worden bij dagontvangstenboek.
    6. Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
    7. Heeft het dossier meerdere boeken dan moet dit herhaalt worden voor de verschillende boeken
  7. Extra bedrijf
    1. Wenst u een bijkomend bedrijf toe te voegen dan kunt u op de overzichtspagina (dit is de pagina dat u ziet na het aanloggen) onderaan links op ‘Nieuw bedrijf’ klikken. Hierbij wordt ongeveer dezelfde wizard getoond als tijdens registratie. U kunt alle gegevens van het bedrijf invullen en welke boeken u wenst te gebruiken.
  8. Aanrekening gebruik Scrada
    1. De eerste 15 boekingsdagen binnen een bedrijf zijn gratis en standaard wordt de factuur voor gebruik van Scrada naar de eindklant gestuurd. Deze gaat na 15 boekingsdagen een popup krijgen met de melding of hij wil overschakelen naar een betalend abonnement. Bij bevestiging gaat de klant een factuur ontvangen.
    2. Ontvangt u als accountant liever zelf de factuur ipv uw klant dan moet u nog volgende procedure doorlopen:
      1. Accountancy bedrijf aanmaken
        1. Een bedrijf aanmaken met een kasboek en dagontvangstenboek met uw eigen gegevens (gegevens van accountancykantoor). Als start datum 1/1/2021 invullen.
        2. Na het aanmaken van uw eigen bedrijf bij de instellingen van het dagontvangstenboek en kasboek als einddatum 31/3/2021 invullen. Deze einddatum invullen is belangrijk!
        3. E-mail sturen naar info@scrada.be met de mededeling ‘aanpassen bedrijf x naar accountancy bedrijf’.
      2. Bedrijfsgegevens van uw klant aanpassen
        1. Naar de instellingen gaan van het bedrijf van uw klant (App opstarten>Aanloggen>boek selecteren>onderaan rechts op instellingen klikken>op de knop ‘Bedrijf’ klikken>op Bedrijfsinformatie klikken)
        2. Onderaan bij ‘Factuur gegevens’ moet u kiezen voor ‘Ander bedrijf’
        3. Onderaan bij ‘Factuur sturen naar bedrijf’ kun u uw eigen bedrijf selecteren
        4. Bovenaan op bewaren klikken
      3. Heeft u nog extra bedrijven waarvoor u de factuur wilt ontvangen dan moet u terug naar stap 2 gaan.
  9. Gebruik
    1. Meer informatie over het gebruik van de App door de ondernemer kunt u vinden op de pagina gebruik.
  1. Ga naar https://my.scrada.be
  2. Registreren
    1. Er wordt een wizard met een aantal stappen getoond. Door op de knop ‘Volgende’ te klikken kunt u steeds naar het volgende stap gaan. Aan de linker kant kunt u het aantal stappen zien
    2. De velden waar de naam eindigd op een * moeten verplicht ingevuld worden
    3. Sommige velden eindigen op een vraagteken (?). Als op het vraagteken wordt geklikt wordt extra informatie weergegeven over het veld.
    4. Als eerste stap moeten de gegevens van de gebruiker namelijk uw naam, e-mailadres en telefoonnummer ingevuld worden (gegevens van uw kantoor)
    5. Als 2de stap moeten de gegevens van het bedrijf ingevuld worden. Dit kan een test bedrijf zijn of de gegevens van uw eerste klant. Belangrijke punten:
      • Er moet een geldig BTW-nummer ingevuld worden anders kun u niet verder.
      • BTW type (kwartaal/maand/jaar) is belangrijk omdat dit gebruikt wordt voor aanvullen van centralisatiedagboek.
    6. Afhankelijk van de keuze of u kasboek, dagontvangstenboek of beide heeft gekozen, gaat u andere ingaves moeten doen
      • Bij e-mailadres kunt u instellen naar waar de UBL facturen van de dagontvangsten moeten doorgemaild worden. Hetzelfde voor CODA bestand van kasboek. Standaard wordt dit 1 keer per maand gedaan. Wenst u dit sneller te hebben of wenst u een andere integratie dan e-mail (zoals Exact Online) dan kunt u dit later instellen via de instellingen (zie FAQ en integraties).
      • Voor een kasboek is het belangrijk om het beginsaldo juist in te vullen voordat u de eerste verrichting boekt. Eens een verrichting geboekt kan het beginsaldo niet meer aangepast worden
      • Indien u gekozen heeft voor zowel dagontvangsten als kasboek gaat u ook de vraag gesteld worden voor ingave van betalingsmethodes.
      • Via de ingave kunnen een aantal betalingsmethods ingevuld worden. Wenst u deze later aan te passen of bijkomende toe te voegen dan is dit mogelijk via de instellingen van het dagontvangstenboek
    7. Als u de verschillende stappen doorlopen heeft, gaat u een e-mail ontvangen met een link om uw wachtwoord te kunnen instellen. Pas na instellen van het wachtwoord gaat u kunnen aanloggen op https://my.scrada.be. De link in de e-mail is maar beperkte tijd geldig. Is de tijd verstreken, dan gaat u de registratie opnieuw moeten uitvoeren.
  3. Na registratie ontvangt u een e-mail
    1. Na klikken op de link in de e-mail wordt een pagina getoond waar u uw wachtwoord kunt instellen.
    2. Na bevestigen kunt u aanloggen met uw e-mailadres en wachtwoord op https://my.scrada.be
  4. Aanloggen
    1. Ga naar https://my.scrada.be om aan te loggen
    2. Indien u meerdere bedrijven heeft dan moet u na het aanloggen de keuze maken in welk bedrijf u wilt werken
    3. Aan de linkerkant is het menu zichtbaar. Zie je het menu niet dan kunt u deze zichtbaar maken door bovenaan links op de 3 platte streepjes te klikken naast het logo van Scrada.
  5. Extra boeken
    1. Indien een bedrijf meerdere kasboeken en/of dagontvangstenboek heeft dan kunt u na het aanloggen deze toevoegen
    2. Klik in het menu op Instellingen>Boeken
    3. Onderaan het scherm is een knop ‘Nieuw’ zichtbaar waarmee u extra boeken kunt toevoegen.
    4. Aanmaken van een nieuw boek doorloopt dezelfde wizard zoals tijdens registratie
  6. Extra gebruikers toevoegen aan het bedrijf/rechten aanpassen
    1. In het menu op Instellingen>Gebruikers klikken
    2. Nu ziet u een lijst van alle gebruikers die gekoppeld zijn aan dit bedrijf en wat de gebruikers mogen doen in elk boek
    3. Door op de knop ‘Bewerken’ naast een gebruiker te klikken kunt u de rechten binnen dit bedrijf aanpassen.
    4. Via de knop ‘Nieuw’ kunt u extra gebruikers toevoegen en instellen wat ze mogen doen in de boeken.
    5. Een beheerder heeft toegang tot de knop ‘Instellingen’ andere gebruikers niet
    6. Elke nieuwe gebruiker op een firma heeft standaard toegang tot geen enkel boek tenzij de gebruiker beheerder is.
    7. Indien e-mailadres nog niet gekend is bij Scrada dan wordt een e-mail naar het ingevulde e-mailadres gestuurd waarbij de gebruiker de mogelijkheid heeft om zijn wachtwoord in te stellen. Ook deze e-mail bevat een link die maar beperkte tijd geldig is.
  7. Extra bedrijf
    1. Een extra bedrijf kan toevoegd worden via het scherm ‘Bedrijf selecteren’. Bovenaan in het midden ziet u de naam van het actieve bedrijf met daarnaast een vergrootglas. Door op de naam van het bedrijf te klikken kunt u het scherm ‘Bedrijf selecteren’ openen.
    2. In het scherm ‘Bedrijf selecteren’ kunt u onderaan op de knop ‘Nieuw bedrijf’ klikken. Hierbij wordt ongeveer dezelfde wizard getoond als tijdens registratie. U kunt alle gegevens van het bedrijf invullen en welke boeken u wenst te gebruiken.
  8. Aanrekening gebruik Scrada
    1. De eerste 15 boekingsdagen binnen een bedrijf zijn gratis en standaard wordt de factuur voor gebruik van Scrada naar de eindklant gestuurd. Deze gaat na 15 boekingsdagen een popup krijgen met de melding of hij wil overschakelen naar een betalend abonnement. Bij bevestiging gaat de klant een factuur ontvangen.
    2. Ontvangt u als accountant liever zelf de factuur ipv uw klant dan moet u nog volgende procedure doorlopen:
      1. Accountancy bedrijf aanmaken
        1. Een bedrijf aanmaken met een kasboek en dagontvangstenboek met uw eigen gegevens (gegevens van accountancykantoor). Als start datum 1/1/2021 invullen.
        2. Na het aanmaken van uw eigen bedrijf bij de instellingen van het dagontvangstenboek en kasboek als einddatum 31/3/2021 invullen. Deze einddatum invullen is belangrijk!
        3. E-mail sturen naar info@scrada.be met de mededeling ‘aanpassen bedrijf xxx naar accountancy bedrijf’.
      2. Bedrijfsgegevens van uw klant aanpassen
        1. Bedrijf van uw klant selecteren
        2. In het menu naar Instellingen>Bedrijf gaan
        3. Onderaan bij ‘Factuur gegevens’ moet u kiezen voor ‘Ander bedrijf’
        4. Onderaan bij ‘Factuur sturen naar bedrijf’ kun u uw eigen bedrijf selecteren
        5. Bovenaan op bewaren klikken
      3. Heeft u nog extra bedrijven waarvoor u de factuur wilt ontvangen dan moet u terug naar stap 2 gaan.
  9. Gebruik
    1. Meer informatie over het gebruik van Scrada door de ondernemer kunt u vinden op de pagina gebruik.