Als accountancykantoor heeft u de mogelijkheid om de dagontvangsten- en/of kasboek reeds volledig op te zetten zodat deze onmiddellijk door uw klanten kunnen gebruikt worden.

De werkwijze hiervoor is:

  1. Download de app in de App store of Play store.
  2. Start de app op en klik op ‘Registreren’
    1. Eerste scherm ‘Nieuwe gebruiker’ wordt getoond. Hier kunt u uw naam, email adres en telefoonnummer invullen (gegevens van uw kantoor)
    2. Tweede scherm ‘Nieuw bedrijf’ wordt getoond. Hier kunt u de naam van een test bedrijf invullen of de gegevens van de eerste klant waarvoor u Scrada opzet. Belangrijke punten:
      • Er moet een geldig BTW-nummer ingevuld worden anders kun u niet verder.
      • BTW type (kwartaal/maand/jaar) is belangrijk omdat dit gebruikt wordt voor aanvullen van centralisatiedagboek.
      • Bij email adres kunt u instellen naar waar de UBL facturen van de dagontvangsten moeten doorgemaild worden. Hetzelfde voor CODA bestand van kasboek. Standaard wordt dit 1 keer per maand gedaan. Wenst u dit sneller te hebben of wenst u een andere integratie dan e-mail (zoals Exact Online) dan kunt u dit later instellen via de instellingen van het betreffende boek (zie FAQ en integraties).
    3. Afhankelijk van de keuze of u kasboek, dagontvangstenboek of beide heeft gekozen, gaat u andere ingaves moeten doen
      • Voor een kasboek is het belangrijk om het beginsaldo juist in te vullen voordat u de eerste verrichting boekt. Eens een verrichting geboekt kan het beginsaldo niet meer aangepast worden
      • Indien u gekozen heeft voor zowel dagontvangsten als kasboek gaat u ook de vraag gesteld worden voor ingave van betalingsmethodes.
      • Via de ingave kunnen een aantal betalingsmethods ingevuld worden. Wenst u deze later aan te passen of bijkomende toe te voegen dan is dit mogelijk via de instellingen van het dagontvangstenboek
    4. Als u de verschillende schermen doorlopen heeft, gaat er een email gestuurd worden met een link. Pas na gebruik van de link gaat u kunnen aanloggen in de App. De link in de email is maar beperkte tijd geldig. Is de tijd verstreken, dan gaat u de registratie opnieuw moeten uitvoeren.
  3. Na registratie ontvangt u een email
    1. Na klikken op de link in de email wordt een pagina getoond waar u uw wachtwoord kunt instellen.
    2. Na bevestigen kunt u terug gaan naar de App en aanloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord
  4. Extra boeken
    1. Indien een bedrijf meerdere kasboeken en/of dagontvangstenboek heeft dan kunt u na het aanloggen op de plus klikken naast ‘Dagontvangsten:’ of ‘Kasboeken:’
    2. Na het klikken op de plus wordt een wizard getoond die op dezelfde manier werkt zoals tijdens registratie.
  5. Extra gebruikers toevoegen aan het bedrijf
    1. De App opstarten
    2. Aanloggen
    3. Op uw dagontvangsten- of kasboek klikken
    4. Onderaan rechts op ‘Instellingen’ klikken
    5. Op de knop ‘Bedrijf’ klikken
    6. Onder ‘Gebruikers’ ziet u de actieve gebruikers van het bedrijf.
    7. Door op knop + naast de titel ‘Gebruikers’ te klikken kunt u een gebruiker toevoegen.
    8. De naam en e-mail adres van de gebruiker invullen en aanduiden of hij het dossier ook mag beheren. Een beheerder heeft toegang tot de knop ‘Instellingen’ andere gebruikers niet
    9. Elke nieuwe gebruiker op een firma heeft standaard toegang tot geen enkel boek tenzij de gebruiker beheerder is.
    10. Indien email adres nog niet gekend is bij Scrada dan wordt een email naar het ingevulde email adres gestuurd waarbij de gebruiker de mogelijkheid heeft om zijn wachtwoord in te stellen. Ook deze email bevat een link die maar beperkte tijd geldig is.
  6. Rechten gebruiker op dagontvangstenboek/kasboek instellen
    1. Naar instellingen van dagontvangstenboek/kasboek gaan (App opstarten>Aanloggen>boek selecteren>onderaan rechts op instellingen klikken>op de knop van dagontvangstenboek/kasboek klikken)
      • U moet het juiste boek geselecteerd hebben op de overzichtspagina om de instellingen van dat boek te kunnen aanpassen.
    2. Een lijst van de gebruikers wordt getoond met hun rechten
    3. Op de gebruiker klikken
    4. De rechten wat de gebruiker mag doen in het boek worden getoond en kunnen aangepast worden.
    5. Ook of de gebruiker een email wil ontvangen indien er ingaves ontbreken in dagontvangstenboek kan ingesteld worden bij dagontvangstenboek.
    6. Bovenaan rechts op ‘Bewaren’ klikken
    7. Heeft het dossier meerdere boeken dan moet dit herhaalt worden voor de verschillende boeken
  7. Extra bedrijf
    1. Wenst u een bijkomend bedrijf toe te voegen dan kunt u op de overzichtspagina (dit is de pagina dat u ziet na het aanloggen) onderaan links op ‘Nieuw bedrijf’ klikken. Hierbij wordt ongeveer dezelfde wizard getoond als tijdens registratie. U kunt alle gegevens van het bedrijf invullen en welke boeken u wenst te gebruiken.
  8. Gebruik
    1. Meer informatie over het gebruik van de App door de ondernemer kunt u vinden op de pagina gebruik.