Introduction

Nous recommandons aux cabinets d’experts comptables de créer un “compte partenaire”. Un compte partenaire vous offre de nombreux avantages:

  • Ajouter et gérer facilement un nouveau dossier (= un nouveau client)
  • C’est facile et simple de suivre tous vos dossiers
  • Choissisez si la facture pour l’abonnement de Scrada doit être envoyée chez vous ou chez votre client
  • Tous vos collègues ont, par défaut, accès à tous vos dossiers. Vos employés auront accès à tous les dossiers créer par les utilisateurs. Vous pouvez cacher certains dossiers pour vos employés si vous le souhaitez.
  • Vous recevrez votre propre lien https://<code partenaire>.scrada.be avec votre logo
    • Vous pouvez aussi demander à votre informaticien de créer un enregistrement CNAME dans votre DNS avec votre propre nom de domaine qui fait référence à <code partenaire>.scrada.be Contactez-nous si vous êtes intéressés par cette option, pour qu’on sache définir correctement les certificats https

Comment créer un compte partenaire (Partner Account)?

Envoyez-nous votre demande par e-mail (info@scrada.be) avec les informations suivantes:

  • Nom de votre entreprise
  • Adresse
  • Numéro TVA
  • Personne de contact
  • Numéro de téléphone
  • Préférence pour le code partenaire. Il est nécessaire d’activer le lien https://<code partenaire>.scrada.be
  • Adresse e-mail de l’administrateur

Vous recevrez normalement une réponse de notre part dans les 24 heures durant les jours ouvrables.

Ajouter un employé

  1. Connectez-vous à Scrada via ” https://my.scrada.be ” ou avec votre propre lien sur ” https://<code partenaire>.scrada.be “
  2. Choisissez votre propre entreprise comme entreprise. Il y a également une icône devant le nom.
  3. Vous pouvez ajouter des collègues (utilisateurs) via Menu>>Réglages>>Utilisateurs Là, vous pouvez configurer les éléments suivants:
    1. Nom du collègue
    2. Nom d’utilisateur (= adresse e-mail)
    3. Si l’utilisateur est un administrateur ou pas
    4. L’utilisateur est-il autorisé à créer de nouveau clients dans Scrada?
    5. L’utilisateur doit avoir accès à quelles entreprises?
  4. Scrada enverra automatiquement un e-mail au collègue pour le prevenir et un lien pour définir son mot de passe.
    1. Aucun e-mail ne sera envoyé si votre collègue a déjà un compte sur Scrada. Il pourra se connecter avec son compte existant.

Ajouter le dossier

  1. Connectez-vous à Scrada via ” https://my.scrada.be ” ou avec votre propre lien sur ” https://<code partenaire>.scrada.be “
  2. Choisissez votre propre entreprise comme “entreprise”. Il y a une icône devant le nom
  3. Vous pouvez ajouter un nouveau dossier dans menu>Nouvelle Entreprise
  4. Un assistant s’affichera pour vous aider à remplir toutes les données du dossier
    1. Étape 1 : Coordonnées de l’entreprise
      1. Entrez le nom, l’adresse, le numéro de TVA
      2. La période de TVA (déclarant mensuel / déclarant trimestriel / petite entreprise / exonéré de TVA) est importante car elle peut influencer l’autorisation d’utiliser certains codes TVA et aussi pour l’enregistrement automatique du journal centralisateur par Scrada.
      3. Veuillez remplir le champ qui vous donne l’option d’envoyer la facture Scrada à un email spécifique si vous désirez que celle-ci soit envoyée directement au client.
      4. Vous pouvez indiquer dans la rubrique “informations de facturation” si la facture doit être envoyée à votre entreprise ou celle de votre client.
      5. Choisissez entre (1) journal des recettes avec éventuellement un livre de caisse ou (2) juste un livre de caisse
    2. Etape 2 : Si Journal des recettes avec éventuellement un livre de caisse
      1. Remplissez le nom du journal des recettes.
      2. Remplissez la date du début du journal
      3. Désirez-vous l’enregistrement des modes de paiement? Un livre de caisse sera créé automatiquement si vous sélectionnez “oui, si vous sélectionnez “non”, aucun livre de caisse ne sera créé.
      4. Email pour la facture des recettes: la facture des recettes que Scrada crée peut être envoyée par e-mail. Remplissez une adresse e-mail si vous utilisez un service / logiciel comme Clearfacts ou Billtobox.
    3. Étape 3 : Catégories TVA
      1. Plusieurs catégories de TVA sont proposées par défaut. Vous pouvez en ajouter, modifier ou supprimer. Un maximum de 5 catégories TVA peuvent être ajoutées dans l’assistant. Vous pouvez ajouter plus que 5 catégories TVA supplémentaires de la manière suivante: créé d’abord le fichier, puis sélectionné le fichier dans Menu> paramètres> livres>journal des recettes
    4. Étape 4: Enregistrement des modes de paiements
      1. “Paiement en espèces” est affiché par défaut, mais vous pouvez ajouter d’autres modes de paiement. Vous pouvez ajouter un maximum de 5 modes de paiement dans l’assistant. Vous pouvez ajouter plus que 5 modes de paiement supplémentairs de la manière suivante: créé d’abord le dossier et puis sélectionné le dans Menu> paramètres> livres> journal des recettes
    5. Etape 5: Si Livre de caisse:
      1. Nom du livre de caisse
      2. Solde de départ du livre de caisse. Le solde de départ peut être modifié tant qu’aucune transaction n’a été inscrite dans le livre de caisse. Le solde de départ ne peut plus être modifié s’il y a eu des transactions enregistrées dans le livre. Vous pouvez aussi ajouter le solde de départ par la suite. Sélectionnez le livre dans menu>Paramètres>Entrer>Livre de caisse
      3. E-mail du fichier CODA : Lorsque Scrada crée un fichier CODA, celui-ci peut être envoyé à cet e-mail. N’entrez pas des e-mails Clearfacts ou Billtobox ici car ces logiciels peuvent uniquement gérer les factures UBL mais pas de fichiers CODA.
    6. Étape 6 : Le dossier est en cours de création
  5. Après l’avoir créé, vous pouvez sélectionner le client avec le bouton “loupe” en haut au milieu de l’écran
  6. Vous pouvez configurer la connexion avec le programme comptable quand vous êtes dans le dossier client; via menu>paramètres>integrations Vous trouverez plus d’info dans Intégrations

Donner accès au dossier à votre client

  1. Connectez-vous à Scrada via ” https://my.scrada.be ” ou avec votre propre lien sur ” https://<code partenaire>.scrada.be “
  2. Choisissez l’entreprise de votre client comme “entreprise”
  3. Vous pouvez ajouter un utilisateur qui a uniquement accès à ce fichier dans menu>paramètres>Utilisateurs
  4. Après avoir ajouté l’utilisateur, Scrada enverra automatiquement un e-mail à l’utilisateur pour le prevenir et un lien pour définir son mot de passe

Paramètres du dossier

Sélectionnez un dossier pour pouvoir ajuster ses paramètres Vous pouvez régler les éléments suivants dans Menu>Paramètres :

  • Entreprise : nom, adresse, période de TVA (trimestre/mois/…), à qui la facture Scrada doit être envoyée
  • Livres:
    • Journal des recettes: nouveau journal, modes de paiement, catégories de taxes, date de fin, journal visible dans le tableau de bord
    • Livre de caisse: numéro IBAN du livre de caisse, solde de départ, livre de caisse visible dans le tableau de bord
  • Utilisateurs : les clients ayant accès à ce fichier. Un utilisateur qui est administrateur peut tout modifier dans le dossier. Uniquement pour ce dossier bien sûr.

Connexion logiciel comptable

Plus d’info dans Intégrations

FAQ

Sur notre page FAQ, vous trouverez plus d’informations sur la meilleure façon de configurer les chèques-cadeaux, la gestion du double chiffre d’affaires, les règles CODA, les corrections, …

Informations pour le client

Vous trouverez plus d’info comment le client peut utiliser Scrada sur la page d’utilisation.