Introduction

Nous recommandons aux cabinets d’experts comptables de créer un “compte partenaire” qui vous offrira de nombreux avantages:

  • Ajouter et gérer facilement un nouveau dossier (= entreprise d’un de vos clients)
  • Il sera très facile et simple de suivre tous vos dossiers
  • Choissisez si la facture Scrada doit être envoyée chez vous ou chez le client
  • Vos employés auront un accès “par défaut” à tous vos dossiers. Vos employés auront accès à tous les dossiers créer par les utilisateurs. Cacher certains dossiers pour vos employés si vous le souhaitez.
  • Vous obtiendrez votre propre lien https://<code partenaire>.scrada.be avec votre logo
    • Vous pouvez également demander à votre informaticien de créer un enregistrement CNAME dans votre DNS avec votre propre nom de domaine qui fait référence à <code partenaire>.scrada.be Si vous êtes intéressés par cette option, faite le nous savoir pour qu’on sache définir correctement les certificats https

Comment créer un compte partenaire?

Envoyez un e-mail à info@scrada.be avec la demande de créer un compte partenaire avec les informations suivantes:

  • Nom de l’entreprise
  • Adresse
  • Numéro TVA
  • Personne de contact
  • Numéro de téléphone
  • Préférence pour le code partenaire. Il est nécessaire d’activer le lien https://<code partenaire>.scrada.be
  • Adresse e-mail de l’administrateur

Normalement, vous recevrez une réponse de notre part dans les 24 heures pendant les jours ouvrables.

Ajouter un employé

  1. Connectez-vous à Scrada sur ” https://my.scrada.be ” ou avec votre propre lien sur ” https://<code partenaire>.scrada.be “
  2. Choisissez votre propre entreprise comme entreprise. Il y a également une icône pour le nom.
  3. Vous pouvez ajouter des employés via Menu>>Réglages>>Utilisateurs Là, vous pouvez configurer les éléments suivants:
    1. Nom de l’employé
    2. Nom d’utilisateur (= adresse e-mail)
    3. Si l’utilisateur est un administrateur ou pas
    4. Si l’utilisateur est autorisé à créer de nouvelles entreprises
    5. À quelles entreprises l’utilisateur devra avoir accès
  4. Après avoir ajouté l’employé, Scrada enverra automatiquement un e-mail à l’employé pour le prévenir qu’un compte a été créé sur Scrada et un lien pour définir son mot de passe.
    1. Si l’employé a déjà un compte sur Scrada, aucun e-mail ne sera envoyé, mais l’employé peut se connecter avec son compte existant.

Ajouter le dossier

  1. Connectez-vous à Scrada sur ” https://my.scrada.be ” ou avec votre propre lien sur ” https://<code partenaire>.scrada.be “
  2. Choisissez votre propre entreprise comme “entreprise”. Il y a une icône devant le nom
  3. Vous pouvez ajouter un nouveau dossier sur menu>Nouvelle Entreprise
  4. Un assistant s’affichera pour vous aider à remplir toutes les données du dossier
    1. Étape 1 : Coordonnées de l’entreprise
      1. Entrez le nom, l’adresse, le numéro de TVA
      2. La période de TVA (déclarant mensuel / déclarant trimestriel / petite entreprise / exonéré de TVA) est importante car elle peut influencer l’autorisation d’utiliser certains codes TVA et aussi pour l’enregistrement automatique du journal centralisateur par Scrada.
      3. Veuillez remplir le champ qui vous donne l’option d’envoyer la facture Scrada à un email spécifique si vous désirez que celle-ci soit envoyée directement au client.
      4. Vous pouvez choissir et indiquer dans la rubrique “informations de facturation” si la facture doit être envoyée à votre entreprise ou à l’adresse de l’entreprise de votre client.
      5. Choisissez entre (1) journal des recettes avec éventuellement un livre de caisse ou (2) juste un livre de caisse
    2. Etape 2 : Journal des recettes avec éventuellement un livre de caisse
      1. Remplissez le nom du journal des recettes.
      2. Remplissez la date du début du livre
      3. Désirez-vous enregistrer les modes de paiement? Un livre de caisse sera créé automatiquement si vous sélectionnez “oui, par contre si vous sélectionnez “non”, aucun livre de caisse ne sera créé.
      4. Envoi de la facture des recettes par e-mail: la facture des recettes que Scrada crée peut être envoyée par e-mail. Remplissez une adresse e-mail si vous utilisez un service / logiciel comme Clearfacts ou Billtobox.
    3. Étape 3 : Catégories TVA
      1. Plusieurs catégories de TVA sont proposées par défaut. Vous pouvez en ajouter, modifier ou supprimer. Un maximum de 5 catégories TVA peuvent être ajoutées dans l’assistant. Vous pouvez ajouter plus que 5 catégories TVA supplémentaires de manière suivante: créé d’abord le fichier, puis sélectionné le fichier dans Menu> paramètres> livres>journal des recettes
    4. Étape 4: Enregistrement des modes de paiements
      1. “Paiement en espèces” est affiché par défaut, mais vous pouvez ajouter des modes de paiement supplémentairs. Vous pouvez ajouter un maximum de 5 modes de paiement dans l’assistant. Vous pouvez ajouter plus que 5 modes de paiement supplémentairs de manière suivante: créé d’abord le dossier et puis sélectionné le dans Menu> paramètres> livres> journal des recettes
    5. Etape 5: Livre de caisse:
      1. Nom livre de caisse
      2. Solde de départ du livre de caisse. Ce solde de départ peut être ajusté tant qu’aucune opération n’a été enregistrée dans le livre de caisse. Le solde de départ ne peut plus être ajusté s’il y a eu des transactions. Vous pouvez aussi ajouter le solde de départ après avoir créé le fichier. Sélectionnez le livre dans menu>Paramètres>Entrer>Livre de caisse
      3. L’adresse e-mail du fichier CODA : Lorsque Scrada crée un fichier CODA, le fichier CODA peut être envoyé par e-mail à cette adresse e-mail. N’entrez pas d’adresse e-mail Clearfacts ou Billtobox ici car ces systèmes peuvent uniquement gérer les factures mais pas de fichiers CODA.
    6. Étape 6 : Le dossier est en cours de création
  5. Après l’avoir créé, vous pouvez sélectionner le fichier via le bouton “loupe” en haut au milieu de l’écran
  6. Si vous êtes dans le dossier, vous pouvez configurer le lien avec le programme comptable via menu>paramètres>integrations Plus d’informations peuvent être trouvées sur Intégrations

Donner accès à son dossier au client

  1. Connectez-vous à Scrada sur ” https://my.scrada.be ” ou avec votre propre lien sur ” https://<code partenaire>.scrada.be “
  2. Choisissez l’entreprise de votre client comme “entreprise”
  3. vous pouvez ajouter un utilisateur qui a accès à ce fichier uniquement via menu>paramètres>Utilisateurs
  4. Après avoir ajouté l’utilisateur, Scrada enverra automatiquement un e-mail à l’utilisateur avec la notification qu’un compte a été créé sur Scrada et avec un lien pour définir le mot de passe

Paramètres du dossier

Si vous souhaitez ajuster les paramètres d’un dossier, vous pouvez le faire en sélectionnant le dossier après vous être connecté. Vous pouvez régler les éléments suivants via Menu>Paramètres :

  • Entreprise : nom, adresse, période de TVA (trimestre/mois/…), à qui la facture Scrada doit être envoyée
  • Livres:
    • Journal des recettes: nouveau journal, modes de paiement, catégories de taxes, date de fin, journal visible dans le tableau de bord
    • Livre de caisse: numéro IBAN du livre de caisse, solde de départ, livre de caisse visible dans le tableau de bord
  • Utilisateurs : Clients ayant accès à ce fichier. Un utilisateur qui est l’administrateur d’un dossier peut tout modifier dans le fichier. Bien sûr uniquement de ce dossier

Lien vers le programme de comptabilité

Plus d’informations peuvent être trouvées sur Intégrations

FAQ

Sur notre page FAQ, vous trouverez plus d’informations sur la meilleure façon de configurer les chèques-cadeaux, la gestion du double chiffre d’affaires, les règles CODA, les corrections, …

Informations pour le client

Plus d’informations sur la façon dont le client peut utiliser Scrada peuvent être trouvées sur la page d’utilisation.