Inleiding

Als accountancykantoor raden we u aan om een partner account aan te vragen bij ons. Een partner account heeft een aantal voordelen:

  • U kunt eenvoudig een dossier (bedrijf van een klant van u) toevoegen en beheren
  • U kunt dossiers beter opvolgen
  • U kunt zelf kiezen of de factuur van Scrada naar de klant of naar u wordt gestuurd
  • Alle medewerkers hebben standaard toegang tot alle dossiers. Maakt gebruiker A een nieuw dossier aan dan hebben ook medewerker B en C hier toegang toe. Indien gewenst kunt u wel bepaalde dossiers afschermen van bepaalde medewerkers.
  • U krijgt uw eigen https://<partnercode>.scrada.be link met uw logo
    • U kunt ook steeds aan uw IT-er vragen om een CNAME record aan te maken in uw DNS met uw eigen domainnaam dat verwijst naar <partnercode>.scrada.be . Als u dit doet moet u ons dit wel laten weten zodat we de https certificaten kunnen goed zetten

Hoe maakt u een partner account aan?

Stuur een e-mail naar info@scrada.be met de vraag voor een partner account met volgende informatie:

  • Naam van de firma
  • Adres gegevens
  • BTW-nummer
  • Contact persoon
  • Telefoonnummer
  • Voorkeur van partnercode. Is nodig om de link https://<partnercode>.scrada.be actief te maken
  • E-mail adres van de beheerder

Gewoonlijk ontvangt u binnen de 24 uur antwoord van ons tijdens de werkdagen.

Medewerker toevoegen

  1. Aanloggen op Scrada via https://my.scrada.be of via uw eigen link https://<partnercode>.scrada.be
  2. Als bedrijf kiest u uw eigen bedrijf. Deze heeft ook een icoontje voor de naam.
  3. Via menu>Instellingen>Gebruikers kunt u medewerkers toevoegen. Hierbij kunt u hetvolgende instellen:
    1. Naam van de medewerker
    2. Aanlognaam (is een e-mail adres)
    3. Of de gebruiker beheerder is of niet
    4. Of de gebruiker nieuwe bedrijven mag aanmaken
    5. Tot welke bedrijven de gebruiker toegang heeft
  4. Na toevoegen van de medewerker gaat Scrada automatisch een e-mail sturen naar de medewerker met de melding dat er een account is aangemaakt op Scrada en met link om het wachtwoord in te stellen.
    1. Heeft de medewerker reeds een account op Scrada dan wordt er geen e-mail gestuurd maar kan de medewerker wel met zijn bestaande account aanloggen.

Dossier toevoegen

  1. Aanloggen op Scrada via https://my.scrada.be of via uw eigen link https://<partnercode>.scrada.be
  2. Als bedrijf kiest u uw eigen bedrijf. Deze heeft ook een icoontje voor de naam
  3. Via menu>Nieuw bedrijf kunt u een nieuw dossier toevoegen
  4. Er wordt een wizard getoond met enkele stappen om alle gegevens van het dossier in te vullen
    1. Stap 1: Bedrijfsgegevens
      1. Vul naam, adres, BTW nummer in
      2. BTW periode (maandaangever/kwartaaalaangever/kleine onderneming/vrijgesteld van BTW) is belangrijk omdat dit eventueel bepaalde BTW codes niet toegelaten wordt en voor automatisch invullen van centralisatiedagboek door Scrada.
      3. E-mail Scrada factuur moet ingevuld worden als de factuur van Scrada naar de klant moet gestuurd worden
      4. Bij factuur informatie kun je instellen of de factuur naar uw bedrijf of naar bedrijfsadres moet gestuurd worden
      5. Kieze tussen dagontvangstenboek met misschien een kasboek of enkel een kasboek
    2. Stap 2: Indien dagontvangstenboek met eventueel kasboek
      1. Naam dagontvangstenboek.
      2. Start datum van boek
      3. Of u betalingsmethodes wenst te registreren. Indien ja dan wordt een kasboek aangemaakt indien u hier nee selecteert dan wordt er geen kasboek aangemaakt
      4. E-Mail dagontvangsten factuur: als Scrada een dagontvangstenfactuur aanmaakt dan kan dit naar dit e-mail adres doorgemaild worden. Gebruikt u Clearfacts of Billtobox dan moet u hier een e-mail adres van deze dienst invullen.
    3. Stap 3: Indien dagontvangstenboek dan BTW categorieën
      1. Er worden standaard enkele BTW categorieën voorgesteld. U kunt deze aanpassen, toevoegen of verwijderen. Er kunnen in de wizard maximum 5 BTW categorieën toegevoegd worden. Wenst u meer dan 5 dan kunt u na het aanmaken van het dossier nog extra BTW categorieën toevoegen na selectie van het dossier via Menu>instellingen>boeken>dagontvangstenboek
    4. Stap 4: Indien dagontvangstenboek met registratie betalingsmethodes
      1. Standaard wordt ‘Contante betaling’ getoond maar u kunt extra betalingsmethodes toevoegen. Via de wizard kunt u maximum 5 betalingsmethodes toevoegen. Wenst u meer dan 5 dan kunt u na het aanmaken van het dossier nog extra betalingsmethodes toevoegen na selectie van het dossier via Menu>instellingen>boeken>dagontvangstenboek
    5. Stap 5: Indien kasboek:
      1. Naam kasboek
      2. Beginsaldo kasboek. Dit beginsaldo kan aangepast worden zolang er geen transacties zijn weggeschreven in het kasboek. Zijn er transacties dan kan het beginsaldo niet meer aangepast worden. Het beginsaldo aanmaken na het aanmaken kan na selectie van dit dossier via menu>Instellingen>Boeken>kasboek
      3. E-mail adres CODA bestand: Als Scrada een CODA bestand aanmaakt dan kan het CODA bestand naar dit e-mail adres doorgemaild worden. Vul hier geen Clearfacts of Billtobox e-mail adres is omdat deze systemen enkel overweg kunnen met facturen maar niet met CODA bestanden.
    6. Stap 6: Dossier wordt aangemaakt
  5. Na het aanmaken kunt u het dossier selecteren via de knop ‘vergrootglas’ bovenaan in het midden van het scherm
  6. Als u in het dossier bent kunt u eventueel via menu>instellingen>integraties de koppeling met het boekhoudprogramma instellen. Meer info kunt u vinden op Integraties

Klant toegang geven tot zijn dossier

  1. Aanloggen op Scrada via https://my.scrada.be of via uw eigen link https://<partnercode>.scrada.be
  2. Als bedrijf kiest u het bedrijf van uw klant
  3. Via menu>Instellingen>Gebruikers kunt u een gebruiker toevoegen die toegang heeft tot enkel dit dossier
  4. Na toevoegen van de gebruiker gaat Scrada automatisch een e-mail sturen naar de gebruiker met de melding dat er een account is aangemaakt op Scrada en met link om het wachtwoord in te stellen

Instellingen dossier

Wenst u instellingen van een dossier aan te passen dan kan dit door na het aanloggen het dossier te selecteren. Via Menu>Instellingen kunt u volgende zaken aanpassen:

  • Bedrijf: naam, adres, BTW periode (kwartaal/maand/…), naar wie de factuur van Scrada moet gestuurd worden
  • Boeken:
    • Dagontvangstenboek: nieuw boek, betalingsmethodes, btw categorieën, eind datum, boek zichtbaar in dashboard
    • Kasboek: IBAN nummer van kasboek, beginsaldo, kasboek zichtbaar in dashboard
  • Gebruikers: Klanten die toegang hebben tot dit dossier. Een gebruiker die beheerder is van een dossier kan alles van het dossier aanpassen. Natuurlijk enkel van dit dossier

Koppeling boekhoudprogramma

Meer informatie kan terug gevonden worden op Integraties

FAQ

Op onze FAQ pagina kan meer informatie gevonden worden hoe u best cadeaubonnen opzet, omgaat met dubbele omzet, CODA regels, correcties, …

Informatie voor klant

Hoe de klant Scrada kan gebruiken kan meer info gevonden worden op de pagina gebruik.