Vlot elektronisch facturen
versturen met de API
van Scrada
Stuur verkoopfacturen vanuit kassasysteem, webshop of facturatiestysteem via onder andere Peppol naar klanten én boekhouding!
Scrada verstuurt facturen via Peppol naar de klanten én naar de boekhouding
Met de API van Scrada kan een kassasysteem, webshop of facturatiesoftware eenvouding elektronische facturatie (e-invoicing) implementeren om verkoopfacturen te versturen naar bedrijven via Peppol of aan particulieren per e-mail. Bovendien gaat er een kopie naar de boekhouding die automatisch wordt ingelezen in het boekhoudprogramma.
Waarom Scrada gebruiken om facturen te versturen via Peppol naar de klant en boekhouding?
Met één API-oproep stuurt u een factuur naar Scrada. Scrada verstuurt deze factuur vervolgens naar de klant via Peppol (voor bedrijven) of e-mail (voor particulieren). De factuur wordt tevens doorgestuurd naar de boekhouding. Geen nood dus om zelf Peppol te implementeren, e-mailservers in te stellen of koppelingen te moeten maken met boekhoudprogramma's. Elektronische facturatie of e-invoicing is hiermee zeer eenvoudig toe te voegen aan uw software.
Ervaringen
Laurens Van de Velde
Zaakvoerder Touch Systems
Marc De Schaepmeester
(mede-)bestuurder XerXes
Wegwijs in Peppol
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een beveiligd, en gesloten netwerk waarmee digitale documenten zoals facturen kunnen verstuurd worden.
Ondanks dat het woord ‘European’ in de naam voorkomt is Peppol uitgegroeid tot een internationaal netwerk waar ook landen buiten Europa aan mee doen.
Waarom facturen versturen met Peppol?
Vanaf 1/1/2026 is het verplicht in België om facturen naar BTW-plichtige Belgische klanten te versturen via Peppol. Vanaf dan is het niet meer toegelaten om facturen op papier of via e-mail te versturen naar uw klanten.
Facturen sturen naar de overheid of lokale overheden moet al even via het Peppol netwerk gebeuren.
Voordeel van Peppol is ook dat u zeker bent dat de factuur is doorgestuurd naar uw klant. Factuur kan niet meer in de spamfolder van de mail zitten of verloren gaan in de post.
Wat is een Peppol Access Point?
Een Peppol Access Point fungeert als een toegangspoort tot het Peppolnetwerk. Via het Peppolnetwerk kunnen facturen beveiligd verstuurd worden van het ene Access Point naar het andere.
Voor het ontvangen van facturen via Peppol moet een bedrijf geregistreerd zijn bij één Peppol Access Point. Dit kunnen er niet meerdere zijn. Voor het versturen van facturen kan dit gebeuren via elk Access Point.
Uw programma kan dus perfect facturen sturen naar Scrada (die Scrada dan op het Peppolnetwerk zet), ook al ontvangt uw klant geen aankoopfacturen in uw programma.
U moet dit bekijken zoals hoe e-mail werkt. De e-mail die u ontvangt behoort tot één partij zoals gmail, outlook, telenet…, maar u kunt e-mails via verschillende partijen versturen en deze worden dan afgeleverd waar het e-mailadres geregistreerd staat.
Veel boekhoudprogramma’s of pre-accounting systemen registreren hun klant op het Peppolnetwerk zodat ze de aankoopfacturen kunnen ontvangen. Wil u veranderen van boekhoudprogramma dan gaat u moeten vragen aan uw vorig boekhoudprogramma om u daar te deregistreren zodat het nieuwe boekhoudprogramma u kan registeren op het Peppolnetwerk. Dit is enkel voor facturen die u wenst te ontvangen. Dit moet niet gebeuren voor facturen die u verstuurt via het Peppolnetwerk.
In België zijn de bedrijven geregistreerd bij een bepaald Peppol Access Point via hun ondernemingsnummer en eventueel BTW-nummer.
Waarom is het handig om een eigen Peppol Access Point te hebben?
Het voordeel van zelf een Access Point te zijn is dat u geen kosten moet betalen aan een tussenpartij en alles zelf in handen heeft.
Bij Peppol maken ze vaak de vergelijking met hoe e-mail werkt. Ook hier kan dit toegepast worden. Waarom zou u niet zelf een e-mailprovider zijn?
Waarom is het niet handig om een eigen Peppol Access Point te hebben?
Als u zelf Peppol Access Point wenst te zijn moet u volgende zaken doen:
- Lid zijn van OpenPeppol, wat niet gratis is
- Afhankelijk in welke landen u actief bent, moet u ook aan bepaalde richtlijnen voldoen, zoals een bepaalde ISO-standaard hebben, maar soms ook extra gegevens doorsturen naar overheden
- U moet de software om Access Point te kunnen zijn maken of kopen/huren
- Software moet ook onderhouden worden
- U hebt infrastructuur nodig om dit te laten draaien
- …
Zoals u ziet moet u aan veel zaken voldoen om een Access Point te kunnen zijn, wat enkel maar rendabel wordt als u voldoende klanten en mensen heeft.
Wat is PEPPOL BIS V3 en EN16931?
EN 16931 is de Europese norm dat een standaard factuur definieerd (eInvoicing standard). Er is hierin opgenomen welke data de factuur moet bevatten. Net zoals bij een papieren factuur wordt ook gedefinieerd dat deze een datum moet bevatten, totaal bedrag incl btw, … Deze standaard definieert niet de syntax van de elektronische factuur. Er zijn op heden 2 syntaxen die voldoen aan deze norm. Namelijk UBL (Universal Business Language) en UN/CEFACT CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice).
UBL staat voor Universal Business Language en is een XML bestand voor elektronisch factureren. Wordt oa gebruikt door het PEPPOL netwerk om facturen te versturen maar kan even goed gebruikt worden als bijlage bij een email. Een computer kan zeer eenvoudig een UBL bestand uitlezen en op basis hiervan boeking uitvoeren in boekhoudprogramma. Geen OCR meer nodig of interpretatie van een PDF document. Bij elke Belgisch boekhoudprogramma kan UBL bestanden inlezen.
PEPPOL BIS V3 is de specificatie die gebruikt wordt om facturen via het PEPPOL netwerk te versturen. PEPPOL BIS V3 voldoet aan de EN 16931 en gebruikt UBL.
Wat is het verschil tussen de Scrada API en andere API's?
Bij de meeste andere leveranciers die API’s aanbieden om facturen te versturen via Peppol moet u zelf nog veel logica schrijven:
- Moet de factuur via Peppol verstuurd worden?
- Wat als de klant niet op Peppol zit?
- Wat met particulieren?
- Wat vanaf 2026 als een BTW-plichtige klant een factuur via Peppol moet krijgen en de klant zit niet op Peppol?
- De factuur is doorgestuurd naar de klant, maar deze moet nog in de boekhouding van het bedrijf zelf komen.
- ….
Scrada doet al deze zaken voor u, u moet enkel de factuur doorsturen!
Hoe werkt de API van Scrada?
De API van Scrada is een REST API waarbij u via één methode de factuur doorstuurt en Scrada doet de rest. Het is niet nodig om eerst klanten aan te maken, uzelf te registreren op Peppol, enz. Wat er verder met de factuur moet gebeuren, kan in Scrada ingesteld worden.
Elektronische facturatie/e-invoicing mogelijk via Scrada API?
Met 1 API oproep kunt u uw verkoopfacturen versturen via Peppol (wat moet vanaf 1/1/2026 naar BTW-plichtige klanten in België) of afleveren via e-mail. Op deze manier kunt u eenvoudig elektronische facturen versturen.