Vanaf januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle b2b-transacties tussen btw-plichtige bedrijven. Met e-facturatie spreken we niet over een factuur in pdf die u via e-mail verstuurt. Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal document (zoals XML, EID en UBL) dat automatisch kan worden verwerkt door financiële software.
Verkoopfacturen via Peppol naar uw klant
Deze e-facturen worden vanuit uw facturatiesoftware verstuurd naar uw klant. Deze verzending verloopt via Peppol, een Europees netwerk dat op een automatische en gestandaardiseerde manier o.a. elektronische facturen uitwisselt tussen bedrijven en overheden.
Aankoopfacturen van uw leverancier ontvangen via Peppol
Uw bedrijf is geregistreerd op Peppol via uw ondernemingsnummer en/of btw-nummer. Zo weet uw leverancier dat ze hun facturen bij u kunnen afleveren en volledig automatisch, zonder menselijke tussenkomt kunnen versturen.
Vergelijking Peppol met de Post
Net zoals uw brieven en andere post, kunt u uw aankoopfacturen enkel ontvangen op uw eigen adres. Op het Peppol netwerk is uw adres uw ondernemingsnummer of btw-nummer. U kunt voor de ontvangst van uw aankoopfacturen dus maar bij één partij aangesloten zijn.
Verkoopfacturen kunt u echter versturen via verschillende ‘brievenbussen’. Zoals de Post uw brieven aflevert bij de ontvanger, levert Peppol uw verkoopfactuur bij uw klant. Maakt u verkoopfacturen in verschillende softwareprogramma’s, kan elk softwareprogramma de verkoopfacturen op Peppol zetten.
Meer informatie over Peppol en wat de term Access Point is, kunt u terugvinden in ons artikel ‘Wat is Peppol?’.
Hoe beginnen met e-facturatie?
U maakt zich best tijdig klaar voor de overgang naar elektronisch factureren. Maar hoe? Wij geven u enkele tips.
- Zorg dat u over de juiste tools beschikt. Welke software heeft u nodig?
- Programma om aankoopfacturen te kunnen ontvangen via Peppol
- Programma om verkoopfacturen te kunnen versturen via Peppol
- Vraag uw leveranciers om hun facturen nu reeds te laten versturen naar u via Peppol of als UBL-bestand. Zo kunt u deze facturen ook al automatisch laten verwerken door uw systemen.
- Probeer uw verkoopfacturen nu al via Peppol te versturen naar klanten die reeds op Peppol zitten.
- Wacht niet tot de verplichting ingaat. Begin er op tijd aan, zo kunt u uitzoeken wat voor u het beste werkt en is de kans op fouten kleiner.
Wat gaat veranderen met e-facturatie?
Afhankelijk van uw huidige situatie verandert er veel of niets. Enkel situaties hieronder:
-
U maakt gebruik van een ERP-programma/boekhoudprogramma waar u reeds aankoopfacturen in ontvangt: er verandert weinig voor u.
In boekhoudprogramma’s waar u vandaag al aankoopfacturen kunt in ontvangen, krijgt u deze in de toekomst via Peppol i.p.v. via e-mail. Ook verkoopfacturen die u nu maakt in uw boekhoudprogramma en via e-mail verstuurt, verstuurt u in de toekomst via Peppol.
U zal enkel moeten aangeven dat u uw aankoopfacturen via Peppol wenst te ontvangen in uw boekhoudprogramma. Hou er rekening meer dat u uw aankoopfacturen van Peppol maar in één systeem kunt ontvangen. Wenst u later te veranderen, moet u op dat moment uw registratie bij Peppol loskoppelen in uw oud pakket zodat u nadien opnieuw kunt registeren op Peppol met uw nieuw systeem.
-
U maakt gebruik van een ERP-programma/boekhoudprogramma waar u op heden geen aankoopfacturen kunt in ontvangen: uw manier van werken moet veranderen.
Momenteel krijgt u uw aankoopfacturen waarschijnlijk per post of via uw mailbox. U plaatst deze zelf op uw computer om zelf te verwerken. In de toekomst zal u een softwareprogramma moeten kiezen waar uw aankoopfacturen in worden afgeleverd of gaat uw huidige softwareleverancier deze functionaliteit moeten toevoegen. Neem contact op met uw softwareleverancier om te zien hoe u in de toekomst aankoopfacturen kunt ontvangen. Ook voor het maken van uw verkoopfacturen moet u een softwareprogramma kiezen dat verkoopfacturen op Peppol kan plaatsen. Kan uw huidige leverancier dit nog niet, neem dan tijdig contact op met hun om te controleren of ze dit gaan toevoegen.
-
U maakt gebruik van een pre-accountingsysteem: er verandert waarschijnlijk weinig voor u.
Voorbeelden zijn Billit, Clearfacts, EenvoudigFactureren, Facturalia, OkiOki, … De pre-accountingsystemen ontvangen vandaag uw aankoopfacturen doordat leveranciers deze naar uw pre-accounting e-mailadres sturen… U zal in de toekomst – tenzij u dat vandaag al doet – in uw pre-accountingsysteem bijhouden wanneer een factuur betaald is.
Verkoopfacturen maakt u best ook nu al op in uw pre-accountingsysteem, want via Word of Excel zal niet meer mogelijk zijn. In de meeste pre-accountingsystemen kunnen vandaag reeds verkoopfacturen gemaakt worden. Het pre-accountingsysteem levert deze verkoopfacturen dan af via Peppol. Let er op dat u Peppol activeert in uw pre-accountingsysteem om aankoopfacturen te kunnen ontvangen.
Hou er rekening meer dat u uw aankoopfacturen van Peppol maar in één systeem kunt ontvangen. Wenst u later te veranderen, moet u op dat moment uw registratie bij Peppol loskoppelen in uw oud pakket zodat u nadien opnieuw kunt registeren op Peppol met uw nieuw systeem.
-
Software maatwerkoplossing: u gaat aanpassingen moeten laten uitvoeren
Indien u ooit zelf software heeft laten maken voor het bijhouden van uw aankoopfacturen of voor het maken van verkoopfacturen, dan gaat u uw softwareprogramma moeten aanpassen om aankoopfacturen te kunnen ontvangen via Peppol of om verkoopfacturen te versturen via Peppol. Neem tijdig contact op met uw softwareleverancier.
-
Ontvangt u alle facturen per e-mail of post: uw manier van werken moet veranderen.
Kies in overleg met uw accountant een softwareprogramma waar u in de toekomst uw aankoopfacturen in kunt ontvangen of uw verkoopfacturen kunt in opmaken. De meeste accountants werken samen met bepaalde leveranciers. Het is handig om te kiezen voor dezelfde leverancier waar ook uw accountant mee samenwerkt.
Waarom e-facturatie via Peppol?
Vandaag de dag worden facturen vaak via pdf uitgewisseld. Deze pdf wordt dan door computers geanalyseerd om te bekijken wat het totaalbedrag is, de naam van de klant, factuurdatum, enz. Hierbij maken computers fouten doordat ze bijvoorbeeld de foutieve datum aanzien als factuurdatum…
Via een e-factuur, een gestructureerd document, weet een computer onmiddellijk wat het totaalbedrag, naam klant, factuurdatum… is.
Voordelen e-facturatie via Peppol?
Niemand houdt echt van verandering, maar e-facturatie brengt wel wat voordelen met zich mee waardoor de aanpassing toch de moeite waard is. Enkele voorbeelden zijn:
- Het vermindert de administratieve lasten omdat facturen automatisch worden verwerkt.
- Hierdoor gaat u efficiënter werken en heeft u meer tijd voor uw core business.
- Het vermindert de kans op fouten, waardoor uw financiële gegevens nauwkeuriger zijn en u beter inzicht krijgt in uw inkomsten en uitgaven.
- En zeker niet onbelangrijk, het is veilig! Uw e-facturen worden zodanig gecodeerd en beveiligd waardoor u verzekerd bent van het hoogste veiligheidsniveau.
Stuur facturen vanuit uw webshop, kassa- of facturatiesysteem via Scrada naar uw klanten
Hierboven kon u lezen dat een softwareprogramma toegang moet hebben tot het Peppol netwerk. Heeft u een maatwerkoplossing, een facturatieprogramma, webshop, kassasysteem… dan is het niet nodig om een eigen Peppol Access Point te hebben.
Scrada kan enerzijds gebruikt worden als digitaal dagontvangstenboek, kasboek of afleveren van omzet, betaalmethoden en verkoopfacturen in de boekhouding. Anderzijds kan Scrada ook gebruikt worden om verkoopfacturen op Peppol te plaatsen en tegelijk af te leveren in de boekhouding. Scrada verstuurt namelijk de facturen via Peppol naar de b2b-klanten en via e-mail naar de b2c-klanten. Bovendien gaat er automatisch een kopie van elke verzonden factuur naar uw boekhoudpakket.
Zo ziet de weg eruit die uw factuur aflegt:
Scrada API gebruiken?
Neem contact op met ons. U kunt de API gratis testen, wij voorzien u van de nodige documentatie.
