À partir de janvier 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA. Par facturation électronique, nous ne parlons pas d’une facture au format PDF que vous envoyez par e-mail. Une facture électronique est un document numérique structuré (tel que XML, EID et UBL) qui peut être traité automatiquement par un logiciel financier.
Factures de vente via Peppol à votre client
Ces factures électroniques sont envoyées de votre logiciel de facturation à votre client. Cet envoi se fait via Peppol, un réseau européen qui échange des factures électroniques entre les entreprises et les administrations de manière automatique et standardisée.
Comparaison entre Peppol et la Poste
Tout comme vos lettres et autres courriers, vous ne pouvez recevoir vos factures d’achat qu’à votre propre adresse. Sur le réseau Peppol, votre adresse est votre numéro d’entreprise ou votre numéro de TVA. Vous ne pouvez donc être connecté qu’à une seule partie pour recevoir vos factures d’achat.
En outre, les factures de vente peuvent être envoyées par l’intermédiaire de différentes « boîtes aux lettres ». Tout comme la Poste distribue vos lettres au destinataire, Peppol distribue votre facture de vente à votre client. Si vous créez des factures de vente dans différents logiciels, chaque logiciel peut placer les factures de vente sur Peppol.
Vous trouverez plus d’informations sur Peppol et sur la notion de point d’accès dans notre article « Qu’est-ce que Peppol ?« .
Comment démarrer la facturation électronique ?
Il est préférable de préparer à temps le mouvement vers la facturation électronique. Mais comment faire ? Nous vous donnons quelques conseils.
- Assurez-vous d’avoir les bons outils. De quel logiciel avez-vous besoin ?
- Programme de réception des factures d’achat via Peppol
- Programme d’envoi des factures de vente via Peppol
- Demandez à vos fournisseurs de vous envoyer leurs factures via Peppol ou sous forme de documents UBL. De cette manière, vous pouvez également faire en sorte que ces factures soient automatiquement traitées par vos systèmes.
- Essayez d’envoyer dès maintenant vos factures de vente via Peppol aux clients qui sont déjà sur Peppol.
- N’attendez pas que l’obligation prenne effet. Commencez à temps, de cette manière vous pourrez découvrir ce qui fonctionne le mieux pour vous et il y aura moins de risques d’erreurs.
Qu’est-ce qui va changer avec la facturation électronique ?
Selon votre situation actuelle, beaucoup ou rien ne changera. Voici quelques situations :
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Vous utilisez un programme ERP ou un programme comptable dans lequel vous recevez déjà des factures d’achat : peu de choses changeront pour vous.
Dans les programmes comptables dans lesquels vous pouvez déjà recevoir des factures d’achat aujourd’hui, vous les recevrez à l’avenir via Peppol au lieu de l’e-mail. Les factures de vente que vous créez actuellement dans votre programme de comptabilité et que vous envoyez par courrier électronique seront également envoyées à l’avenir via Peppol.
Il vous suffira d’indiquer que vous souhaitez recevoir vos factures d’achat via Peppol dans votre programme de comptabilité. N’oubliez pas que vous ne pouvez recevoir vos factures d’achat de Peppol que dans un seul système. Si vous souhaitez changer de système plus tard, vous devez alors vous désinscrire de Peppol avec votre ancien système afin de pouvoir vous réinscrire à Peppol avec votre nouveau système.
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Vous utilisez un programme ERP ou un programme comptable dans lequel vous ne pouvez pas recevoir de factures d’achat : votre méthode de travail doit être modifiée.
Actuellement, vous recevez probablement vos factures d’achat par la poste ou via votre mailbox. Vous les placez sur votre ordinateur pour les traiter vous-même. À l’avenir, vous devrez choisir un logiciel dans lequel vous recevrez vos factures d’achat ou votre fournisseur de logiciel actuel devra ajouter cette fonctionnalité. Contactez votre fournisseur de logiciel pour savoir comment vous pourrez recevoir les factures d’achat à l’avenir. De même, pour la création de vos factures de vente, vous devez choisir un logiciel capable d’enregistrer les factures de vente sur Peppol. Si votre fournisseur actuel ne peut pas encore le faire, contactez-le à temps pour savoir s’il ajoutera cette fonctionnalité.
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Vous utilisez un système de pré-comptabilité : il n’y a pas grand-chose qui va changer pour vous.
Des exemples incluent Billit, Clearfacts, EenvoudigFactureren, Facturalia, OkiOki, … Les systèmes de pré-comptabilité reçoivent aujourd’hui vos factures d’achat parce que les fournisseurs les envoient à votre adresse e-mail de pré-comptabilité … À l’avenir, vous garderez dans votre système de pré-comptabilité – à défaut de le faire déjà aujourd’hui – la trace de la date à laquelle une facture a été payée.
Il est également préférable de préparer dès maintenant les factures de vente dans votre système pré-comptable, car il ne sera plus possible d’utiliser Word ou Excel. Dans la plupart des systèmes de pré-comptabilité, les factures de vente peuvent déjà être créées aujourd’hui. Le système de pré-comptabilité délivre ensuite ces factures de vente via Peppol. Assurez-vous d’activer Peppol dans votre système de pré-comptabilité pour pouvoir recevoir des factures d’achat.
N’oubliez pas que vous ne pouvez recevoir vos factures d’achat de Peppol que dans un seul système. Si vous souhaitez changer de système ultérieurement, vous devez déconnecter votre inscription à Peppol dans votre ancien système afin de pouvoir vous réinscrire à Peppol dans votre nouveau système par la suite.
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Personnalisation du logiciel : vous allez devoir faire des modifications
Si vous avez déjà créé votre propre logiciel pour suivre vos factures d’achat ou pour créer des factures de vente, vous allez devoir faire modifier votre logiciel pour recevoir des factures d’achat via Peppol ou pour envoyer des factures de vente via Peppol. Contactez votre fournisseur de logiciel en temps utile.
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Vous recevez toutes les factures par courrier ou par e-mail : votre méthode de travail doit être modifiée.
Consultez votre comptable pour choisir un logiciel qui vous permettra à l’avenir de recevoir vos factures d’achat ou de mettre en forme vos factures de vente. La plupart des comptables travaillent avec certains fournisseurs. Il est pratique de choisir le même fournisseur que celui avec lequel votre comptable travaille également.
Pourquoi la facturation électronique via Peppol ?
Aujourd’hui, les factures sont souvent échangées par le biais d’un PDF. Ce PDF est ensuite analysé par des ordinateurs pour connaître le montant total, le nom du client, la date de la facture, etc. Au cours de ce processus, les ordinateurs se trompent en prenant par exemple la mauvaise date comme date de facturation…
Grâce à une facture électronique, un document structuré, un ordinateur connaît immédiatement le montant total, le nom du client, la date de la facture, etc.
Avantages de la facturation électronique via Peppol ?
Personne n’aime vraiment le changement, mais la facturation électronique apporte certains avantages qui font que l’adaptation en vaut la peine. Quelques exemples :
- Elle réduit la charge administrative car les factures sont traitées automatiquement.
- Cela vous rend plus efficace et vous permet de consacrer plus de temps à vos activités principales.
- Il réduit le risque d’erreurs, ce qui rend vos données financières plus précises et vous donne une meilleure vue d’ensemble de vos recettes et de vos dépenses.
- Enfin, le système est sécurisé ! Vos factures électroniques sont cryptées et sécurisées de manière à vous garantir le plus haut niveau de sécurité.
Envoyez des factures à vos clients à partir de votre webshop, de votre caisse enregistreuse ou de votre système de facturation via Scrada.
Ci-dessus, vous avez pu lire qu’un logiciel doit avoir accès au réseau Peppol. Si vous disposez d’une solution personnalisée, d’un programme de facturation, d’un webshop, d’un système de caisse enregistreuse… il n’est pas nécessaire d’avoir votre propre point d’accès Peppol.
D’une part, Scrada peut être utilisé comme journal de recettes digital, journal de caisse ou livraison de ventes, méthodes de paiement et factures de vente dans la comptabilité. D’autre part, Scrada peut également être utilisé pour placer des factures de vente sur Peppol et en même temps les livrer dans la comptabilité. En effet, Scrada envoie des factures via Peppol aux clients B2B et par e-mail aux clients B2C. De plus, une copie de chaque facture envoyée est automatiquement envoyée à votre comptabilité.
Voici à quoi ressemble le parcours de votre facture :
Vous souhaitez utiliser l’API de Scrada ?
Prenez contact avec nous. Vous pouvez tester l’API gratuitement, nous vous fournirons la documentation nécessaire.
