L’ère Peppol approche à grands pas. Mais qu’est-ce que Peppol exactement, quand l’utiliser, que faire pour l’utiliser ? Autant de questions que nous ne laisserons pas sans réponse. Dans cet article, nous allons vous familiariser avec Peppol.
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol est l’acronyme de Pan-European Public Procurement Online (marchés publics paneuropéens en ligne). Il s’agit d’un réseau sécurisé et fermé qui permet d’envoyer des documents numériques tels que des factures.
Bien que son nom contienne le mot « européen », Peppol est devenu un réseau international qui comprend des pays en dehors de l’Europe.
Pourquoi envoyer des factures via Peppol ?
A partir du 1/1/2026, il sera obligatoire en Belgique d’envoyer les factures aux clients belges assujettis à la TVA via Peppol. A partir de cette date, il ne sera plus possible d’envoyer des factures papier ou par e-mail à vos clients.
Les factures pour le gouvernement belge, le gouvernement flamand, les autorités locales, la police, les hôpitaux, … doivent déjà être envoyées via Peppol (point d’accès Mercurius) à partir du 1/3/2024. Cela concerne tous les marchés publics de plus de 3000 EUR. Certains gouvernements l’exigent déjà à partir de 0,01 EUR.
Un autre avantage de Peppol est que vous pouvez être sûr que la facture a été transmise à votre client. La facture ne peut plus se retrouver dans le dossier spam du courrier ou se perdre dans la poste.
Qu’est-ce qu’un point d’accès Peppol ?
Un point d’accès Peppol agit comme une passerelle vers le réseau Peppol. Grâce au réseau Peppol, les factures peuvent être envoyées en toute sécurité d’un point d’accès à l’autre.
Pour recevoir des factures via Peppol, une entreprise doit être enregistrée sur Peppol. N’oubliez pas que vous ne pouvez recevoir vos factures que par l’intermédiaire d’un seul point d’accès.
Pour envoyer des factures, il n’est pas nécessaire d’être enregistré sur Peppol et vous pouvez envoyer des factures via n’importe quel point d’accès. De plus, si vous avez plusieurs programmes de facturation, chaque programme peut utiliser son propre point d’accès pour envoyer des factures. Il est donc également possible d’envoyer des factures via un point d’accès, même si vous n’êtes pas encore enregistré sur Peppol.
Il faut voir cela comme le fonctionnement du courrier électronique. Le courrier électronique que vous recevez arrive à une partie comme gmail, outlook, telenet…, mais vous pouvez envoyer des courriers électroniques par l’intermédiaire de différentes parties et ils seront délivrés là où l’adresse électronique est enregistrée.
De nombreux programmes de comptabilité ou systèmes de pré-comptabilité enregistrent leurs clients sur le réseau Peppol afin qu’ils puissent recevoir des factures d’achat. Si vous souhaitez changer de programme comptable, vous devrez demander à votre ancien programme comptable de vous désenregistrer afin que le nouveau programme comptable puisse vous enregistrer sur le réseau Peppol. Cela ne concerne que les factures que vous souhaitez recevoir. Cela ne doit pas être fait pour les factures que vous envoyez via le réseau Peppol.
En Belgique, les entreprises sont enregistrées auprès d’un point d’accès Peppol particulier grâce à leur numéro d’entreprise et éventuellement leur numéro de TVA.
Modèle à 4 coins
On entend régulièrement dire que Peppol est un modèle à 4 coins. Ce terme vient des 4 parties impliquées dans ce modèle :
- Coin 1 : la partie qui envoie la facture.
- Coin 2 : le point d’accès auquel l’expéditeur envoie la facture et qui la transmet au point d’accès de l’autre partie.
- Coin 3 : le point d’accès de la contrepartie.
- Coin 4 : le destinataire de la facture
Modèle à 5 coins (modèle CTC)
On parle de modèle à 5 coins ou de modèle de contrôle continu des transactions (CTC) lorsque la cinquième partie est le gouvernement. Dans ce cas, l’interaction avec le gouvernement peut se faire de différentes manières :
- Chaque document est validé par le gouvernement qui lui attribue un identifiant unique avant de l’envoyer au destinataire.
- Une copie de la facture est envoyée au gouvernement.
- Le point d’accès doit faire un rapport au gouvernement
- …
Comment Peppol fonctionne-t-il ?
Si vous souhaitez envoyer un document à une contrepartie via Peppol, le point d’accès qui envoie le document doit être en mesure de savoir où ce document doit être envoyé. À cette fin, le réseau Peppol utilise un SML et un SMP. Une fois qu’il sait à qui il doit être envoyé, le point d’accès expéditeur envoie le document directement au point d’accès destinataire via l’internet. Le protocole AS4 est utilisé à cette fin.
Qu’est-ce qu’un SML ?
Le SML (Service Metadata Locator) indique où l’on peut trouver plus d’informations sur une identification particulière. Le SML est le seul élément central du réseau Peppol.
Pour les techniciens. Pour ce faire, l’identification de l’entreprise est convertie en nom et ce nom est enregistré dans le SML sous la forme d’un enregistrement CNAME. Par exemple, en Belgique, le numéro de l’entreprise est utilisé comme identification sur le réseau Peppol. Pour indiquer sur Peppol qu’une identification est un numéro d’entreprise, la valeur 0208 est utilisée. Le numéro d’entreprise de Scrada est 0793904121. L’identifiant Peppol de Scrada est donc 0208:0793904121. Il est converti en nom B-a8805fe5b6a0b9fbdcff4c7912aaa140. Au niveau du SML de production, il existe un enregistrement DNS CNAME défini B-a8805fe5b6a0b9fbdcff4c7912aaa140.iso6523-actorid-upis.edelivery.tech.ec.europa.eu qui pointe vers la partie où l’on peut trouver plus d’informations sur l’identifiant 0208:0793904121.
Qu’est-ce qu’un SMP ?
Il s’agit de la partie où l’on peut trouver davantage d’informations, telles que des informations sur l’entreprise, le type de documents qui peuvent être livrés, la partie à laquelle ces documents doivent être envoyés, … La partie où ces informations sont enregistrées est le SMP (Service Metadata Publisher). Il existe de nombreux SMP sur le réseau Peppol.
Comment enregistrer une entreprise sur Peppol ?
Lorsque vous vous inscrivez en tant qu’entreprise sur Peppol, vous vous inscrivez auprès d’un SMP. Ce dernier va à son tour s’enregistrer auprès du SML où les informations relatives à cette entreprise peuvent être trouvées. Cela signifie que si vous souhaitez passer à une autre partie, vous devez demander à l’ancien SMP de vous désinscrire et ce n’est qu’ensuite que vous pourrez vous inscrire auprès d’un autre SMP. Scrada n’est pas seulement un point d’accès, mais aussi un SMP où vous pouvez vous inscrire en tant qu’entreprise.
Comment fonctionne l’envoi de factures via Peppol ?
Si vous avez plusieurs programmes de facturation, chaque programme de facturation peut utiliser son propre point d’accès pour envoyer des factures à vos clients.
Comment fonctionne la réception des factures via Peppol ?
Il n’est possible de recevoir vos factures d’achat que par l’intermédiaire d’un seul point d’accès. Si vous souhaitez transmettre la facture d’achat à plusieurs programmes ou à plusieurs endroits, vous pouvez, entre autres, utiliser une partie telle que Scrada où il est possible d’envoyer la facture d’achat reçue, par exemple, à la fois à votre propre programme et à votre programme de comptabilité.
Pourquoi est-il utile d’avoir son propre point d’accès peppol ?
L’avantage d’être vous-même un point d’accès est que vous ne devez pas payer de frais à un intermédiaire et que vous contrôlez tout vous-même.Chez Peppol, on fait souvent la comparaison avec le fonctionnement du courrier électronique. Cette comparaison peut également s’appliquer ici. Pourquoi ne pas être vous-même fournisseur de courrier électronique ?
Pourquoi n’est-il pas pratique d’avoir son propre point d’accès peppol ?
Si vous souhaitez devenir votre propre point d’accès Peppol, vous devez procéder comme suit:
- Être membre d’OpenPeppol, ce qui n’est pas gratuit
- Selon les pays dans lesquels vous opérez, vous devez également respecter certaines lignes directrices, telles qu’une certaine norme ISO, et parfois envoyer des données supplémentaires aux gouvernements.
- Vous devez fabriquer ou acheter/louer le logiciel pour être un point d’accès.
- Les logiciels doivent également être entretenus
- Vous avez besoin d’une infrastructure pour faire fonctionner le point d’accès
- …
Comme vous pouvez le constater, vous devez respecter de nombreuses conditions pour devenir un point d’accès, qui ne devient rentable que si vous avez suffisamment de clients et de personnes.
Qu’est-ce que PEPPOL BIS V3 et EN16931 ?
La norme EN 16931 est la norme européenne qui définit une facture standard (norme eInvoicing). Elle précise les données que la facture doit contenir. Tout comme une facture papier, elle définit également qu’elle doit contenir une date, le montant total TVA incluse, … Cette norme ne définit pas la syntaxe de la facture électronique. Il existe actuellement 2 syntaxes conformes à cette norme. Il s’agit de l’UBL (Universal Business Language) et de l’UN/CEFACT CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice).
UBL signifie Universal Business Language et est un fichier XML pour la facturation électronique. Il est utilisé par le réseau PEPPOL pour envoyer des factures, mais peut également être utilisé comme pièce jointe à un e-mail. Un ordinateur peut très facilement lire un fichier UBL et l’utiliser pour effectuer des entrées dans un programme de comptabilité. Plus besoin d’OCR ou d’interprétation d’un document PDF. Tout programme comptable belge peut lire les fichiers UBL.
PEPPOL BIS est la spécification utilisée pour envoyer des factures via le réseau PEPPOL. PEPPOL BIS est conforme à la norme EN 16931 et utilise l’UBL. La V3 représente la version utilisée. A l’avenir, la V3 sera remplacée par la V4 et il y aura donc un PEPPOL BIS V4 à utiliser, … .
Pourquoi choisir Scrada comme point d’accès certifié et/ou SMP ?
- Nous sommes certifiés par Peppol pour afficher et recevoir des documents sur le réseau Peppol.
- Nous respectons des normes et des critères de qualité stricts
- Grâce à notre API, notre logiciel s’intègre sans effort au vôtre
- Possibilité de tout suivre également via le portailLes factures reçues/envoyées restent visibles pendant 45 jours, avec la possibilité de les conserver pendant 10 ans également
- Recevoir des notifications via webhook, API ou e-mail
- En plus de l’API, vous pouvez également communiquer avec notre point d’accès par courrier électronique.
Notre équipe d’experts est prête à vous aider pour l’intégration. Contactez-nous pour toute question ou information complémentaire.
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