Het Peppoltijdperk komt er snel aan. Maar wat is Peppol juist, wanneer moet u het gebruiken, wat moet u ervoor doen? Heel wat vragen die wij niet onbeantwoord laten. In dit artikel maken we u wegwijs in Peppol.
We hebben ook een video waarin we een deel van hieronder beschreven staat bespreken:
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een beveiligd, en gesloten netwerk waarmee digitale documenten zoals facturen kunnen verstuurd worden.
Ondanks dat het woord ‘European’ in de naam voorkomt is Peppol uitgegroeid tot een internationaal netwerk waar ook landen buiten Europa aan mee doen.
Waarom facturen versturen via Peppol?
Vanaf 1/1/2026 is het verplicht in België om facturen naar BTW-plichtige Belgische klanten te versturen via Peppol. Vanaf dan is het niet meer toegelaten om facturen op papier of via e-mail te versturen naar uw klanten.
Facturen voor Belgische overheid, Vlaamse overheid, lokale overheid, Politie, ziekenhuizen, … moeten vanaf 1/3/2024 al via Peppol (Mercurius access point) verstuurd worden. Het betreft alle overheidsopdrachten boven 3000 EUR. Sommige overheden verplichten het al vanaf 0.01 EUR.
Voordeel van Peppol is ook dat u zeker bent dat de factuur is doorgestuurd naar uw klant. Factuur kan niet meer in de spamfolder van de mail zitten of verloren gaan in de post.
Wat is een Peppol Access Point?
Een Peppol Access Point fungeert als een toegangspoort tot het Peppolnetwerk. Via het Peppolnetwerk kunnen facturen beveiligd verstuurd worden van het ene Access Point naar het andere.
Voor het ontvangen van facturen via Peppol moet een bedrijf geregistreerd zijn op Peppol. Hou er rekening mee dat je maar via één Access Point uw facturen kunt ontvangen.
Voor het versturen van facturen moet u niet geregistreerd zijn op Peppol en u kunt u facturen versturen via gelijk welke Access Point. Maw heb je meerdere facturatieprogramma’s dan kan elk programma zijn eigen Access Point gebruiken om facturen te versturen. Tevens is het dus mogelijk om facturen te versturen via een Access Point ook al ben je zelf nog niet geregistreerd op Peppol.
U moet dit bekijken zoals hoe e-mail werkt. De e-mail die u ontvangt komt toe bij één partij zoals gmail, outlook, telenet…, maar u kunt e-mails via verschillende partijen versturen en deze worden dan afgeleverd waar het e-mailadres geregistreerd staat.
Veel boekhoudprogramma’s of pre-accounting systemen registreren hun klant op het Peppolnetwerk zodat ze de aankoopfacturen kunnen ontvangen. Wilt u veranderen van boekhoudprogramma dan gaat u moeten vragen aan uw vorig boekhoudprogramma om u daar te deregistreren zodat het nieuwe boekhoudprogramma u kan registeren op het Peppolnetwerk. Dit is enkel voor facturen die u wenst te ontvangen. Dit moet niet gebeuren voor facturen die u verstuurt via het Peppolnetwerk.
In België zijn de bedrijven geregistreerd bij een bepaald Peppol Access Point via hun ondernemingsnummer en eventueel BTW-nummer.
4-corner model
Regelmatig hoor je praten dat Peppol een 4-corner model is. Deze term komt van de 4 partijen die hierin betrokken zijn:
- Corner 1: De partij die de factuur verstuurt.
- Corner 2: De access point waar de versturende partij de factuur naar toe stuurt en die de factuur gaat doorsturen naar de access point van de tegenpartij
- Corner 3: De access point van de tegenpartij
- Corner 4: De ontvanger van de factuur
5-corner model (CTC model)
We spreken van 5-corner model of een CTC model (Continuous Transaction Controls) als de 5de partij de overheid is. Hierbij kan de interactie met de overheid op verschillende manieren zijn:
- Elk document wordt gevalideerd door de overheid dat een unieke identificatie op het document plaatst voordat het verstuurd wordt naar de ontvanger
- Een copy van de factuur wordt naar de overheid gestuurd
- Access Point moet rapportering doen naar de overheid
- …
Hoe werkt Peppol?
Als je een document wilt versturen via Peppol naar een tegenpartij dan moet de versturende Access Point kunnen weten naar waar dit document moet verstuurd worden. Hiervoor wordt in het Peppolnetwerk gebruik gemaakt van een SML en SMP. Eens er geweten is naar wie er moet verstuurd worden dan gaat de versturende Access Point het document rechtreeks naar de ontvangende Access Point versturen via het internet. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het AS4 protocol.
Wat is een SML?
Bij de SML (Service Metadata Locator) staat geregistreerd bij wie meer informatie kan teruggevonden worden over een bepaalde identificatie. De SML is de enige centrale component in het Peppolnetwerk.
Voor de technische mensen. Dit wordt gedaan door de identificatie van het bedrijf om te zetten naar een naam en deze naam staat bij de SML geregistreerd als een CNAME record. Bijvoorbeeld in België wordt het ondernemingsnummer gebruikt als identificatie op het Peppolnetwerk. Om aan te duiden op Peppol dan een identificatie een ondernemingsnummer is wordt de waarde 0208 gebruikt. Het ondernemingsnummer van Scrada is 0793904121. De Peppol identificatie van Scrada is dus 0208:0793904121. Deze wordt omgezet naar de naam B-a8805fe5b6a0b9fbdcff4c7912aaa140. Bij de productie SML staat er een DNS CNAME record gedefinieerd B-a8805fe5b6a0b9fbdcff4c7912aaa140.iso6523-actorid-upis.edelivery.tech.ec.europa.eu dat verwijst naar de partij waar er meer informatie over identificatie 0208:0793904121 kan teruggevonden worden.
Wat is een SMP?
De partij waar meer informatie kan teruggevonden worden zoals informatie over het bedrijf, welk type documenten er kunnen afgeleverd worden, naar welke partij deze documenten moeten gestuurd worden, … De partij waar dit geregistreerd staat is de SMP (Service Metadata Publisher). Er zijn veel SMPs op het Peppolnetwerk.
Hoe registreren op Peppol?
Als je u als bedrijf registreert op Peppol dan ben je geregistreerd bij een SMP. Deze gaat op zijn buurt bij de SML registreren waar informatie van dit bedrijf kan gevonden worden. Dit wil dus zeggen dat als je naar een andere partij wenst te gaan je dus de oude SMP moet vragen om u te deregistreren en dan kun je u pas registreren bij een andere SMP. Scrada is naast een Access Point ook een SMP waarbij je u kunt registreren als bedrijf.
Hoe werkt versturen van facturen via Peppol?
Heb je meerdere facturatieprogramma’s dan kan elk facturatie programma zijn eigen Access Point gebruiken om facturen te versturen naar jullie klanten.
Hoe werkt ontvangen van facturen via Peppol?
Het is maar mogelijk om via één Access Point uw aankoopfacturen te ontvangen. Wilt u de aankoopfactuur naar meerdere programma’s of naar meerdere plaatsen doorsturen dan kunt u oa gebruik maken van een partij zoals Scrada waarbij het mogelijk is om de ontvangen aankoopfactuur naar bijvoorbeeld zowel uw eigen programma als naar uw boekhoudprogramma te laten sturen.
Waarom is het HANDIG om een eigen Peppol Access Point te hebben?
Het voordeel van zelf een Access Point te zijn is dat u geen kosten moet betalen aan een tussenpartij en alles zelf in handen heeft.
Bij Peppol maken ze vaak de vergelijking met hoe e-mail werkt. Ook hier kan dit toegepast worden. Waarom zou u niet zelf een e-mailprovider zijn?
Waarom is het NIET HANDIG om een eigen Peppol Access Point te hebben?
Als u zelf Peppol Access Point wenst te zijn moet u volgende zaken doen:
- Lid zijn van OpenPeppol, wat niet gratis is
- Afhankelijk in welke landen u actief bent, moet u ook aan bepaalde richtlijnen voldoen, zoals een bepaalde ISO-standaard hebben, maar soms ook extra gegevens doorsturen naar overheden
- U moet de software om Access Point te kunnen zijn maken of kopen/huren
- Software moet ook onderhouden worden
- U hebt infrastructuur nodig om dit te laten draaien
- …
Zoals u ziet moet u aan veel zaken voldoen om een Access Point te kunnen zijn, wat enkel maar rendabel wordt als u voldoende klanten en mensen heeft.
Wat is PEPPOL BIS V3 en EN16931?
EN 16931 is de Europese norm dat een standaard factuur definieert (eInvoicing standard). Er is hierin opgenomen welke data de factuur moet bevatten. Net zoals bij een papieren factuur wordt ook gedefinieerd dat deze een datum moet bevatten, totaal bedrag incl btw, … Deze standaard definieert niet de syntax van de elektronische factuur. Er zijn op heden 2 syntaxen die voldoen aan deze norm. Namelijk UBL (Universal Business Language) en UN/CEFACT CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice).
UBL staat voor Universal Business Language en is een XML bestand voor elektronisch factureren. Wordt oa gebruikt door het PEPPOL netwerk om facturen te versturen maar kan even goed gebruikt worden als bijlage bij een email. Een computer kan zeer eenvoudig een UBL bestand uitlezen en op basis hiervan boeking uitvoeren in boekhoudprogramma. Geen OCR meer nodig of interpretatie van een PDF document. Elk Belgisch boekhoudprogramma kan UBL bestanden inlezen.
PEPPOL BIS is de specificatie die gebruikt wordt om facturen via het PEPPOL netwerk te versturen. PEPPOL BIS voldoet aan de EN 16931 en gebruikt UBL. De V3 staat voor de versie die gebruikt wordt. In de toekomst zal V3 vervangen worden door V4 en zal er dus een PEPPOL BIS V4 zijn die moet gebruikt worden…
Waarom kiezen voor Scrada als Certified Access Point en/of SMP?
- Wij zijn gecertificeerd door Peppol om documenten op het Peppolnetwerk te mogen plaatsen en ontvangen.
- Wij voldoen aan strenge normen en kwaliteitscriteria
- Dankzij onze API, integreert onze software moeiteloos met die van u
- Mogelijk om ook alles op te volgen via het portaal
- De ontvangen/verstuurde facturen blijven 45 dagen zichtbaar, met de optie om deze ook 10 jaar te bewaren
- Ontvang notificaties via webhook, API of e-mail
- Naast API kan ook via e-mail gecommuniceerd worden met onze Access Point
Ons team van experts staat klaar om u te helpen met de integratie. Contacteer ons voor vragen of extra informatie.
Scrada API gebruiken?
Neem contact op met ons. U kunt de API gratis testen, wij voorzien u van de nodige documentatie.
