Digitale facturen via Peppol zouden het verwerken van aankoopfacturen eenvoudiger moeten maken. Toch botsen accountants in de praktijk nog regelmatig op een frustrerend probleem: de Peppol-factuur is wel digitaal ontvangen, maar in het boekhoudpakket is niet duidelijk zichtbaar wat er precies gefactureerd werd.
Soms ontbreekt de pdf weergave van de factuur volledig. In andere gevallen wordt enkel een bijlage zoals algemene voorwaarden weergegeven. Of er zitten meerdere bijlagen in de Peppol-factuur, terwijl het boekhoudpakket er maar één kan tonen.
Het gevolg: extra opzoekwerk en tijdverlies om te achterhalen wat er precies gefactureerd werd.
Scrada lost dit probleem nu op met een nieuwe functionaliteit die digitale facturen automatisch verrijkt voordat ze in het boekhoudpakket terechtkomen.
Hoe ontstaat het probleem?
Digitale facturen via Peppol worden verstuurd in Peppol BIS 3 formaat. Dit is een xml-bestand in UBL formaat dat de factuurdata in een gestructureerde vorm bevat zodat boekhoudsoftware deze automatisch kan verwerken.
Maar in de praktijk is de visuele weergave van de factuur niet altijd gegarandeerd. Bijvoorbeeld wanneer:
- er geen pdf-bijlage aanwezig is
- er meerdere bijlagen in het xml-bestand zitten
- het boekhoudpakket geen volwaardige ubl-viewer heeft
- het systeem slechts één pdf-bijlage kan tonen
Daardoor kan het gebeuren dat accountants bijvoorbeeld enkel de algemene voorwaarden zien, terwijl de eigenlijke factuur niet zichtbaar is.
Hoe lost Scrada dit op?
Scrada verrijkt het Peppol-bestand voordat het naar het boekhoudpakket wordt doorgestuurd.
Concreet betekent dit dat Scrada:
- meerdere pdf-bijlagen automatisch samenvoegt tot één duidelijke pdf
- zelf een pdf genereert wanneer er geen pdf aanwezig is
- ervoor zorgt dat de factuurinhoud zichtbaar is in het boekhoudpakket
Het resultaat is een verrijkte Peppol-factuur die zowel de gestructureerde factuurdata bevat als een duidelijke visuele weergave van de factuur.
Minder frustratie bij het verwerken van aankoopfacturen
Door deze aanpak verdwijnt een veelvoorkomende frustratie bij digitale facturen. Accountants zien in hun boekhoudpakket altijd meteen de juiste factuur, zonder te moeten zoeken naar ontbrekende bijlagen of onduidelijke documenten.
Dat maakt het verwerken van aankoopfacturen:
- sneller
- overzichtelijker
- en betrouwbaarder
Bovendien werkt deze oplossing onafhankelijk van het gebruikte boekhoudpakket. Scrada vangt dus eventuele beperkingen van het systeem op.
Een praktische oplossing voor vandaag
De verwachting is dat boekhoudpakketten hun ondersteuning voor Peppol facturen in de toekomst verder zullen uitbreiden. Tot die tijd zorgt Scrada ervoor dat accountants vandaag al zonder frustratie met digitale facturen kunnen werken.
De functionaliteit kan eenvoudig geactiveerd worden bij de boekhoudkoppeling in Scrada. Vanaf dat moment worden Peppol aankoopfacturen automatisch als verrijkte Peppol-facturen naar de boekhouding doorgestuurd.
Zo blijft het digitale factuurproces vlot, duidelijk en efficiënt. Ongeacht welk boekhoudpakket gebruikt wordt.
Scrada uitproberen?
Download de app in de App Store of Google Play store
of probeer Scrada online
