De landbouwer die na levering van runderen een aankoopborderel krijgt van de veehandelaar: grote kans dat je deze situatie herkent. Hij reikt zelf geen factuur uit, maar ontvangt er één. Dat is geen fout of uitzondering, integendeel. Dit is self-billing in de praktijk.
Bij self-billing (ook wel aankoopborderel genoemd) worden de rollen omgedraaid: niet de leverancier, maar de klant maakt de factuur op, in naam van de leverancier. Dat gebeurt vooral in sectoren waar prijzen, hoeveelheden of vergoedingen pas na levering vastliggen.
Wat is self-billing precies?
Self-billing is een manier van factureren waarbij de afnemer zelf de factuur opstelt voor de geleverde goederen of diensten, namens de leverancier. Het document geldt boekhoudkundig als een volwaardige factuur.
Deze methode wordt vaak gebruikt wanneer:
- Partijen regelmatig samenwerken
- Prijzen afhangen van gewicht, kwaliteit, volume of prestaties
- De klant beter geplaatst is om het correcte bedrag te bepalen
Hoe werkt self-billing in België?
Voorafgaand akkoord is verplicht
Self-billing mag alleen gebeuren op basis van een voorafgaand akkoord tussen leverancier en klant, bij voorkeur schriftelijk. Zo is er zowel fiscale als juridische duidelijkheid.
De leverancier moet elke self-billingfactuur:
- Expliciet goedkeuren (bv. schriftelijk), of
- Impliciet aanvaarden (bv. door betaling of geen tijdig bezwaar)
Wie mag self-billing gebruiken?
Self-billing is in principe enkel toegelaten tussen ondernemingen of een onderneming die een self-billing opmaakt voor een particulier. Een particulier kan in principe geen self-billing opmaken voor een bedrijf (enkel in specifieke uitzonderingen).
Meldingsplicht
Er is geen meldingsplicht nodig aan de btw-administratie dat self-billing wordt gebruikt. De enige vereiste is dat de partijen het bestaan van het akkoord kunnen bewijzen op het moment dat de btw-administratie ernaar vraagt.
Circulaire
Meer informatie over self-billing kan je terugvinden in de Circulaire nr. E.T. 123.724 (AAFisc Nr. 53/2013) dd. 16.12.2013 (https://www.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/public/fisconet/document/e5b35a1c-e2f0-421d-8b46-181316b9216e/nr.%2053%2F2013,%2016.12.2013,%20nr.%2033).
Verplichte vermeldingen & administratie
Een self-billingfactuur moet:
- Het opschrift “factuur uitgereikt door afnemer” bevatten of in het Frans “autofacturation” of in het Engels “Self-bill”.
- Alle wettelijke factuurvermeldingen hebben
- Het btw-nummer van de leverancier vermelden
Nummering:
- Ofwel wordt vóór het opstellen van de self-billingfactuur contact opgenomen met de leverancier/dienstverrichter om volgend nummer te bepalen
- Ofwel wordt een ononderbroken nummerreeks per leverancier/dienstverlener gebruikt.
Daarnaast geldt:
- Deze wordt door de leverancier ingeschreven in een apart verkoopboek per klant of wordt ingeschreven in één verkoopdagboek waarbij er een overeenstemmingstabel wordt bijgehouden tussen eigen nummer en nummer van self-billingfactuur.
- Bewaartermijn: 10 jaar, digitaal of op papier
- Digitale bewaring mag ook buiten België, zolang toegang vanuit België mogelijk is
Self-billing en Peppol
Self-billing kan vandaag perfect volledig digitaal via Peppol verlopen. Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor transacties tussen Belgische btw-plichtigen.
Bedrijven die nu al met self-billing via Peppol werken, zijn dus meteen in orde.
Belangrijk om weten:
- Je kan maar op één access point geregistreerd zijn om documenten te ontvangen
- Versturen van self-billingfacturen kan wel via meerdere tools
Met andere woorden: je kan self-billing documenten ontvangen in je gebruikelijke boekhoudsoftware, maar de documenten perfect opmaken en versturen via Scrada.
Voordelen van self-billing
- Minder administratie: de leverancier hoeft zelf geen facturen op te stellen.
- Sneller en efficiënter: ideaal bij variabele prijzen of hoeveelheden.
- Minder fouten: automatische gegevensovername voorkomt dubbele invoer.
- Snellere betaling: facturen zijn meteen correct en klaar voor verwerking.
⚠️ Let wel op: de leverancier blijft altijd verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur. Controleren blijft dus essentieel.
Self-billing in de praktijk: herkenbare voorbeelden
Veehandel: runderen
De prijs hangt af van gewicht, classificatie en dagprijs. De afnemer maakt na weging en validatie het aankoopborderel op.
Freelancers via een platform
Na goedkeuring van uren en prestaties maakt het platform de factuur op en betaalt de freelancer uit.
Commissies
Bij verkoop van producten berekent de distributeur de commissie en maakt zelf de self-billingfactuur op.
Ophaling frituurolie
Verwerkers van frituurolie bepalen op basis van geregistreerde volumes en dagprijzen de vergoeding en maken hiervoor een self-billingfactuur op.
Overschot geproduceerde stroom
Heb je zonnepanelen liggen op uw dak, gaat de energiemaatschappij waaraan je de overtollige stroom verkoopt beter weten hoeveel en wat het tarief is. Ze maken dan ook een self-billingfactuur op aan de leverancier.
Self-billing met Scrada
Scrada ondersteunt het opmaken, versturen én ontvangen van self-billing (aankoopborderellen) via Peppol. Volledig digitaal, veilig en conform de wetgeving.
Slimme boekhoudverwerking
- Inkomende self-billing → automatisch geboekt als verkoopfactuur
- Uitgaande self-billing → geboekt als aankoopfactuur
- Aparte dagboeken en nummerreeksen
- Geen vermenging met gewone facturen
Volledige flexibiliteit in nummering
Werk je met meerdere entiteiten, klanten of projecten? Scrada laat je probleemloos meerdere nummerreeksen aanmaken, volledig volgens de wettelijke vereisten.
Met de ingebouwde Peppol Box ben je vandaag al klaar voor de e-facturatieverplichting van 2026. Minder administratie, minder fouten en maximale controle… dat is self-billing met Scrada.
Lees meer over hoe Scrada self-billing ondersteunt in deze blog.
Scrada uitproberen?
Download de app in de App Store of Google Play store
of probeer Scrada online
