Vos clients paient-ils en espèces, utilisez-vous des billets et des pièces pour payer vos fournisseurs ou retirez-vous de l’argent de votre banque ? Vous êtes alors obligé de tenir un livre de caisse.
Qu’est-ce qu’un livre de caisse et chaque entreprise doit-elle en tenir un ? Doit-il être tenu en version papier ou peut-il également être tenu dans un format digital? Nous en discutons plus en détail dans l’article ci-dessous.
Qu’est-ce qu’un livre de caisse ?
Un livre de caisse est un journal financier dans lequel vous enregistrez toutes les recettes et dépenses en argent liquide.
Cela comprend les paiements en espèces des factures des clients, l’argent que vous retirez de votre compte bancaire et déposez dans la caisse, les paiements en espèces aux fournisseurs, l’argent que vous retirez de la caisse pour une dépense privée…
Avec le livre de caisse, vous pouvez vérifier combien d’argent votre entreprise a « en espèces » et comment ce montant a été généré.
Vous êtes obligé de tenir un livre de caisse si vous avez une comptabilité simplifiée ou double. Le livre de caisse peut être tenu sur papier et en format digital via un logiciel spécialisé.
Un livre de caisse et un journal des recettes sont souvent confondus. On doit enregistrer toutes les recettes pour lesquelles aucune facture n’a été émise dans un journal des recettes, quel que soit leur mode de paiement. Alors que toutes les transactions en espèces (cash) doivent être enregistrées dans un livre de caisse. Il faut considérer un livre de caisse comme une sorte de compte bancaire, mais uniquement pour les transactions en espèces (cash). Dans l’article « Qu’est-ce qu’un journal de recettes ?« , vous trouverez plus d’informations sur ce qu’est un journal de recettes. Nous avons également un article distinct intitulé « Quelle est la différence entre un livre de caisse et un journal de recettes » qui explique les différences entre ces deux types de livre.
Quand tenir un livre de caisse ?
La législation comptable vous oblige à tenir un livre de caisse si vous avez des recettes ou dépenses en argent liquide (cash). Si vous émettez des factures qui sont payées en argent liquide ou si vous prenez de l’argent liquide pour un paiement privé, vous devez également enregistrer ces transactions dans le livre de caisse. Vous n’êtes pas obligé d’avoir une caisse enregistreuse. Vous pouvez simplement garder l’argent dans une boîte à cigares. Une caisse enregistreuse est obligatoire lorsqu’il y a beaucoup de transactions de caisse.
Si votre entreprise n’utilise pas d’argent liquide (cash), vous n’avez pas besoin de tenir un livre de caisse. Si vous effectuez des paiements uniques en espèces ou si vous recevez des paiements uniques en espèces, vous devez tenir un livre de caisse.
Quelles transactions doivent être inscrites dans un livre de caisse ?
Toutes transactions faites avec de l’argent liquide (cash) ;
- Paiements en espèces par les clients
- Dépôt privé en espèces
- Faire un paiement en liquide à un fournisseur
- Paiement en espèces à des fins privées avec de l’argent de la caisse
- Dépôt en espèces sur le compte bancaire
- Retrait d’espèces du compte bancaire
La caisse ne peut pas descendre en dessous de zéro
Une caisse ne peut jamais être en négatif, vous ne pouvez donc pas retirer plus d’argent qu’elle en contient.
Si vous descendez régulièrement en dessous de zéro, le fisc peut supposer que vous avez des revenus non déclarés sur lesquels vous serez condamné à une amende et à payer un impôt supplémentaire.
Ceci est uniquement possible si vous travaillez avec un livre de caisse en papier. Le logiciel d’un livre de caisse digital ne permet pas de solde négatif.
Comment remplir le livre de caisse ?
Tenez de préférence un livre de caisse séparé pour chaque établissement ou caisse que vous remplissez quotidiennement.
Saisissez les informations suivantes chronologiquement et par date dans votre livre de caisse papier ou digital:
- Date des recettes/dépenses
- Descriptif de la transaction
- Total des recettes par jour ou par transaction. En cas de paiement en espèces de tickets de caisse, vous pouvez enregistrer un montant total par jour. Vous ne devez pas enregistrer séparément chaque paiement en espèces par ticket de caisse.
- Montant des dépenses
Un livre de caisse digital calcule automatiquement ces totaux pour vous.
Vous devez conserver le livre de caisse pendant dix ans. Si vous disposez d’une version digital, le logiciel sauvegarde automatiquement le livre de caisse pendant dix ans.
Livre de caisse papier ou digital?
Un livre de caisse peut être tenu sur papier et sous format digital. Bien qu’un livre de caisse papier ait été utilisé plus souvent dans le passé, de nombreux entrepreneurs passent maintenant vers une version digital. Nous discutons des deux options ci-dessous.
Livre de caisse papier
Si vous tenez le livre de caisse sur papier, cela doit se faire sous la forme d’un livre (donc pas de feuilles séparées via Excel), dont les pages sont numérotées. Il existe pour cela des livres de caisse pré-imprimés que vous pouvez facilement remplir. Les inscriptions doivent toujours être lisibles. Les modifications peuvent être barrées, mais doivent rester lisibles en tout temps.
Livre de caisse digital
Si vous tenez le livre de caisse sous forme digital, la disposition selon laquelle les enregistrements ne peuvent plus être modifiés doit être respectée. Un livre de caisse en Excel sur votre PC n’est donc pas légal. Il existe des logiciels spécialisés, comme celui de Scrada, qui répondent aux mêmes exigences de format qu’un livre de caisse papier.
Le plus grand avantage de travailler avec un livre de caisse digital est qu’il est disponible partout. Vous pouvez remplir votre livre de caisse via votre ordinateur portable, votre smartphone et votre tablette.
De plus, le logiciel peut souvent faire plus que la simple saisie des montants. Si vous liez le logiciel à votre logiciel comptable, il peut souvent générer des rapports financiers intéressants.
Le logiciel calcule également automatiquement les recettes quotidiennes, ce qui réduit considérablement la marge d’erreur, également parce que vous n’avez plus rien à recopier.
Le logiciel ne vous permettra pas de descendre en dessous de zéro, évitant potentiellement des contrôles fiscaux et des amendes supplémentaires.
Livre de caisse digital de Scrada
Le logiciel de Scrada vous permet de tenir à jour numériquement votre livre de caisse. Le logiciel est conforme à la disposition selon laquelle les enregistrements ne peuvent pas être modifiés en utilisant la technologie blockchain et l’authentification cryptographique.
Vous pouvez saisir et consulter numériquement votre livre de caisse via votre smartphone, tablette ou ordinateur. Vous n’avez plus besoin de tenir un livre papier.
Le livre de caisse peut être lu par un logiciel comptable comme un relevé bancaire et n’a donc plus besoin d’être recopié par votre comptable.
