Pour compenser la réduction du taux de TVA de 21% à 12%, certains services de restauration et de catering sont tenus d’utiliser un système de caisse enregistreuse (SCE), communément appelé «caisse blanche». Il s’agit d’une caisse enregistreuse électronique avec laquelle aucune modification ne peut être apportée après l’enregistrement des actions effectuées.
Dans cet article, nous examinons de plus près les conditions d’un SCE, pour qui c’est une obligation et quelles sont les spécifications. Nous examinons également la différence entre un ticket SCE et une souche TVA.
Qu’est-ce qu’un système de caisse enregistreuse, SCE ou caisse blanche ?
Le système de caisse enregistreuse, également connu comme SCE ou caisse blanche, garde une trace de toutes les opérations entrées dans la caisse.
Le SCE se compose de trois parties :
- Un système de caisse enregistreuse ou caisse enregistreuse certifiée
- Un module de données fiscales (FDM, Fiscal Data Modul ou boîte noire)
- La VAT signing card (VSC) : une carte à puce personnalisée qui stocke toutes les données liées à votre numéro de TVA. On peut l’obtenir au SPF Finances.
L’utilisation d’un système de caisse enregistreuse certifiée garantit que le chiffre d’affaires correct soit enregistré pour le calcul des taxes et que la TVA payée par le client soit répercutée au Trésor Public.
Certains restaurants créent d’abord un ticket proforma avant d’émettre un ticket définitif. En pratique, il apparaît que le ticket définitif est régulièrement « oublié ». Le billet proforma est bien enregistré par le SCE mais sans ticket définitif : cela peut entrainer une amende lors d’un contrôle.
Pour qui la caisse blanche est-elle obligatoire ?
Une caisse blanche est obligatoire pour tout restaurant ou entreprise de restauration belge dont 25.000 euros ou plus (hors TVA) du chiffre d’affaires annuel proviennent des repas (hors boissons).
Ceci comprend:
- tout exploitant d’un établissement où sont consommés des repas
- tout traiteur qui fournit régulièrement des services de restauration
Concrètement, cela signifie que la majorité des restaurants et traiteurs doivent travailler avec une caisse blanche.
Une fois que vous utilisez un SCE, toutes les activités de restauration doivent être payées via cette caisse enregistreuse. Il en va de même pour les commandes « take-away » que vos clients ramènent chez eux.
Que faire si le SCE est défectueux . Utilisez la souche TVA !
En cas de défaut technique du système de caisse enregistreuse, le gérant reste tenu d’émettre une facture ou un reçu (souche TVA). Il est donc obligé de toujours disposer d’un stock suffisant de souches TVA. De plus, les problèmes techniques doivent toujours être signalés en temps utile au SPF Finances.
Quelle est la différence entre une souche TVA et un ticket SCE ?
Une souche TVA ou un ticket SCE est délivré au client pour prouver les prestations effectuées et la TVA payée. Les souches TVA et les tickets SCE servent donc comme documents de contrôle pour l’administration. Voici un résumé des différences:
| Souche TVA (papier) | Ticket SCE |
| Utilisable si chiffre d’affaires repas < 25 000 euros | Utilisable si chiffre d’affaires < 25 000 euros et obligatoire si chiffre d’affaires >= 25 000 euros |
| Commandable chez un imprimeur reconnu | C’est une impression (print) de la caisse blanche |
| Pour les repas et boissons d’accompagnement | Pour toutes les activités de restauration |
| Garder les doublons | Enregistrement automatique dans le SCE |
| Le journal des recettes est obligatoire, dans lequel les numéros des souches utilisés doivent être indiqués | Le journal des recettes est enregistré automatiquement. Créer des rapports quotidiens à partir du SCE |
| Journal centralisateur est requis si vous avez plusieurs établissements | Journal centralisateur digital obligatoire si plusieurs établissements |
| La souche TVA peut être remplacée par une facture à la fin de la prestation | Ook al vraagt klant vooraf een factuur dan nog moet GKS gebruikt worden. Bij uitreiken van de factuur moet de boekhouding manueel aangepast worden. |
Comme vous avez pu le lire précédemment, chaque établissement de restauration qui travaille avec une caisse blanche est obligé d’avoir un stock de souches TVA en papier en cas de dysfonctionnement de la caisse enregistreuse.
Vous voulez en savoir plus sur la souche de TVA ? Consultez notre blog « Souche de TVA ».
Quelles informations trouvez-vous sur le ticket SCE ?
- Mention « TICKET TVA » en grosses lettres
- Aperçu des produits achetés, indiquant le taux de TVA
- Numéro d’entreprise du prestataire de services
- Numéro de série du FDM (boîte noire) et du VSC (carte à puce)
- Numéro de série de la caisse enregistreuse
- Diverses données de contrôle
Plus besoin de journal des recettes lors de l’utilisation d’un SCE
Lorsque vous travaillez avec des encaissements pour lesquels vous ne créez pas de facture, vous devez tenir un journal des recettes. Cela peut être un livre papier ou numérique via un logiciel spécialisé comme celui de Scrada.
Une exception à cette règle lors de l’utilisation d’un système de caisse enregistreuse (SCE). Le SCE crée automatiquement le journal des recettes. Vous créez ensuite un rapport quotidien avec votre SCE. Un journal centralisateur reste obligatoire si vous avez plusieurs établissements.
Pour en savoir plus, consultez nos articles « Qu’est-ce qu’un journal des recettes » et « Qu’est-ce qu’un journal de centralisateur« .
Il est possible de connecter le logiciel de Scrada avec un certain nombre de systèmes de caisse enregistreuse.
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