Ter compensatie van de verlaging van het btw-tarief van 21% naar 12% zijn bepaalde restaurant- en cateringdiensten verplicht om een geregistreerd kassasysteem (GKS), in de volksmond ‘witte kassa’, te gebruiken. Het gaat over een elektronische kassa waarmee men niets meer kan aanpassen aan de registratie van de verrichte handelingen.
In dit artikel gaan we dieper in op de voorwaarden van een GKS, voor wie het een verplichting is en wat de specificaties zijn. We kijken ook naar het verschil tussen een GKS-ticket en een btw-bonnetje.
Wat is een geregistreerd kassasysteem, GKS of witte kassa?
Het geregistreerde kassasysteem, ook wel GKS of witte kassa genoemd, houdt alle bewerkingen bij die in de kassa worden ingevoerd.
De GKS bestaat uit drie onderdelen:
- Een gecertificeerde kassa
- Een fiscale datamodule (FDM of black box)
- De VAT signing card (VSC): een gepersonaliseerde smartcard die alle data die gekoppeld is aan uw btw-nummer opslaat. Is aan te vragen bij de FOD Financiën.
Het gebruik van een geregistreerd kassasysteem garandeert dat de correcte omzet wordt aangegeven voor de berekening van de belastingen en dat de btw die de klant betaalt, wordt doorgestort naar de schatkist.
Sommige restaurants maken eerst een pro-forma ticket alvorens een definitief ticket wordt opgemaakt. In de praktijk blijkt dat het definitieve ticket regelmatig ‘vergeten’ wordt. Het pro-forma ticket wordt echter wel degelijk geregistreerd door de GKS en bezorgt u bij misbruik boetes.
Voor wie is de witte kassa verplicht?
Een witte kassa is verplicht voor elk Belgisch restaurant- of cateringbedrijf waarvan 25.000 euro of meer (exclusief btw) van de jaaromzet uit maaltijden (exclusief drank) komt. Is het minder dan 25.000 EUR dan mag u kiezen om een GKS te gebruiken of een dagontvangstenboek. Gebruikt u een dagontvangstenboek dan moet u voor elke maaltijd een btw-bonnetje uitschrijven. Meer informatie over btw-bonnetjes in ons artikel ‘Alles wat u wilt weten over het btw-bonnetje‘.
Daaronder behoort:
- elke exploitant van een inrichting waar maaltijden worden verbruikt
- elke traiteur die regelmatig cateringdiensten verricht
Concreet betekent het dat de meerderheid van de restaurants en traiteurs met een witte kassa moeten werken.
Eens u een GKS in gebruik heeft, moet u alle horeca-activiteiten via die kassa afrekenen. Dus ook die bestelling die uw klant meeneemt naar huis.
Wat als de GKS defect is? Btw-bonnetje gebruiken!
Bij een technisch defect van het kassasysteem blijft de uitbater verplicht om een rekening of ontvangstbewijs (btw-bonnetje) uit te reiken. Hij is dus verplicht om altijd voldoende voorraad fysieke btw-bonnetjes te hebben. Daarnaast dienen technische defecten steeds tijdig gemeld te worden aan de FOD Financiën.
Wat is het verschil tussen een btw-bonnetje en een GKS-ticket?
Een btw-bonnetje of een GKS-ticket wordt aan de klant uitgereikt om de verrichte handelingen en betaalde btw aan te tonen. Btw-bonnetjes en GKS-tickets dienen dus voor de administratie als controledocumenten. We zetten ze hieronder eens langs elkaar:
| Btw-bonnetje (papier) | GKS-ticket |
| Mag gebruikt worden indien omzet uit maaltijden < 25.000 euro | Mag gebruikt worden als omzet < 25.000 euro en moet gebruikt worden als omzet >= 25.000 euro |
| Wordt bij een erkende drukker besteld | Is een print uit de witte kassa |
| Voor maaltijden en bijhorende dranken | Voor alle horeca-activiteiten |
| Dubbels bewaren | Automatische registratie in de GKS |
| Dagontvangstenboek verplicht waarbij de gebruikte bonnummers moeten in vermeld worden | De GKS is ter vervanging van dagontvangstenboek. Dus geen dagontvangstenboek nodig. Dagelijks rapporten maken vanuit GKS. |
| Centralisatieboek verplicht bij meerdere vestigingen | Digitaal centralisatieboek verplicht bij meerdere vestigingen |
| Btw-bonnetje kan door factuur vervangen worden bij beëindigen van de dienst | Ook al vraagt klant vooraf een factuur dan nog moet GKS gebruikt worden. Bij uitreiken van de factuur moet de boekhouding manueel aangepast worden. |
Zoals u eerder al kon lezen is elke horecazaak die werkt met een witte kassa verplicht een voorraad papieren btw-bonnetjes te hebben in geval van defect van de kassa.
Meer weten over het btw-bonnetje? Lees het in onze blog ‘Btw-bonnetje‘.
Welke gegevens vindt u terug op uw GKS-kasticket?
- Vermelding “BTW KASTICKET’ in grote letters
- Overzicht van de aangekochte producten, met vermelding van het btw-tarief
- Ondernemingsnummer van de dienstverlener
- Serienummer van de FDM (black box) en VSC (smartcard)
- Serienummer van de kassa
- Verschillende controlegegevens
Geen dagontvangstenboek meer nodig bij gebruik van GKS
Wanneer u ontvangsten heeft waarvoor u geen factuur maakt, bent u verplicht een dagontvangstenboek bij te houden. Dat kan een papieren boek zijn of digitaal via gespecialiseerde software zoals Scrada.
Een uitzondering op deze regel is het gebruik van een geregistreerd kassasysteem. De GKS maakt namelijk automatisch het dagontvangstenboek aan. Vanuit de GKS maakt u dan dagelijks een rapport. Bij meerdere vestigingen blijft een centralisatieboek wel verplicht.
Meer hierover in onze artikels ‘Wat is een dagontvangenstenboek‘ en ‘Wat is een centralisatieboek‘.
De software van Scrada maakt ook de koppeling met enkele kassasystemen. Ontdek ze hier.
Scrada uitproberen?
Download de app in de App Store of Google Play store
of probeer Scrada online
