Wat is een dagontvangstenboek?

Maakt uw onderneming niet voor elke verkoop of geleverde prestatie een factuur op? In dat geval moet u alle ontvangsten, waarvoor u geen factuur maakt, bijhouden in een dagontvangstenboek.

Wat is nu zo’n dagontvangstenboek en moet elke onderneming dat bijhouden? Moet dat schriftelijk of kan het ook in een digitaal dagontvangstenboek? In onderstaand artikel gaan we hier dieper op in.

Wat is een dagontvangstenboek?

Een dagontvangstenboek is een boek waarin u dagelijks alle verkopen, waarvoor u geen factuur opmaakt, noteert ongeacht de betaalmethode waarmee de klant betaalt (cash, bankkaart, maaltijdcheques, Payconiq, cadeaucheques, bankoverschrijving, crypto munten, etc.).

Verkopen waarvoor u een factuur opmaakt voor de producten of geleverde prestaties moet u niet noteren in het dagontvangstenboek.

Het dagontvangstenboek is geen kasboek. In het kasboek noteert u alle aan- en verkopen die cash ontvangen of betaald worden. Lees over de verschillen in ons artikel ‘Wat is het verschil tussen een kasboek en een dagontvangstenboek?’

Heeft u meerdere vestigingen, dan moet u naast een dagontvangstenboek per vestiging ook een centralisatieboek bijhouden waar u per btw-aangifteperiode het totaal van de dagontvangstenboeken vermeldt.

Verplichtingen dagontvangenstenboek

Het dagontvangstenboek is wettelijk verplicht voor veel ondernemers en het moet voldoen aan een aantal voorschriften. We geven u een overzicht:

• Dagelijkse inschrijving
  Er moet elke dag minimum één inschrijving gebeuren in uw dagontvangstenboek. Ook bij verlof, ziekte, sluiting… moet u een nulontvangst inschrijven. Maakt u gebruik van een print dan moet dit een dagelijkse print zijn en geen maandelijkse print.
• Btw-tarief onderscheiden
  U moet dagelijks een totaalbedrag per btw-tarief van 0%, 6%, 12% en 21% maken.
• Uitzondering: verkopen van meer van 250 euro
  Verkopen van goederen en levering van diensten van meer dan 250 euro, inclusief btw, moet u apart vermelden en moeten op een afzonderlijke lijn staan. U mag deze inschrijving vervangen door een dagelijkse globale inschrijving mits verantwoording en omschrijving van de verkochte goederen of diensten in een apart document.
• Optellen en afsluiten
  U houdt een dagontvangstenboek bij van één jaar waarin u per btw-periode een optelsom maakt per btw-tarief en de periode afsluit.
• Gegevens mogen niet uitwisbaar zijn
  U dient uw ontvangsten met onuitwisbare inkt in te vullen, dus niet met potlood. U mag ook werken met stickers en prints, maar dan moeten ze wel ingeplakt zijn
• Correcties
  Het is absoluut verboden om gegevens te schrappen of te wissen, doorstrepen mag mits het leesbaar blijft. Heeft u toch een fout gemaakt, dient u de correctie apart in te schrijven. U moet de correctie inschrijven op het moment dat u de fout vaststelt.
• Genummerde, vaste pagina’s
  Het woord zegt het zelf, een dagontvangstenboek moet een effectief boek zijn (fysiek of digitaal). De pagina’s moeten vasthangen en genummerd zijn. Het mag niet door losse bladen worden vervangen.
• Papier of digitaal
  U hebt de keuze tussen een papieren dagontvangstenboek of een digitale versie. Wanneer u kiest voor een digitaal dagontvangstenboek mag dat geen Excel zijn, maar moet u kiezen voor software die aan de beveiligingsvereisten voldoet, zoals de software van Scrada.
• Ingevulde ontvangsten bewijzen
  Enkel invullen is niet voldoende. Bij controle moet u de bewijsstukken zoals kasbonnetjes, verkoopbonnen, agenda, … kunnen voorleggen. Hou dus alles goed bij. Kunt u geen bewijs voorleggen, dient u elke verkoop afzonderlijk in te schrijven in uw dagontvangstenboek. Zie hierover ook ons artikel ‘Bij te houden verantwoordingsstukken van uw boekhouding‘.
• Bijhouden en bewaren op de bedrijfszetel
  U bent verplicht om per bedrijfszetel (vestiging) een dagontvangstenboek bij te houden en dat daar ook te bewaren. Bij een digitaal dagontvangstenboek moet het elektronisch toegankelijk zijn op de bedrijfszetel. Heeft u meer dan één vestiging, dient u ook een centralisatiedagboek bij te houden dat de ontvangsten van alle vestigingen groepeert, meer daarover in ons artikel over centralisatieboeken.
• Bewaartermijn
  U dient uw dagontvangstenboeken 10 jaar bij te houden. Heeft u een digitaal dagontvangstenboek, bewaart de software de dagontvangenstenboeken automatisch voor een periode van 10 jaar.

Uitzonderingen

Maakt u uitsluitend verkoopfacturen, dan moet u geen dagontvangstenboek hebben. Heeft u verkopen zonder een factuur (bijvoorbeeld een kasticket), dan moet u een dagontvangstenboek bijhouden.

Er zijn enkele uitzonderingen waarbij u geen dagontvangstenboek moet bijhouden:

• Wanneer u een GKS (geregistreerd kassasysteem) in de horeca heeft (witte kassa). Met een witte kassa worden namelijk alle verkopen al op een correcte manier geregistreerd. Heeft u meerdere vestigingen, dan bent u wel nog steeds verplicht tot het bijhouden van een digitaal centralisatiedagboek. Meer informatie over een GKS of witte kassa kunt u vinden in ons artikel ‘Wat is een geregistreerd kassasysteem (GKS) of witte kassa‘.
• Als u over een elektronische kassa beschikt die voldoet aan verschillende verplichtingen zoals oa digitale handtekening (Koninklijk Besluit van 13 december 2022).
• U gebruik maakt van een btw-forfait.
• Indien u niet btw-plichtig bent zoals bepaalde vrije en sociale beroepen (artikel 44 van het Btw-Wetboek). Bent u gemengd btw-plichtig dan kan het wel zijn dat u dagontvangstenboeken moeten bijhouden. Zie hierover ons artikel ‘Wanneer als arts of specialist btw aanrekenen?‘

Boetes tot 5.000 euro

Het niet hebben van een dagontvangstenboek of het foutief invullen ervan, wordt bestraft met een niet-proportionele fiscale geldboete van 50 tot 5.000 euro per overtreding.

Hoe het dagontvangtstenboek invullen?

Zowel in een digitaal, als papieren dagontvangstenboek, vult u onderstaande gegevens dagelijks in:

• Datum van de ontvangsten
• Omschrijving van de verkopen
• Totaal van de dagelijkse verkopen inclusief btw
• Totaal van de verkopen aan 0% btw
• Totaal van de verkopen incl. btw, opgesplitst per btw-tarief (6%, 12% of 21%)

Op het einde van de btw-periode maakt u per kolom de totalen (inclusief en exclusief btw), plus het totaal aan btw. Uw btw-periode is afhankelijk of u maandelijks of elke drie maanden uw btw-aangifte moet indienen. Bent u een kleine onderneming dan is uw btw-periode een jaar.

Een digitaal dagontvangstenboek maakt de berekeningen van de totalen per btw-periode automatisch voor u.

Wat als uw klant een factuur vraagt van een kasticket?

Vraagt een klant een factuur nadat u de ontvangsten reeds in het dagontvangstenboek heeft genoteerd? Dan moet u een correctie noteren in uw dagontvangstenboek op de dag dat de klant de factuur vraagt met vermelding van factuurnummer en datum waarop de dagontvangsten moeten gecorrigeerd worden.

Dagontvangstenboek op papier of digitaal?

U mag het dagontvangstenboek zowel op papier als digitaal bijhouden. De richtlijnen hiervoor kunt u terugvinden in de Circulaire 2020/C/20 dd 27.01.2020 van FOD Financiën.

Papieren dagontvangstenboek

Indien u voor een dagontvangstenboek op papier kiest, dan moet dit gebeuren in de vorm van een boek (dus geen losse bladen via Excel), waarvan de bladen genummerd zijn. De inschrijvingen gebeuren dagelijks en moeten altijd leesbaar en onuitwisbaar zijn. Wijzigingen mogen doorstreept worden, maar moeten ten allen tijden leesbaar blijven.

Digitaal dagontvangstenboek

Sinds 2007 kunt u er ook voor kiezen om het dagontvangstenboek digitaal bij te houden. Hiervoor gelden dezelfde verplichtingen als voor de papieren versie. Het is vanzelfsprekend dat u hiervoor met gespecialiseerde software werkt en niet met een Excel. De gegevens mogen namelijk niet worden aangepast of verwijderd zonder een digitaal spoor achter te laten.

Het grote voordeel van een digitaal dagontvangstenboek is dat de software vaak meer kan dan enkel het invullen en optellen van bedragen. Als u de software koppelt aan uw boekhoudpakket dan moet het niet meer overgetypt worden en kan het vaak interessante financiële rapporten opstellen.

Digitaal dagontvangstenboek van Scrada

De software van Scrada laat u toe om uw dagontvangsten digitaal bij te houden en deze eenvoudig uit te wisselen met uw accountant.

De software voldoet aan de bepalingen van de Circulaire 2020/C/20 dd 27.01.2020 van FOD Financiën en is gebaseerd op blockchain technologie en cryptografische verificatie.

Via uw smartphone, tablet of computer kunt u uw dagontvangsten eenvoudig digitaal ingeven en raadplegen. U moet geen papieren boek van de dagontvangsten meer bijhouden.

Samengevat

Klik op de link hieronder voor de volledige weergave