De Belgische fiscus verplicht haar ondernemers een bewijskrachtige boekhouding te voeren. Dat houdt onder andere in dat u uw boeken en verantwoordingsstukken tien jaar moet bewaren. Dit geldt zowel voor een papieren als een elektronische boekhouding.
In dit artikel gaan we dieper in op deze bewijskracht van de boekhouding en hoe u uw boekhouding en dagontvangsten kunt verantwoorden.
Bewijskracht van de boekhouding
U bent verplicht uw boeken (de dagboeken, het inventarisboek) zodanig bij te houden dat de materiële continuïteit, de regelmatigheid en de onveranderlijkheid van de boekingen zijn verzekerd. Deze boeken en de bewijsstukken zoals facturen en bankrekeninguittreksels, moet u gedurende tien jaar bewaren.
De fiscale wetgeving geeft geen definitie van een ‘bewijskrachtige boekhouding’, maar ze moet wel voldoen aan volgende vereisten:
- De belastbare inkomsten kunnen nauwkeurig bepaald worden omdat de boeken en verantwoordingsstukken een samenhangend geheel vormen.
- Alle boekingen bevatten afdoende bewijsmiddelen.
- Alle geregistreerde cijfers stemmen overeen met de werkelijkheid.
Het niet correct bewaren van de vereiste boeken en verantwoordingsstukken kan leiden tot verwerping van de boekhouding.
Welke boeken en verantwoordingsstukken bijhouden?
De fiscus kan u vragen om alle boeken en verantwoordingsstukken voor te leggen die noodzakelijk zijn om het bedrag van uw belastbaar inkomen te bepalen. Het betreft dus de volledige boekhouding.
U moet volgende kunnen voorleggen:
- Boeken en verantwoordingsstukken waarvan het gebruik verplicht is: kasboek met de kassarollen, dagontvangstenboek, aan- en het verkoopboek, het financieel dagboek en het inventarisboek
- Boekhouddocumenten en verantwoordingsstukken die gediend hebben tot het bijhouden van de boeken: facturen, bankuittreksels, btw-bonnetjes, …
- Alle andere verantwoordingsstukken die kunnen dienen tot de bepaling van het belastbaar inkomen.
Hoe uw dagontvangsten verantwoorden?
Wanneer u verkopen heeft waarvoor u geen factuur opmaakt, moet u een dagontvangstenboek bijhouden. Dit moet volgens bepaalde vereisten gebeuren zoals elke dag inschrijven, per btw-tarief, in onuitwisbare inkt, …
Elke verkoop en prestatie moet genoteerd worden. Het is dus niet voldoende om enkel de totalen per dag op te nemen. Zijn er echter verantwoordingstukken opgesteld die naast de ontvangsten ook de aard van de verkochte goederen of diensten nauwkeurig vermelden, mag u de afzonderlijke inschrijving vervangen door een dagelijkse globale inschrijving. Dit gebeurt in de praktijk vaak via de kassarollen, maar bijvoorbeeld zelfgeschreven leverbonnen zijn een geldig bewijs.
In ons artikel ‘Wat is een dagontvangstenboek’ kunt u lezen in elke gevallen u een dagontvangstenboek moet bijhouden en wat de wettelijke verplichtingen zijn.
Bewaringstermijn boekhouding
Gedurende de volledige bewaringstermijn dient de drager (papier, cd-rom, software…) de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de geregistreerde gegevens te verzekeren. Daarnaast dient u uw boekhouding te bewaren op de maatschappelijke zetel van uw onderneming.
De boekhoudwetgeving schrijft volgende bewaartermijnen voor:
- Tien jaar voor de verantwoordingstukken (facturen, bankrekeninguittreksels, voorraadlijsten…).
- Drie jaar voor stukken die niet nodig zijn voor het bewijs tegenover derden (o.a. interne documenten).
De btw en directe belastingen hanteren gelijkaardige termijnen. Voor de btw-administratie geldt echter een bewaringstermijn van 15 jaar voor stukken en facturen die betrekking hebben op gebouwen die als investeringen werden geboekt.
De software van Scrada houdt uw dagontvangsten-, kas- en centralisatieboeken automatisch tien jaar bij.
Scrada uitproberen?
Download de app in de App Store of Google Play store
of probeer Scrada online
