L’administration fiscale belge oblige ses entrepreneurs à tenir une comptabilité probante (basée sur des preuves). Cela signifie, entre autres, que vous devez conserver vos livres et pièces justificatives pendant dix ans. Cela s’applique aux comptabilités papier et électroniques.
Dans cet article, nous examinons de plus près cette valeur probante de la comptabilité et la manière de comptabiliser vos comptes et vos recettes quotidiennes.
Valeur probante de la comptabilité
Vous devez tenir vos livres (les journaux, le livre d’inventaire) de manière à assurer la continuité matérielle, la régularité et l’immuabilité des écritures. Vous devez conserver ces livres et pièces justificatives telles que factures et relevés bancaires pendant dix ans.
La législation fiscale ne définit pas la « comptabilité probante », mais elle doit répondre aux exigences suivantes :
- Le revenu imposable peut être déterminé avec précision car les livres et les pièces comptables forment un ensemble cohérent.
- Tous les enregistrements contiennent des preuves suffisantes.
- Tous les chiffres enregistrés correspondent à la réalité.
Ne pas tenir correctement les livres et pièces justificatives comptables peuvent avoir comme conséquence le rejet de la comptabilité.
Quels livres et pièces justificatives comptables doit-on tenir ?
L’administration fiscale peut vous demander de fournir tous les livres et pièces justificatives nécessaires pour déterminer le montant de votre revenu imposable. Il s’agit donc de la comptabilité complète.
Vous devez être en mesure de présenter les éléments suivants :
- Livres et pièces justificatives dont l’usage est obligatoire : livre de caisse avec la bande de caisse, journal des recettes, livre d’achats et de ventes, journal financier et livre d’inventaire.
- Pièces comptables et pièces justificatives ayant servi à tenir à jour la comptabilité : factures, relevés bancaires, reçus de TVA…
- Toutes autres pièces justificatives pouvant servir à déterminer le revenu imposable.
Comment justifier vos recettes quotidiennes ?
Lorsque vous faites des ventes pour lesquelles vous n’émettez pas de facture, vous devez tenir un journal des recettes. Cela doit se faire selon certaines exigences comme l’inscription quotidienne, par taux de TVA, à l’encre indélébile…
Chaque vente et prestation doivent être enregistrées. Il ne suffit donc pas d’enregistrer uniquement les totaux par jour. Toutefois, si vous avez des pièces justificatives qui, en plus des recettes, indiquent avec exactitude la nature des biens ou des services vendus, vous pouvez remplacer l’inscription individuelle par une inscription globale journalière. En pratique, cela se fait souvent avec le rouleau ou la bande de caisse, mais les bons de livraison rédigés par soi-même, par exemple, constituent aussi une preuve valable.
Dans notre article « Qu’est-ce qu’un journal des recettes ?« , vous pouvez lire dans quels cas vous devez tenir un journal des recettes et quelles sont les obligations légales en la matière.
Période de conservation de la comptabilité
Pendant toute la durée de conservation, le support (papier, CD-ROM, logiciel…) doit assurer l’inaltérabilité et l’accessibilité des données enregistrées. De plus, vous devez tenir votre comptabilité au siège social de votre société.
La législation comptable prescrit les durées de conservation suivantes ;
- Dix ans pour les pièces justificatives (factures, relevés bancaires, inventaires…).
- Trois ans pour les documents non nécessaires comme preuve contre tiers (y compris les documents internes).
La TVA et les impôts directs utilisent des délais similaires. Toutefois, pour l’administration de la TVA, une période de conservation de 15 ans s’applique aux documents et factures relatifs aux immeubles qui ont été comptabilisés en tant qu’investissements.
Le logiciel de Scrada garde automatiquement le journal des recettes, le livre de caisse et le journal centralisateur pendant dix ans.
