Qu’est-ce qu’un journal centralisateur?

Les entreprises qui tiennent leurs recettes pour lesquelles elles n’émettent pas de facture dans un journal des recettes et qui ont plusieurs établissements doivent également tenir un journal centralisateur.

Qu’est-ce qu’un journal centralisateur et que contient-il exactement ? Doit-on l’écrire dans un livre en papier ou peut-on également le faire avec un journal centralisateur numérique (digital) ? Nous en discutons plus en détail dans l’article ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un journal centralisateur ?

Les entreprises qui n’émettent pas de facture pour chaque vente ou service rendu doivent enregistrer toutes les recettes dans un journal des recettes.

Si une entreprise a plusieurs établissements, elle doit également tenir un journal centralisateur pour tous les établissements en plus d’un journal des recettes pour chaque établissement. Ce journal centralisateur regroupe les recettes figurant dans les journaux des recettes et les enregistre dans un livre unique prénuméroté ou dans une variante numérique. Le journal centralisateur doit toujours être conservé au siège social.

Obligations concernant le journal centralisateur

Un journal centralisateur est exigé par la loi si vous avez plusieurs établissements et tenez un journal des recettes pour chaque établissement. Tout comme le journal des recettes, le journal centralisateur doit répondre à quelques exigences légales. Un aperçu :

• Enregistrement par période de déclaration de TVA
  Il suffit de saisir les données suivantes dans le journal centralisateur à la fin de chaque période de déclaration de TVA (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Les montants totaux des recettes (TVA inclus) de cette période inscrite dans les différents journaux des recettes et ce par taux de TVA.
• Distinguer le taux de TVA
  Vous devez calculer un montant total quotidiennement par taux de TVA: 0 %, 6 %, 12 % et 21 %.
• Additionner et clôturer
  Vous tenez un journal centralisateur d’un an dans lequel vous faites une addition pour chaque période de TVA par taux de TVA et clôturez la période.
• Les données ne peuvent pas être effaçables
  Vous devez remplir vos reçus à l’encre indélébile et non au crayon.
• Corrections
  Vous ne pouvez pas supprimer ou effacer des données, le biffage est autorisé à condition qu’il reste lisible. Si vous avez néanmoins commis une erreur, vous devez inscrire la correction séparément au moment où vous constatez l’erreur.
• Pages fixes numérotées
  Un journal centralisateur doit être un livre (physique ou numérique). Les pages doivent être jointes et numérotées. Vous ne pouvez pas utiliser des feuilles volantes.
• Papier ou numérique
  Vous pouvez choisir entre un journal centralisateur en papier ou en numérique. Dès que vous disposez d’un journal des recettes qui est numérique, le journal centralisateur doit lui aussi être numérique.
• Tenir et garder au siège social
  Vous gardez le journal des recettes dans l’établissement. Le journal centralisateur regroupe toutes les recettes des différents établissements et est donc conservé au siège social.
• Durée de conservation
  Tout comme le journal des recettes, vous devez conserver le journal centralisateur pendant 10 ans. Si vous utilisez un journal centralisateur numérique, le logiciel le sauvegarde automatiquement pendant une durée de 10 ans.
• Présenter à l’administration de la TVA
  Un journal centralisateur n’est pas inscrit dans la comptabilité. Mais vous devez le conserver pour éventuellement le présenter auprès de l’administration de la TVA.

Quand faut-il tenir un journal centralisateur ?

Toute personne ayant plusieurs établissements et utilisant des journaux des recettes doit tenir un journal centralisateur qui collecte les recettes des différents établissements.

Les entreprises disposant d’une SCE (caisse blanche) ou d’une caisse électronique répondant aux obligations légales (par exemple avec une signature numérique), mais disposant de plusieurs établissements, doivent également tenir un journal centralisateur. Ces derniers doivent même en garder une trace numérique et ne peuvent pas le faire sur papier.

Journal centralisateur papier ou numérique ?

Lorsque tous les journaux des recettes sont conservés sur papier, vous pouvez choisir de conserver le journal centralisateur sur papier ou sous forme numérique. Dès qu’un journal des recettes est tenu numériquement, le journal centralisateur doit également être numérique.

Les lignes directrices à ce sujet figurent dans la circulaire du SPF Finances 2020/C/20 du 27.01.2020.

Journal centralisateur papier

Les mêmes exigences s’appliquent au journal centralisateur papier qu’au journal des recettes papier. Les livres à feuilles volantes sont donc interdits et doivent être numérotés.

Vous devez également tenir compte des règles de correction : en cas de corrections, le texte original doit rester lisible. Ne supprimez donc jamais le texte et n’utilisez pas de Tipp-Ex, mais annotez-le ou barrez-le d’un trait fin.

Journal centralisateur numérique

En 2007, l’administration a élaboré un certain nombre de règles pour le journal centralisateur numérique, que vous pouvez retrouver dans la circulaire 2020/C/20 du 27.01.2020 du SPF Finances.

Tout comme avec un journal centralisateur en papier, vous ne pouvez pas simplement ajuster les montants inscrits. En d’autres mots, vous ne pouvez donc pas tenir le journal centralisateur dans fichier Excel, il faut utiliser un logiciel spécialisé.

L’avantage d’un journal centralisateur numérique est qu’il est rempli automatiquement. Vous ne devez donc plus écraser manuellement les reçus et vous ne pouvez pas oublier.

Journal des recettes et journal centralisateur numérique de Scrada

Si vous utilisez le logiciel de journal des recettes de Scrada, vous disposez automatiquement du journal centralisateur. De cette façon, vous pouvez tenir numériquement vos recettes pour chaque établissement et les échanger facilement avec votre comptable.

Le logiciel est conforme aux dispositions de la circulaire 2020/C/20 du 27.01.2020 du SPF Finances et repose sur la technologie blockchain et la vérification cryptographique.

Via votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur, vous pouvez facilement saisir et accéder à vos recettes journalières de manière numérique. Vous ne devez plus tenir un journal des recettes et un livre de centralisateur en papier.