Wat is een centralisatieboek?

Ondernemingen die hun ontvangsten waarvoor ze geen factuur opmaken bijhouden in een dagontvangstenboek en meerdere vestigingen hebben, moeten ook een centralisatieboek – of ook wel centralisatiedagboek genoemd – bijhouden.

Wat is een centralisatieboek en wat staat er juist in? Moet dat schriftelijk of kan het ook in een digitaal centralisatieboek? In onderstaand artikel gaan we hier dieper op in.

Wat is een centralisatieboek?

Ondernemingen die niet voor elke verkoop of geleverde prestatie een factuur opmaken, maar het geld contant ontvangen, moeten alle ontvangsten bijhouden in een dagontvangstenboek.

Indien een onderneming meerdere vestigingen heeft, dan moet hij naast een dagontvangstenboek per vestiging ook een centralisatieboek bijhouden. Dat centralisatieboek groepeert de ontvangsten die in de dagontvangstenboeken zijn weergegeven en neemt het op in één enkel voorafgaandelijk genummerd boek of in een elektronische variant. Het centralisatieboek moet steeds op de hoofdzetel liggen.

Verplichtingen centralisatieboek

Een centralisatieboek is wettelijk verplicht als u verschillende vestigingen hebt en per vestiging een dagontvangstenboek bijhoudt. Net zoals het dagontvangstenboek, moet het centralisatieboek aan een paar wettelijke vereisten voldoen. Een overzicht:

• Inschrijving per btw-aangifteperiode
  Het volstaat om in het centralisatieboek op het einde van elke btw-aangifteperiode (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks) het totaal bedrag (incl. btw) per btw-tarief van elk dagontvangstenboek van die periode in te schrijven.
• Btw-tarief onderscheiden
  Er moet een aparte inschrijving zijn per btw-tarief van 0%, 6%, 12% en 21%.
• Optellen en afsluiten
  Per btw-aangifteperiode maakt u een totaal per btw-tarief met de vermelding van btw bedrag en btw excl. bedrag.
• Gegevens mogen niet uitwisbaar zijn
  U dient de inschrijvingen met onuitwisbare inkt in te vullen, dus niet met potlood.
• Correcties
  U mag geen gegevens schrappen of wissen, doorstrepen mag mits het leesbaar blijft. Heeft u toch een fout gemaakt, dient u de correctie apart in te schrijven op het moment dat u de fout vaststelt.
• Genummerde, vaste pagina’s
  Een centralisatieboek moet een effectief boek zijn (fysiek of digitaal). De pagina’s moeten vasthangen en genummerd zijn. Het mag niet door losse bladen worden vervangen.
• Papier of digitaal
  U heeft de keuze tussen een papieren centralisatieboek of een digitale versie. Van zodra u één dagontvangstenboek hebt dat digitaal wordt bijgehouden, moet het centralisatieboek ook digitaal zijn.
• Bijhouden en bewaren op de hoofdzetel
  De dagontvangstenboeken bewaart u op de vestiging. Het centralisatieboek groepeert alle ontvangsten van de verschillende vestigingen en bewaart u daarom op de hoofdzetel.
• Bewaartermijn
  Net zoals de dagontvangstenboeken, dient u het centralisatieboek 10 jaar bij te houden. Heeft u een digitaal centralisatieboek, dan bewaart de software dit automatisch voor een periode van 10 jaar.
• Kunnen voorleggen aan btw-administratie
  Een centralisatieboek wordt niet ingegeven in de boekhouding. Maar u moet het wel bewaren om eventueel voor te leggen aan de btw-administratie.

Wanneer bijhouden?

Iedereen die meerdere vestigingen heeft en dagontvangstenboeken gebruikt, moet een centralisatieboek bijhouden dat de ontvangsten van de verschillende vestigingen verzamelt.

Ook bedrijven met een GKS (witte kassa) of elektronische kassa die voldoet aan de wettelijke verplichtingen (bijv. met digitale handtekening), maar meerdere vestigingen hebben, moeten een centralisatiedagboek bijhouden. Deze laatsten moeten dit zelfs digitaal bijhouden en mogen dit niet doen op papier.

Centralisatieboek op papier of digitaal?

Wanneer alle dagontvangstboeken op papier worden bijgehouden, mag u kiezen of u het centralisatieboek ook op papier of digitaal bijhoudt. Van zodra er één dagontvangstboek digitaal wordt bijgehouden, moet het centralisatieboek ook digitaal zijn.

De richtlijnen hiervoor kunt u terugvinden in de Circulaire 2020/C/20 dd 27.01.2020 van FOD Financiën.

Papieren centralisatieboek

Voor het papieren centralisatieboek gelden dezelfde vereisten als voor de papieren dagontvangstenboeken. Losbladige boeken zijn dus verboden en moeten genummerd zijn.

Daarnaast dient u ook rekening te houden met de correctieregels: bij correcties moet de oorspronkelijke tekst nog steeds leesbaar zijn. Ga dus nooit schrappen en gebruik geen Tipp-Ex, maar maak een aantekening of doorstreep het met een fijn lijntje.

Digitaal centralisatieboek

Voor het digitale centralisatieboek heeft de administratie in 2007 een aantal regels uitgewerkt waarvan u de laatste versie kunt terugvinden in de Circulaire 2020/C/20 dd 27.01.2020 van FOD Financiën.

Net zoals bij een fysiek centralisatieboek kunt u achteraf dus niet zomaar ingeschreven bedragen aanpassen. Het volstaat met andere woorden niet om het centralisatieboek in Excel bij te houden, u moet beroep doen op speciale software.

Het voordeel van een digitaal centralisatieboek is dat het automatisch wordt ingevuld. U moet dus niet meer manueel de ontvangsten overschrijven en zo kunt u het dus ook niet vergeten.

Digitaal dagontvangstenboek en centralisatieboek van Scrada

Als u de software voor het dagontvangstenboek van Scrada gebruikt, hebt u automatisch ook het centralisatieboek. Zo kunt u uw dagontvangsten van elke vestiging digitaal bijhouden en eenvoudig uitwisselen met uw accountant.

De software voldoet aan de bepalingen van de Circulaire 2020/C/20 dd 27.01.2020 van FOD Financiën en is gebaseerd op blockchain technologie en cryptografische verificatie.

Via uw smartphone, tablet of computer kunt u uw dagontvangsten eenvoudig digitaal ingeven en raadplegen. U moet geen papieren boek van de dagontvangsten en geen papieren centralisatieboek meer bijhouden.

Samengevat

Klik op de link hieronder voor de volledige weergave