Elektronische kassa  

Sinds enkele jaren moeten restaurant- en cateringdiensten een geregistreerd kassasysteem (GKS) gebruiken, ookwel de witte kassa genoemd. Dat is een elektronische kassa waarmee men niets meer kan aanpassen aan de registratie van de verrichte handelingen. Voor deze horecazaken is dit een verplichting, maar ook uitbaters van winkels en andere etablissementen kunnen baat hebben bij een elektronische kassa. Indien ze een kassasysteem gebruiken dat aan bepaalde wettelijke vereisten voldoet, kan dat heel wat voordelen opleveren.

In dit artikel gaan we dieper in op de elektronische kassa en welke meerwaarde die heeft voor handelaars als die voldoet aan bepaalde wettelijke voorschriften.

Wat is een elektronische kassa?

Zoals u weet zijn bepaalde horeca-uitbaters verplicht om een geregistreerd kassasysteem te gebruiken, de zogenaamde witte kassa. We gaan hier dieper op in, in ons artikel ‘Geregistreerd kassasysteem, GKS of witte kassa’.

Handelaars of uitbaters van andere etablissementen kunnen echter ook gebruik maken van een elektronisch kassa. Dit is geen GKS maar een ander type elektronische kassa.

Een elektronische kassa registreert voor u de verkochte goederen of verleende diensten. Uw klant krijgt dan een kasticket als bewijs.

U hebt de keuze tussen een elektronische kassa met of zonder digitale handtekening.

Kiest u voor een kassasysteem met digitale handtekening, moet deze bepaalde richtlijnen van de overheid volgen. Voordeel is dat u geen dagontvangstenboek meer moet bijhouden. We gaan hier later in dit artikel nog dieper op in.

Het systeem bestaat uit een computer of tablet met kassasoftware, een printer voor de kastickets en eventueel een betaalterminal en barcodescanner.

Bron: mpluskassa.nl

Voordelen van een elektronische kassa

Hoewel een elektronisch kassasysteem niet verplicht is, heeft het tal van voordelen. U krijgt bijvoorbeeld een mooi overzicht van uw dagelijkse omzet, maar er zijn nog meer voordelen:

• Automatisering van uw boekhouding
  Bepaalde kassasoftware kan gekoppeld worden aan uw boekhoudprogramma waardoor dagomzet en betalingmethodes automatisch worden geboekt. Als u werkt met een digitaal kasboek of dagontvangstenboek, kan dat ook vaak gekoppeld worden aan uw kassasysteem zodat het automatisch wordt geboekt.
• Elektronische kassa combineren met webshop
  Veel winkels hebben naast een fysieke winkel ook een webshop waar ze hun producten online verkopen. Dit kunt u ook koppelen aan een elektronisch kassasysteem om deze verkopen te registreren. Zo houdt u niet alleen overzicht van uw boekhouding, u kunt ook kiezen voor een systeem dat uw voorraad beheert en correct weergeeft.
• Aparte login voor elk personeelslid
  Heeft u meerdere personen in dienst die afrekenen, kan het handig zijn om voor ieder een aparte login te voorzien. Zo ziet u bijvoorbeeld aan het einde van de dag wie wat of hoeveel heeft verkocht.

Elektronische kassa, geen dagontvangstenboek meer nodig?

De fiscus verplicht u een betrouwbare kasadministratie te voeren en uw ontvangsten dagelijks bij te houden. Een kassasysteem moet daarom passen bij de aard en omvang van uw bedrijf. Wilt u bijvoorbeeld een elektronische kassa gebruiken die uw dagontvangstenboek ook bijhoudt, dient u zich te houden aan enkele wettelijke voorschriften. Wij zetten ze voor u op een rijtje:

• Voor elke handeling dient u onmiddellijk een kasticket uit te geven. Dit kasticket moet volgende gegevens bevatten:
  • Datum van uitreiking
  • Volgnummer (minimum 4, maximum 8 karakters) uit een ononderbroken reeks
  • Identificatie van de kassa en, als er verschillende inrichtingen zijn, de identificatie van de inrichting
  • Referentie van het artikel, aantallen, prijs per eenheid en totaalbedrag, inclusief btw
  • Eventuele kortingen en het teruggegeven bedrag
  • Totaal te betalen bedrag inclusief btw
  • Zegel van het record met betrekking tot het uitgereikte kasticket volgens het verzegelingsalgoritme dat we hieronder beschrijven (de laatste 8 posities van de digitale handtekening)
• U mag de gegevens van het kasticket niet kunnen aanpassen. Om dit te garanderen moet het elektronisch kassasysteem een verzegelingsalgoritme gebruiken waarvan de voorwaarden bij wet zijn bepaald. De zegel moet berekend worden op basis van volgende velden:
  • Het zegel van vorig record (de laatste 8 posities van de vorige registratie) (dit kan alfanumeriek zijn)
  • Datum (JJJJMMDD)
  • Nummer van de vestiging, indien gebruikt omdat er meerdere vestigingen zijn
  • Identificatie van de kassa
  • Volgnummer ticket
  • Som van de totaalbedragen per artikel
  • Totaalbedrag (btw inbegrepen, te betalen door de klant) van het ticket, maal 100
• Aan het einde van elke dag moet het kassasysteem één of meerdere financiële rapporten genereren. Die rapporten moeten o.a. de totalen van de verkopen van de betrokken dag bevatten, eventueel uitgesplitst per btw-tarief en een aantal andere gegevens zoals de identificatie van de kassa, het precieze tijdstip waarop het rapport gegenereerd werd enz. Bovendien moet aan het einde van elke aangifteperiode een overzicht opgemaakt worden per tarief, van het totaalbedrag van de maatstaf van heffing en van de overeenkomstige btw van die periode.
• Zowel de gegevens op het kasticket, als de rapporten dienen digitaal bewaard te worden. Geen enkele registratie mag later nog geplaatst of verwijderd worden, zonder de digitale handtekening te wijzigen. Deze registraties dienen in een afzonderlijk document bewaard te worden als volgt: opeenvolgend (flat file), ongecomprimeerd en niet geëncrypteerd.

U vindt de uitgebreide wettelijke voorwaarden terug in het MB van 17.03.2023, BS 23.03.2023.

Wanneer u dus een elektronische kassa gebruikt MET digitale handtekening, dient u geen dagontvangstenboek bij te houden. U bent echter wel verplicht een centralisatieboek te hebben als u meerdere vestigingen heeft. Dit centralisatieboek moet digitaal bijgehouden worden.

Een voorbeeld van een kassaticket van een elektronische kassa met digitale handtekening kunt u hieronder vinden:

Bij gebruik van een elektronische kassa zonder digitale handtekening moet u wel een dagontvangstenboek bijhouden. De details in de kassa zijn de verantwoordingsstukken om de registratie in het dagontvangstenboek te bewijzen. Bij meerdere vestigingen bent u ook verplicht een centralisatieboek bij te houden.

Met de software van Scrada kunt u een dagontvangstenboek digitaal bijhouden maar kunt u ook gebruiken om uw kassasysteem te koppelen met uw boekhouding.