Alles wat u wilt weten over het btw-bonnetje

Men reikt een btw-bonnetje uit aan klanten om de verrichtte handelingen en de daarop betaalde btw aan te tonen. Btw-bonnetjes dienen dus voor de administratie als controledocumenten.

We gaan in dit artikel dieper in op wat een btw-bonnetje is.

Wanneer krijgt u een btw-bonnetje?

De meest voorkomend situatie waar u een btw-bonnetje krijgt, is op restaurant. Tenminste als het een restaurant is dat niet onder de voorwaarden van een GKS of witte kassa valt of als de witte kassa defect is. Anders krijgt u een GKS-ticket.

Daarnaast krijgt u ook een btw-bonnetje:

• Bij privéverhuur via platformen zoals Airbnb en Booking.com. Meer hierover in ons artikel ‘Hoe Airbnb bijhouden qua btw?’
• Op hotel en B&B. Lees er meer over in ons artikel ‘Wanneer als hotel een dagontvangstenboek bijhouden?‘
• Bij de carwash
• Wanneer de witte kassa stuk is

U kunt het btw-bonnetje of GKS-ticket gebruiken als beroepskost in uw onderneming. Wenst u echter de btw terug te vorderen, dan moet u een factuur vragen.

Tip: noteer de afspraak van uw restaurantbezoek in uw agenda. Dat is een extra bewijs bij controle van de fiscus dat het verband hield met uw zelfstandige activiteit.

Hoe ziet een btw-bonnetje eruit?

Een btw-bonnetje moet aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Het moet onder meer de volgende gegevens bevatten:

• Btw-tarief en het bedrag van de btw
• Bedrag van de levering of dienstverrichting (exclusief btw)
• Omschrijving van de geleverde goederen of verleende diensten
• Datum van de levering of dienstverrichting
• Naam en het adres van de leverancier of dienstverrichter
• Totaalbedrag (inclusief btw)

Het btw-bonnetje moet ook duidelijk leesbaar zijn en mag niet gewijzigd worden. Daarnaast moet het ook bewaard worden volgens de wettelijke bewaartermijn van tien jaar.

Bron: Coppens Grafisch Bedrijf (https://www.coppens-druk.be)

Wat is het verschil tussen een btw-bonnetje en een GKS-ticket? 

Een GKS-ticket is een ticket dat uitgereikt wordt door een geregistreerd kassasysteem (GKS) of witte kassa. Dit kassasysteem is verplicht voor bepaalde restaurant- en cateringzaken en helpt de btw-administratie om fraude tegen te gaan. U leest meer over de witte kassa in ons artikel ‘Geregistreerd kassasysteem of witte kassa’.

Zowel een btw-bonnetje als een GKS-ticket wordt uitgereikt om aan te tonen welke handelingen zijn verricht en hoeveel btw erop werd betaald. Maar wat is het verschil? We gaan er hieronder dieper op in.

Btw-bonnetje

Dit zijn papieren bonnetjes of tickets volgens een wettelijk formaat dat ook dubbels maakt. Deze papieren versie kan bij een erkende drukker besteld worden (oa bij drukkerij ‘Grafisch Bedrijf Coppens’ waarvan u hierboven enkele voorbeelden van btw-bonnetjes kunt terugvinden). De dubbels dient u te bewaren als bewijsstuk.

Btw-bonnetjes worden uitgereikt voor het verschaffen van maaltijden en bijhorende dranken, carwash, logies verstrekt door hotels,…

Het btw-bonnetje kan door een factuur worden vervangen op voorwaarde dat deze factuur aan de klant wordt uitreikt bij het beëindigen van de dienst.

Naast het bewaren van de dubbels, moet er ook een dagontvangstenboek bijgehouden worden met daarin een dagelijkse notitie van de nummers van de die dag uitgereikte btw-bonnetjes (vanaf nr … tem nr …). Dit kan in een papieren of digitaal dagontvangstenboek. Als u meerdere vestigingen hebt, moet u ook een centralisatieboek bijhouden.

GKS-ticket

Bepaalde horeca-activiteiten moeten geregistreerd worden in een geregistreerd kassasysteem (GKS) of witte kassa. Het afgedrukte ticket wordt dan uitgereikt aan de klant en dient als bewijsstuk van het restaurantbezoek. Dat noemen we het GKS-ticket.

Let hier wel op dat u een kasticket krijgt waar ‘btw-ticket’ opstaat en niet ‘Pro Forma’. In geval er ‘Pro Forma’ opstaat, dient u het effectieve btw-ticket nog te krijgen.

Om ervoor te zorgen dat alle handelingen correct ingegeven worden in het GKS, kan een GKS-ticket nooit vervangen worden door een factuur, zelfs niet wanneer deze wordt uitgereikt bij het beëindigen van de dienst.

Het GKS registreert en bewaart al uw handelingen. Dat zorgt ervoor dat u geen dagontvangstenboek moet bijhouden. U moet wel nog steeds een digitaal centralisatieboek bijhouden als u meerdere vestigingen heeft. Bovendien moet u dagelijks rapporten aanmaken vanuit het GKS.

Schrijft u regelmatig btw-bonnetjes uit? Dan moet u dus een dagontvangstenboek bijhouden. Met de software van Scrada kunt u dit digitaal bijhouden volgens de wettelijke bepalingen.