Digitale tools maken het ondernemers vandaag een stuk eenvoudiger om hun administratie op orde te houden. Een belangrijk puzzelstukje in de automatische verwerking van bankverrichtingen en kasboeken is het CODA-bestand. In dit artikel leggen we uit wat CODA precies is, waarom het zo’n grote rol speelt in moderne boekhouding en hoe Scrada dit gebruikt om het kasboek efficiënt door te sturen naar de boekhouder.
Wat is een CODA-bestand?
CODA staat voor CODed Statement of Account, oftewel geCOdeerd DAgafschrift. Het is een Belgische bankstandaard die de structuur van digitale bankafschriften beschrijft. De meeste Belgische banken bieden CODA-bestanden aan als extra dienst.
Concreet is een CODA-bestand een gecodeerde, elektronische versie van uw bankafschrift. Het bevat alle informatie over uw inkomende en uitgaande transacties.
CODA-bestanden worden uitgegeven volgens de normen van Febelfin, de Belgische federatie voor de financiële sector. Daardoor zijn ze afgestemd op de Europese SEPA-vereisten en kunnen ze probleemloos ingelezen worden in bijna elk gangbaar Belgisch boekhoudpakket.
Waarom is CODA zo handig?
Het grote voordeel van een CODA-bestand is automatisering. Waar u vroeger manueel uw bankafschriften moest overtypen, controleren en inboeken, kan een boekhoudpakket via CODA:
- Automatisch alle transacties inlezen
- Betalingen afpunten tegen openstaande facturen
- Inkomende en uitgaande verrichtingen koppelen aan aankoop- of verkoopdocumenten
- Fouten beperken door de gestructureerde gegevens
- Veel tijd besparen
CODA vervangt dus het manueel verwerken van papieren afschriften en laat toe om veel efficiënter te werken.
Hoe gebruikt Scrada CODA-bestanden?
Scrada is een digitale oplossing voor het bijhouden van kasboeken en dagontvangstenboeken. Dankzij een slimme koppeling zet Scrada uw kasboekverrichtingen automatisch om naar een correct CODA-bestand, zodat die naadloos geïntegreerd kunnen worden in de boekhouding.
Zo werkt het:
- Ondernemers vullen hun dagontvangsten, betalingen en cash verrichtingen dagelijks in in Scrada (of Scrada leest dit automatisch uit de kassa).
- Hiervan maakt Scrada automatisch CODA-bestanden aan (dagelijks, wekelijks of maandelijks).
- Deze worden vervolgens automatisch doorgestuurd naar het gekoppelde boekhoudprogramma.
- De kastransacties worden automatisch verwerkt in de boekhouding.
Meer weten over hoe Scrada CODA-bestanden doorstuurt naar de boekhouding? Lees het supportartikel ‘Elektronisch afschrift van kas (CODA) doorsturen naar accountant’.
Hoe is een CODA-bestand van een Scrada kasboek opgebouwd?
Scrada maakt van elk kasboek een CODA-bestand op dat vervolgens automatisch kan worden ingelezen in de boekhouding.
Om de CODA-bestanden van het kasboek te importeren in het boekhoudpakket, heeft het een IBAN-nummer nodig. Scrada maakt voor elk kasboek een uniek (fictief) IBAN-nummer aan.
CODA-bestanden hebben standaard geen grootboekrekeningnummers. Daarom wordt gebruik gemaakt van CODA-regels/bankverwerkingsregels in de boekhoudsoftware die ingesteld worden door de boekhouder. Door deze regels in te stellen tijdens of voordat de CODA bestanden worden ingelezen, kunnen deze automatisch op de juiste grootboekrekening terecht komen.
Concreet wil dat zeggen dat per transactietype in het kasboek een mededeling wordt aangemaakt door Scrada. Door deze mededeling te koppelen aan een grootboekrekening en/of analytische code in de CODA-regel/bankverwerkingsregel kan dit automatisch verwerkt worden.
Meer hierover leest u in het supportartikel ‘Opmerkingen CODA-bestand’.
Tot slot
CODA is de stille kracht achter veel boekhoudkundige automatisatie. Door kasboeken in Scrada te koppelen aan CODA-bestanden, wordt administratie sneller verwerkt met minder fouten.
Scrada uitproberen?
Download de app in de App Store of Google Play store
of probeer Scrada online
