Meer en meer ondernemers kiezen voor een digitaal dagontvangstenboek. Logisch want je registreert je ontvangsten eenvoudig digitaal en hoeft niet langer met een papieren boek te werken. Maar niet elke software is automatisch geschikt als wettelijk dagontvangstenboek.
Een belangrijke vereiste is namelijk de onveranderbaarheid van de geregistreerde gegevens. Eenmaal een ontvangst ingegeven is, mag niemand die zomaar kunnen aanpassen of verwijderen. Niet de gebruiker, niet de accountant en ook niet de systeembeheerder.
Maar hoe weet je of de software die je gebruikt daaraan voldoet?
Wat is een ‘onveranderbaar’ dagontvangstenboek?
Een dagontvangstenboek moet een betrouwbare weergave zijn van de ontvangsten die je onderneming dagelijks registreert. Bij een papieren boek is het duidelijk dat je een eerdere inschrijving niet zomaar kan uitwissen. Een correctie moet zichtbaar blijven.
Bij een digitaal dagontvangstenboek moet hetzelfde principe worden gegarandeerd. De geregistreerde gegevens mogen achteraf niet zomaar gewijzigd of verwijderd kunnen worden zonder dat daar een duidelijk spoor van bestaat.
Dat is belangrijk voor de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van je boekhouding.
Wie kan de gegevens aanpassen?
Dat is een vraag die je jezelf best stelt wanneer je een digitale oplossing voor je dagontvangstenboek kiest.
- Kan je als gebruiker een registratie achteraf wijzigen?
- Kan je accountant een inschrijving aanpassen?
- Kan een systeembeheerder rechtstreeks gegevens uit de database verwijderen of veranderen?
Als het antwoord op één van deze vragen ja is, moet je nagaan hoe de software wel voldoet aan de wettelijke voorwaarden van de Circulaire 2020/C/20 dd 27.01.2020 van FOD Financiën.
Scrada als wettelijk in orde digitaal dagontvangstenboek
Scrada is ontwikkeld om ondernemers te helpen hun wettelijke boeken digitaal bij te houden. Het digitale dagontvangstenboek van Scrada voldoet aan de bepalingen van de boekhoudwetgeving en aan de Circulaire 2020/C/20 van 27 januari 2020 van de FOD Financiën.
De betrouwbaarheid van de geregistreerde gegevens wordt technisch gegarandeerd door een combinatie van blockchaintechnologie en cryptografische verificatie.
1. Blockchaintechnologie zorgt voor extra zekerheid
Blockchaintechnologie wordt vaak geassocieerd met cryptomunten, maar de technologie kan ook worden gebruikt om de integriteit van gegevens te beschermen.
Bij Scrada wordt blockchain ingezet om geregistreerde gegevens op een betrouwbare manier te beveiligen. Daardoor kan achteraf niet zomaar met de oorspronkelijke registratie worden geknoeid.
De gegevens in je dagontvangstenboek blijven zo controleerbaar en betrouwbaar.
2. Cryptografische verificatie
Naast blockchaintechnologie gebruikt Scrada ook cryptografische verificatie.
Hierbij wordt gecontroleerd of geregistreerde gegevens sinds hun oorspronkelijke vastlegging ongewijzigd zijn gebleven. Een aanpassing achteraf kan daardoor niet zomaar onzichtbaar gebeuren.
Belangrijk daarbij: de onveranderbaarheid geldt niet alleen voor de ondernemer die het dagontvangstenboek gebruikt. Ook een accountant of systeembeheerder kan de oorspronkelijke geregistreerde gegevens niet zomaar aanpassen of verwijderen.
Waarom is dit belangrijk bij de keuze van je dagontvangstenboek?
Wanneer je op zoek gaat naar software voor je dagontvangstenboek, kijk je waarschijnlijk eerst naar gebruiksgemak: kan ik mijn ontvangsten snel registreren? Kan mijn accountant meekijken? Kan ik koppelen met mijn boekhoudpakket?
Dat zijn belangrijke vragen, maar er is nog een vraag die minstens even belangrijk is: Is mijn digitale dagontvangstenboek technisch beveiligd tegen wijzigingen achteraf?
Een eenvoudige spreadsheet of digitale lijst kan misschien dezelfde gegevens bevatten, maar daarmee voldoe je niet automatisch aan alle vereisten van een wettelijk dagontvangstenboek.
De technologie achter de software speelt dus wel degelijk een rol.
Met Scrada kies je voor een digitaal dagontvangstenboek dat aan de vereisten voldoet
Met Scrada registreer je je dagontvangsten digitaal en ben je zeker dat de gegevens niet zomaar achteraf kunnen worden aangepast.
Dankzij blockchaintechnologie en cryptografische verificatie is de onveranderbaarheid van je digitale dagontvangstenboek technisch gewaarborgd.
Zo combineert Scrada gebruiksgemak met de wettelijke vereisten voor een digitaal dagontvangstenboek.
Meer weten over het dagontvangstenboek en wanneer je er één moet bijhouden?
Lees dan ook het artikel “Wat is een dagontvangstenboek?”.
Scrada uitproberen?
Download de app in de App Store of Google Play store
of probeer Scrada online
