Accountant, bent u klaar voor e-facturatie?

Met 1 januari 2026 in het kielzog is het verstandig dat u zich voorbereidt op de komst van e-facturatie. Hoe sneller u met de voorbereidingen begint, hoe beter. Het is namelijk voor sommigen onder u een hele aanpassing qua softwarekeuzes en workflow. Maar geen nood, wij zetten voor u alles eens op een rijtje.

Korte herhaling: e-facturatie en Peppol

Vanaf 1 janauri 2026 zijn alle Belgische btw-plichtige bedrijven verplicht om elektronische facturen te versturen via Peppol. En dit naar andere Belgische btw-plichtige bedrijven (B2B). Voor B2C of intracommunautaire facturen geldt deze verplichting niet.

Een elektronische factuur is een gestructureerde verkoopfactuur of aankoopborderel (self-billing) in bijvoorbeeld UBL-formaat en kan vanuit één elektronisch systeem worden verwerkt in een ander systeem. Een factuur op PDF of papier is vanaf dan niet meer geldig.

Peppol is het netwerk dat deze gestructureerde documenten uitwisselt. Ondernemers registreren zich via hun softwarepakket op één plaats a.d.h.v. hun ondernemingsnummer.

U vindt meer informatie over Peppol in ons artikel ‘Wegwijs in Peppol’.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie voor u als accountant?

Hoewel het een hele voorbereiding vereist, heeft de nieuwe wetgeving ook tal van voordelen. Welke voordelen heeft het voor u?

  • Een deel van de aankoopfacturen komt gestructureerd binnen
  • Er gaan geen facturen meer verloren
  • Facturen kunnen automatisch verwerkt worden,
  • in realtime
  • Het is gedaan met meerdere versies van één factuur

Welke software heeft u nodig?

Om elektronische facturen te verzenden, ontvangen en verwerken heeft u software nodig dat verbonden is met het Peppolnetwerk.

Als u al gebruik maakt van software, controleer dan of deze overweg kan met Peppol is voor de verwerking van elektronische facturatie. Bevraag u eventueel bij uw softwareleverancier of dit op de planning staat.

Indien uw software niet overweg kan met Peppol, of u maakt nog geen gebruik van software, dan vindt u op deze lijst van de overheid de softwaretoepassingen die doorgegeven hebben aan de overheid dat ze overweg kunnen met Peppol.

Bezint eer u begint

Enkel software kiezen is niet voldoende. Want kiest u de software voor uw kantoor en moeten uw klanten volgen of laat u de keuze aan hen? Denk op voorhand eens goed na over deze en volgende vragen:

  • Voor welke klanten is het van toepassing?
  • Welk type klanten heeft u?
  • Geeft u uw klant de vrijheid in de keuze van software? Hier heeft u drie mogelijkheden:
    1. U bepaalt één of twee softwarepakketten die al uw klanten moeten gebruiken
    2. Uw klant beslist en levert de facturen bij u af
    3. U werkt via een centraal systeem dat de facturen eventueel doorstuurt naar 1 of meerdere systemen
  • Hoe pakt u de onboarding van uw klanten aan?
  • Wie betaalt de software?
  • Wie is eigenaar van de data?
  • Hoe zit het met de koppeling met de boekhoudprogramma’s?
  • Kan de software met zekerheid e-facturen ontvangen?
  • Hoe gaat u om met andere type documenten dan facturen?

Communicatie naar uw klanten

Overval uw klanten niet op het einde van 2025 en geef hen ook de tijd en ruimte om zich klaar te maken voor deze overgang. U start uw communicatie best al begin 2025. Vraag hiervoor indien nodig ondersteuning van uw softwarepartners.

Hoe?

  • Stuur een eerste mailing of brief naar uw klanten met een overzicht van de verplichtingen.
  • Een volgende communicatie kan de werkwijze van uw kantoor zijn.
  • Staat voor u alles op punt? Organiseer dan eens een webinar of ontbijtsessie voor uw klanten.

Scrada is steeds op de hoogte van de laatste nieuwe ontwikkelingen rond Peppol. Aarzel niet contact met ons op te nemen als u vragen heeft of ergens vastloopt in het proces.

Veel succes met de implementatie van e-facturatie in uw kantoor!

Try the demo

Give us a call or fill in the form below and we'll contact you. We endeavor to answer all inquiries within 24 hours on business days.