Chiel-Jan Guldentops van VP Accountants over zijn ervaringen met Scrada

Wij spraken met Chiel-Jan Guldentops, partner bij VP Accountants & Belastingconsulenten in Keerbergen. Het kantoor telt vijftien medewerkers en beheert zo’n 700 dossiers. Digitalisatie staat er centraal als bewuste strategie om efficiënt te werken en de werkdruk beheersbaar te houden.

Chiel-Jan: “Onze grootste focus is om processen zo ver mogelijk te digitaliseren en te optimaliseren. Dat is de enige manier om efficiënt te blijven werken.”

Een doorgedreven digitale visie

VP Accountants is een sterk gedigitaliseerd kantoor. Die visie trekt Chiel-Jan ook door buiten de eigen organisatie: hij geeft opleidingen bij Sterk Digitaal, waar hij accountants begeleidt rond kantoorefficiëntie en de tools die daarbij helpen, zoals Scrada.

Die digitale aanpak werpt duidelijk zijn vruchten af: “Dankzij deze focus blijft de werkdruk echt behapbaar,” vertelt hij. “Ik werk maximaal 40 uur per week, zonder weekendwerk. Dat klinkt misschien ongelooflijk, maar ik bewaak dat heel bewust. Als we merken dat het te druk wordt, durven we zelfs tijdelijk een klantenstop in te voeren.”

Van ontdekking op LinkedIn tot vaste waarde op kantoor

Scrada kwam enkele jaren geleden voor het eerst op hun radar via LinkedIn. Na verdere verkenning besliste het kantoor om ermee aan de slag te gaan. Intussen is Scrada uitgegroeid tot een vaste waarde binnen VP Accountants.

“In het begin gebruikte ik Scrada vooral in mijn eigen dossiers,” zegt Chiel-Jan. “Maar intussen hebben we het uitgerold over het hele kantoor, zodat alle medewerkers klanten op Scrada kunnen plaatsen.”

Zekerheid voor klant én accountant

Voor veel klanten is een correct dagontvangstenboek wettelijk verplicht. Scrada biedt daarvoor niet alleen een oplossing, maar ook gemoedsrust.

Chiel-Jan: “Enerzijds weet je zeker dat klanten effectief een dagontvangstenboek bijhouden, anderzijds is er de geruststelling dat ze wettelijk volledig in orde zijn. En dat is belangrijk, want zo vermijd je boetes en discussies.”

Ook de boekhouding verloopt daardoor een stuk vlotter. “Alles loopt efficiënter, en de integratie met Peppol voor verkoopfacturen vind ik persoonlijk echt fantastisch.”

Flexibel inzetbaar in verschillende situaties

VP Accountants gebruikt Scrada in uiteenlopende contexten, onder meer:

• voor dagontvangstenboeken en kasboeken die rechtstreeks worden ingelezen in de boekhouding;
• voor klanten die Scrada activeren om Peppol-verkoopfacturen te versturen, vaak op aanraden van hun IT-partner;
• voor koppelingen met kassasystemen (zoals Lightspeed), wanneer er geen andere Peppol-oplossing beschikbaar is.

“We hebben zelfs klanten met een aparte facturatiemodule én Scrada,” vult Chiel-Jan aan. “Voor sommigen zou het perfect mogelijk zijn om uitsluitend met Scrada te werken. Het is bovendien handig dat een Peppol-registratie bij Scrada niet verplicht is om facturen te verzenden.”

Vlotte integraties en snelle opstart

De koppeling met de boekhouding is voor VP Accountants een vaste stap in elk dossier.

“Ik krijg de gegevens van de klant, stel alles correct in en test het even. Dat verloopt altijd heel vlot,” zegt Chiel-Jan. “De integraties zijn gebruiksvriendelijk en logisch opgebouwd.”

Favoriete feature: het automatische kasboek

Chiel-jan heeft ook een duidelijke favoriet: “Het handigste aan Scrada is dat er automatisch een kasboek gekoppeld is aan het dagontvangstenboek. Iets wat wij nu niet meer apart boekhoudkundig moeten aanmaken.”

Dat zorgt ook voor meer duidelijkheid bij complexere situaties, zoals bij restaurants met meerdere kassa’s. “Vroeger wist je soms niet waar verschillen vandaan kwamen. Nu is alles veel beter matchbaar.”

Minder fouten, meer controle

Dankzij het Scrada partneraccount kan VP Accountants klanten actief ondersteunen.

“Als een klant een fout maakt, kunnen wij die eenvoudig corrigeren. We kunnen altijd bijspringen.”

Dat verlaagt het aantal fouten aanzienlijk: fout berekende btw, verkeerde bedragen of optelfouten komen veel minder voor. “En Scrada is volledig wettelijk in orde, dus daar is geen discussie over mogelijk.”

Digitaliseren wat te lang op papier bleef

Voor Chiel-Jan vult Scrada een duidelijke leemte op: “Het dagontvangstenboek was eigenlijk één van de laatste onderdelen van de boekhouding dat nog op papier gebeurde. Dat vond ik niet meer logisch. Binnen een digitale context kan het toch niet dat bedrijven blijven schrijven in boeken?”

Tot slot speelt ook het gebruiksgemak een belangrijke rol. “Bij kasboeken loopt het soms fout wanneer klanten cash storten en dat vergeten in te geven. Dat is typisch voor sommige uitbaters. Maar ook dat kunnen wij achteraf nog corrigeren.”

“Digitalisatie is de enige manier om de werkdruk beheersbaar te houden.”