In handels- en horecazaken rekenen klanten meestal meteen af aan de kassa. Deze verkopen zijn dagontvangsten omdat er geen factuur wordt opgemaakt voor elke verkoop. Maar soms vraagt een klant achteraf een factuur. In dat geval is het belangrijk om alert te zijn en dubbele omzet in de boekhouding te voorkomen.
In dit artikel leggen we u uit hoe dubbele omzet ontstaat, wat de gevolgen ervan zijn en hoe u dit kunt rechtzetten in uw boekhouding.
Wanneer een dagontvangenstboek gebruiken?
Elke verkoop of dienst die onmiddellijk (contant) wordt betaald (cash of met bankkaart), zonder factuur, moet in het dagontvangstenboek komen.
Verkopen waarvoor een factuur wordt opmaakt moeten niet in het dagontvangstenboek komen.
Lees uitgebreid over de functionaliteiten van het dagontvangstenboek in ons artikel ‘Dagontvangstenboek’.
Hoe ontstaat dubbele omzet?
Eigenlijk is het heel eenvoudig:
- De klant krijgt een kasticket. Deze verkoop komt in het dagontvangstenboek en gaat vervolgens naar de boekhouding.
- De klant krijgt een factuur. Deze verkoop komt niet in het dagontvangstenboek, maar gaat rechtstreeks naar de boekhouding.
De betaalwijze (via cash, bankkaart, overschrijving, …) is onbelangrijk. Het belangrijkste is of de klant een kasticket of een factuur kreeg. Dit bepaalt hoe het moet bijgehouden worden en hoe het naar de boekhouding gaat.
Beide types van verkoop gaan dus apart naar de boekhouding. Maar soms vraagt een klant een factuur nadat alles werd afgerekend aan de kassa. Als dat niet goed wordt geregistreerd, ontstaat er dubbele omzet.
We illustreren met een voorbeeld.
Een klant koopt een fles wijn die hij meteen betaalt aan de kassa. Hij krijgt hiervan een kasticket, maar vraagt achteraf toch een factuur. Dat kan uiteraard, als dit in het dagontvangstenboek wordt rechtgezet. Indien niet, gaan de inkomsten van het kasticket én van de factuur naar de boekhouding en ontstaat er dubbele omzet.
Tip: verwijs op uw factuur altijd naar het nummer van het kasticket, zo vermijdt u dat u elk detail moet overtypen. En voeg het betreffende kasticket toe als bijlage aan de factuur.
Dubbele omzet in de horeca
Restaurants of cateringbedrijven met een jaarlijkse omzet van 25.000 euro of meer, moeten verplicht werken met een geregistreerd kassasysteem (GKS) of witte kassa. Zij zijn niet verplicht om een dagontvangstenboek bij te houden gezien de GKS deze registratie doet.
Hier is het altijd oppassen voor de boekhouding omdat bij een GKS alle verkopen moeten ingegeven worden in de kassa, ook al weet u op voorhand dat de klant een factuur wenst. Dus bij een GKS heeft u altijd dubbele omzet.
Horecazaken die enkel met btw-bonnetjes werken, kunnen de factuur opmaken voor ze het btw-bonnetje schrijven. In deze situatie voorzien wij geen problemen.
Meer weten over het geregistreerde kassasysteem? Lees het in ons artikel ‘Geregistreerd kassasysteem, GKS of witte kassa’.
Gevolgen van dubbele omzet
Het lijkt mooi, want dubbele omzet betekent meer winst in de boekhouding. Maar dat is onterechte winst, want het geld is maar één keer ontvangen. Als gevolg moeten er meer belastingen betaald worden en wordt er te veel btw doorgestort, want volgens de boekhouding is het geld twee keer ontvangen.
Hoe dubbele omzet vermijden of oplossen?
Manueel rechtzetten
Het kasticket (verkoop) dat reeds ingeschreven is in het dagontvangstenboek moet er terug uit. De beste manier van werken hiervoor is als volgt:
- Zet het kasticket om naar een negatief kasticket zodat de verkoop ongedaan wordt gemaakt (dit mag niet als u een GKS gebruikt), of
- schrijf alles in het dagontvangstenboek, maar schrijf na het opmaken van een verkoopfactuur een correctie in het dagontvangstenboek met het bedrag van het kasticket in min en verwijzing naar het factuurnummer dat opgemaakt is.
Gebruik Scrada
Via de software van Scrada kan dit automatisch. Maak van het kasticket een factuur en Scrada past automatisch het dagontvangstenboek aan. Zo gaat enkel de factuur naar de boekhouding.
Scrada uitproberen?
Download de app in de App Store of Google Play store
of probeer Scrada online
