Wij spraken met Kathleen Beeken, administratieve duizenpoot en linker- en rechterhand van de zaakvoerder van deze drie restaurants.

Alle drie naast elkaar, elk met hun eigen specialisatie

Elk restaurant heeft een eigen vennootschap, een eigen doel en uiteraard een eigen publiek.

Zo heeft de Goei Goesting een Belgische keuken waar klanten kunnen genieten van een lunch, een high tea of een diner. Maar evengoed van een pannenkoek, koffietje en in het weekend een uitgebreid ontbijt.

L’Aperi Vino focust dan weer op foodsharing met Italiaanse tapas en een zeer uitgebreid wijngamma. Als verlengde hiervan vult L’Aperi Vino Osteria de menukaart aan met grotere gerechten, hun bekende pizza’s en zondagsbrunch. Daarenboven organiseren de drie zaken regelmatig muziekevenementen.

De Goei Goesting en L’Aperi Vino zijn alle dagen open terwijl L’Aperi Vino Osteria op maandag haar sluitingsdag heeft. Tijdens rustige periodes is deze laatste enkel in de avond geopend.
De restaurants zijn populair bij zakenmensen voor een lunchmeeting of bedrijfsdiner. L’Aperi Vino Osteria biedt zelfs een gezellige aparte locatie voor grotere groepen of familiefeestjes in privésfeer.

Complexe administratie

Kathleen is verantwoordelijk voor de boekhouding, administratie, het inzetten van de volledige menukaart in de kassasystemen, de kassatellingen- & controles en buiten de openingstijden in de voormiddag of tijdens heel drukke momenten neemt ze ook de reservaties aan. Dit hele werkpakket voor de drie zaken uit zich vaak in een intensief complexe opdracht.

Ze vertelt ons over de gevolgen van de Corona- en de energiecrisis en wat de impact ervan was op de drie restaurants. Het tekort aan personeel, de stijgende energiekosten, inflatie… Effeciënte werkprocessen zijn op zo’n moment noodzakelijk.

“Vóór ik bekend was met Scrada werkte ik met een zeer uitgebreide Excelfile voor de registratie van onze dagelijkse Z-rapporten en opvolging van de kassatellingen. Door de vele betaalmogelijkheden waaronder cash, elektronische betalingen, onze eigen cadeaubonnen, Social Deals, Wonderbox, Bongobonnen… en dit afzonderlijk voor elk restaurant, kunt u zich voorstellen dat dit een tijdrovend complexe administratie met zich meebrengt.”

Software en automatisatie

“Gelukkig introduceerde onze vorige boekhouder, die ondertussen met pensioen is, twee jaar geleden Scrada voor onze dagontvangsten- en kasboeken. “

“We werken met de gekende witte kassa met dagelijkse Z-rapporten waar alle verwerkingen van de verkopen en btw-uitsplitsing opstaan. Vaak is de rekening al gemaakt als de klant achteraf meedeelt dat ze nog in het bezit is van bijvoorbeeld een cadeaubon of graag een factuur wenst. Dit kan dan niet meer aangepast worden in de kassa. Die rechtzettingen worden door mij uitgeschreven, voordien in onze Excel-file en nu in Scrada. De fiscus houdt echter niet van verwerkingen in Excel, maar begreep de complexiteit en heeft het steeds door de vingers gezien omwille van de overeenkomsten met de niet aanpasbare Z-rapporten en aantoonbare waardebonnen. Scrada daarentegen is erkend door de overheid waardoor we nu zeker geheel wettelijk in orde zijn.”

“Daarnaast kunnen we in Scrada zelf onze betaalmogelijkheden aanmaken of aanpassen naargelang onze behoeften. Waar we in de witte kassa geen correcties kunnen doen, kunnen we dat achteraf in Scrada rechtzetten met de mogelijkheid om opmerkingen bij te noteren. Men heeft telkens een duidelijk overzicht van iedere handeling die is uitgevoerd, die we zelfs tot lang daarvoor kunnen opzoeken of opvragen.”

Koppeling met de boekhouding

“Vroeger boekte ik ieder kasboek en dagontvangstenboek manueel in Accowin. Gelukkig werkt ons nieuw boekhoudkantoor volledig digitaal via Exact online. Scrada biedt op zijn beurt dan weer een koppeling met dit boekhoudpakket waardoor alle verrichtingen, inclusief mijn opmerkingen, dagelijks of wekelijks, naargelang de gewenste instellingen, automatisch worden doorgezonden. De vele betaalmogelijkheden zijn gekoppeld aan een bijhorende grootboekrekening die Scrada voor ons perfect toewijst. Dat spaart enorm in tijd en werk.”

“Scrada kan, indien gewenst, vanuit de kassasystemen rechtstreeks een koppeling maken. Wij hebben bewust gekozen om dit niet te doen. Temeer omwille van handelingen in onze kassa’s, zoals bijvoorbeeld het te laat melden van een cadeaubon of een verkeerd artikel op de verkeerde tafel, die niet meer correct kunnen toegewezen worden als de rekening is gemaakt. Onze obers geven steeds aan het einde van hun shift hun persoonlijk dagrapport, elektronische tickets, eventuele waardebonnen en foutbonnen mee.  Zij noteren hun telling en maken indien nodig extra notities. Door het handmatig ingeven in Scrada heb ik meer controle over de juiste verrichtingen bij de juiste betaalmogelijkheid. Ik kan me voorstellen dat bij een minder complexe kassatelling het zeer fijn is dat die werken kunnen worden overgenomen door Scrada.”

Eenvoud, tijd besparen, wettelijk in orde

“De kassatellingen, uitsplitsingen in de uitgebreide Excel met bijhorende boekhouding, nam zeer veel tijd in beslag en daar neemt Scrada ontzettend veel van over. Ik kan me hierdoor meer verdiepen in andere belangrijke taken. Het was een hele verademing toen mij Scrada werd voorgesteld, ik kan echt niet meer zonder!”

“Scrada is echt een verademing, ik kan niet meer zonder!”

“Ik ben ook zéér tevreden over de support van Scrada. Zowel de boekhouder als ikzelf worden ontzettend snel geholpen als we vragen hebben of even niet verder kunnen. Scrada is één van de weinigen die je vriendelijk en vooral geduldig telefonisch te woord staan, indien nodig vanop afstand via teams of teamviewer met je meekijken. Vooraf kreeg ik een duidelijke opleiding, maar door de eenvoud van het programma, de overzichtelijke lay-out en de uitgebreide mogelijkheden was ik er snel mee weg. Kortom, ik kan Scrada iedereen aanbevelen. Daar bovenop is men geheel wettelijk in orde!”