Cadeaubonnen en dagontvangsten, wanneer inschrijven?

Cadeaubonnen staan als geschenk met stip op nummer één. Met een cadeaubon kan de begunstigde producten of diensten naar keuze aankopen bij de handelaar vanwaar de bon komt. Weet dat als u werkt met cadeaubonnen u deze moet inschrijven in uw dagontvangstenboek. En wanneer ze cash betaald worden, moeten ze in uw kasboek komen.

Maar wanneer schrijft u de cadeaubon in, bij verkoop of bij inwisseling ervan? En wat met vervallen cadeaubonnen? Wij gaan er in dit artikel dieper op in.

Hoe zit de wet in elkaar?

Sinds januari 2019 is de Belgische wetgeving met betrekking tot het registreren van de cadeaubonnen in het dagontvangstenboek gewijzigd.

Wanneer u de cadeaubon moet ingeven, hangt het ervan af of u op het moment van de verkoop weet welk btw-percentage van toepassing is. Dit is verschillend per type cadeaubon; een cadeaubon voor enkelvoudig gebruik of een bon voor meervoudig gebruik. We gaan er per type cadeaubon dieper op in.

Cadeaubonnen voor enkelvoudig gebruik

Voor dit type cadeaubon is het btw-percentage reeds gekend.

Bijvoorbeeld: u krijgt een cadeaubon van een kledingwinkel, dus u weet dat het btw-tarief 21% is.

De btw is in dit geval verschuldigd op het moment dat de cadeaubon wordt verkocht. U dient dus de verkoop meteen in te schrijven in het dagontvangstenboek. Wordt de cadeaubon ingewisseld, dan is er geen btw meer verschuldigd.

Vraagt de klant een factuur voor dit type cadeaubon, dient u de btw op de factuur te vermelden.

We verduidelijken de registratie in het dagontvangstenboek met een voorbeeld:

Heeft u vandaag 1.000 euro verkocht, plus een cadeaubon ter waarde van 100 euro, dan moet u 1.100 euro inschrijven in uw dagontvangstenboek.

U verkoopt 1.000 euro, incl. btw, waarvan 100 euro betaald wordt met cadeaubonnen. Dan moet u dus 900 euro omzet inschrijven in uw dagontvangstenboek.

Cadeaubonnen voor meervoudig gebruik

Indien u producten verkoopt die onder een verschillend btw-tarief vallen, kunt u voor dit type cadeaubon op voorhand niet weten wat het btw-percentage is.

Bijvoorbeeld: u krijgt een cadeaubon van een theehandelaar die ook accessoires verkoopt, dan betaalt u voor de thee 6% btw en voor een theeservies 21%.

In dit geval schrijft de wet het als volgt voor:

Als u op het moment van verkoop van de cadeaubon het btw-percentage waarvoor deze kan gebruikt worden nog niet kent, de btw pas aangerekend mag worden op het moment van inwisseling van de bon.

De btw wordt dus pas opeisbaar op het moment van gebruik van de cadeaubon en dient dus pas op dat moment ingeschreven te worden in het dagontvangstenboek.

Moet u voor dit type cadeaubon een factuur maken, kunt u dus geen btw vermelden.

Wat als de koper van de cadeaubon een factuur wenst? Dan maakt u de factuur op zonder btw. U noteert de nummers van de cadeaubonnen en de vermelding: Overdracht van titels die een geldwaarde vertegenwoordigen – handeling buiten het toepassingsgebied van de btw.

We verduidelijken de registratie in het dagontvangstenboek met een voorbeeld:

Heeft u vandaag 1.000 euro verkocht, plus een cadeaubon ter waarde van 100 euro, dan moet u 1.000 euro inschrijven in uw dagontvangstenboek.

U verkoopt 1.000 euro, incl. btw, waarvan 100 euro betaald wordt met cadeaubonnen. Dan moet u 1.000 euro omzet inschrijven in uw dagontvangstenboek.

Wat als de cadeaubon niet wordt ingewisseld?

Cadeaubonnen zijn contractuele documenten, de koper ervan accepteert dus de voorwaarden die u hebt bepaald, op voorwaarde dat ze duidelijk geformuleerd zijn. Eén van die voorwaarden kan de geldigheidsduur van de cadeaubon zijn. U dient duidelijk te formuleren op de bon zelf of op het aankoopbewijs hoe lang of tot wanneer de bon geldig is.

Wat moet u doen met de btw die reeds werd betaald als de cadeaubon komt te vervallen?

Eerst en vooral is het belangrijk om een overzicht van de vervaldata te behouden, u nummert de cadeaubonnen best op datum in een overzicht waarop u ook bijhoudt wanneer ze werden ingewisseld.

Voor cadeaubonnen die vallen onder enkelvoudig gebruik, wordt geacht dat de cadeaubon is gebruikt. Gezien u het btw-tarief kent, moet u deze bij verkoop ook aanrekenen. Als de cadeaubon vervalt kunt u de btw niet terugvragen van de overheid tenzij u de klant de cadeaubon terugbetaalt.

Gezien voor cadeaubonnen die vallen onder meervoudig gebruik er pas sprake is van verschuldigde btw op het moment dat de begunstigde de cheque inwisselt, kunt u geen btw aangeven bij verkoop, dus ook niet terugvorderen.

De software van Scrada helpt u met de registratie van uw cadeaubonnen in uw dagontvangstenboek en kasboek.